Áno, v prevažnej väčšine prípadov môžete uzatvorenie a dokumentáciu hlásenia vykonať sami. Zákon neukladá povinnosť angažovať externú stranu v tejto časti procesu. Platia však požiadavky na to, čo dokumentujete, ako starostlivo to robíte a kto je v rámci vašej organizácie zapojený.
Uzatvorenie hlásenia znamená, že oznamovateľ bol informovaný o výsledku posúdenia, a že je spis kompletný a sledovateľný. Táto dokumentácia nie je len formalitou: dokazuje, že postup bol vykonaný starostlivo, aj ak sa neskôr objavia otázky, napríklad od samotného oznamovatela alebo od dozorného orgánu.
Čo by malo byť v spise
Starostlivý spis obsahuje minimálne dátum hlásenia, čas potvrdenia prijatia, komunikáciu s oznamovateľom počas spracúvania a výsledok, ktorý bol nakoniec oznámený. Presné požiadavky na uchovávanie a dokumentáciu sú najspoľahlivejším zdrojom samotný text zákona; ak máte pochybnosti o svojej situácii, možno by vám pomohol právnik.
Táto dokumentácia funguje najlepšie s pevným formulárom, aby mal každý spis rovnakú štruktúru bez ohľadu na to, kto hlásenie spracúva. To tiež zjednodušuje neskôr, napríklad pri výročnej správe, poskytnúť dobrý prehľad bez toho, aby ste museli všetko znova hľadať. znalostná základňa s vysvetlením jednotlivých častí procesu ukazuje, aké kroky patria k starostlivému uzatvoreniu.
Kedy je vlastné spracovanie v praxi účinné
Vlastné uzatvorenie a dokumentácia zvyčajne fungujú dobre, keď má organizácia určeného spracovateľa, ktorý môže pracovať nezávisle, ktorý vie, čo by malo byť v spise, a ktorý sleduje lehoty. V mnohých MSP organizáciách je to HR manažér alebo člen vedenia, ktorý sám nie je často predmetom hlásení. Nejde tu o zložitú právnu znalosť, ale predovšetkým o pevný postup, ktorý sa sleduje rovnakým spôsobom zakaždým.
Kedy je outsourcing užitočný
Outsourcing uzatvorenia a dokumentácie nie je povinný, ale môže byť praktický. Myslite na situácie, keď organizácia nemá nezávislého spracovateľa, keď je hlásenie citlivé, pretože si oznamovateľ a spracovateľ dobre poznajú, alebo keď majú zamestnanci väčšiu dôveru v kanál, ktorý stojí mimo priamej línie riadenia. Pevný šablóna s automatickým sledovaním lehôt tiež pomáha nezabudnúť nič, najmä keď sú naraz spracúvané viaceré hlásenia.
Je dobré rozlišovať medzi dvoma vecami, ktoré si navzájom často mylne zamieňajú. Jednou je proces: potvrdenie prijatia, sledovanie lehôt, starostlivá dokumentácia a uzatvorenie spisu. Tento proces môžete nechať facilitovať systémom bez ohľadu na to, kto hlásenie nakoniec posúdi. Druhou je obsah: posúdenie, či je hlásenie oprávnené, aké opatrenia z neho vyplývajú a ako bude komunikované s étnými stranami. Toto posúdenie spočíva zákonný na samotnom zamestnávateľovi a nemôže byť prenesené na externú platformu.
ako signalo štruktúruje proces ukazuje, že meldkanál riadi lehoty a spisy, ale nikdy posúď alebo nekvalifikuje samotné hlásenie. To zostáva, aj v prípade facilitovaného kanála, vždy úlohou spracovateľa v rámci vašej vlastnej organizácie.
Vlastné spracovanie so správnou podporou
Pre mnohé menšie organizácie je praktická cesta: vykonávať proces sami s pevným formulárom pre spis a s automatickým sledovaním lehôt pre potvrdenie prijatia a spätnú väzbu. Tak nemusíte sami sledovať, ktoré dátum sa vzťahuje na ktoré hlásenie, a je zaistené, že každý spis je spracovaný rovnakým spôsobom. v niekoľkých otázkach si pozrite, aké povinnosti vzťahujú sa na vašu organizáciu poskytuje prvý prehľad ešte predtým, ako sa rozhodnete, ako presne proces usporiadate.
Máte pochybnosti o tom, či vaša situácia obsahuje osobitosti, pri ktorých samotné uzavretie nestačí, napríklad preto, že hlásenie vzbudzuje otázku zodpovednosti? Potom je to otázka pre právnika, nie pre samotný kanál na hlásenie. Platforma štruktúruje a dohliada, ale nikdy neposkytuje právne poradenstvo o jednotlivom hlásení a ani samo hlásenie nehodnotí.
Chcete si najskôr pozrieť, kde presne vaša organizácia stojí? Urobte bezplatnú rýchlu kontrolu alebo si ďalej prečítajte často kladeným otázkam o regulácii hlásení pre viac informácií.