Ændres der i år noget ved orienteringen af medarbeidere om whistleblower-ordningen?
Det korte svar: kernepligten selv ændrer sig ikke i år. Medarbejdere skal vide, at der findes en tilbagemeldingskanal, hvordan de kan afgive indberetninger internt, at de også kan afgive eksterne indberetninger, og at en indberetning kan være fortrolig eller endda anonym. Dette grundlag blev fastsat for længe siden og har ikke pludselig ændret sig.
Hvad der er aktuelt, er, at der stadig er bevægelse på dele af integritetsområdet. Der foreligger således et lovforslag om tillidsmand, og tilsynsmyndigheder og Whistleblowers House præciserer regelmæssigt, hvordan de fortolker bestemte dele af ordningen. Det påvirker ikke selve informationspligten, men kan påvirke præcis, hvad du fortæller medarbejderne, og hvor fuldstændig din kommunikation er.
Det, der i øjeblikket er fastslået
Pligten til at informere medarbejdere er en del af ordningen omkring tilbagemeldingskanalen og er uafhængig af løse politiske ændringer. Det handler om klar, tilgængelig information: hvor kanalen er, hvem der administrerer den, hvilke trin der følger efter en indberetning, og hvilke tidsfrister, der gælder. Denne information skal ikke kun deles ved ansættelsen, men skal også forblive tilgængelig derefter, for eksempel på intranettet eller i personalehåndbogen.
Da denne basis er stabil, er dette et godt tidspunkt til at kontrollere, om din nuværende kommunikation stadig er aktuel. Mange organisationer udarbejdede informationen for år siden og har ikke genset den siden. Navnene på behandlingsansvarlige kan være ændret, links kan være forældet, eller nye medarbejdere har aldrig modtaget informationen.
Det, der stadig er i bevægelse
Lovforslaget om tillidsmand ligger uden for ordningen for indberetning af misbrug, men berører det samme bredere tema om integritet på arbejdspladsen. Så længe dette forslag ikke er vedtaget, ændrer der sig intet for informationspligten omkring tilbagemeldingskanalen. Det er dog klogt at følge dette tæt, fordi det på sigt kan få betydning for, hvordan organisationer arrangerer og kommunikerer om deres interne bestemmelser vedrørende uønsket adfærd og misbrug.
Derudover publicerer tilsynsmyndigheder fra tid til anden nærmere vejledning om dele af ordningen, for eksempel om, hvad der anses for tilstrækkelig information. Det er ikke ændringer af loven, men fortolkninger, der kan være vigtige, når du vurderer, om din nuværende tilgang stadig er passende. For den præcise og aktuelle tekst til ordningen selv forbliver den officielle kilde, såsom lovteksten via EUR-Lex, udgangspunktet.
Hvorfor dette er relevant for dig
For en direktør for en installationsbedrift, en HR-manager eller en kontormanager betyder dette først og fremmest: der er ingen grund til at skynde sig, men der er grund til et kort tjek. Er informationen om tilbagemeldingskanalen stadig korrekt? Ved nye medarbejdere, hvor de kan henvende sig? Er det klart, at de også kan afgive indberetninger anonymt eller mundtligt? Det er spørgsmål, du kan besvare på omkring en halv time, uden at du skal finde ud af, hvad der juridisk set præcist ændrer sig.
I videnbanken med forklaringer efter emne finder du baggrunden for denne informationspligt, uanset om der ændrer sig noget i år. Det er praktisk, hvis du vil kontrollere, hvilke dele af din kommunikation stadig holder, og hvilke dele, der har brug for en opdatering.
Det du konkret kan gøre
En praktisk fremgangsmåde er at gå det eksisterende materiale igennem en gang om året: stemmer navnet på den behandlingsansvarlige stadig, virker linket til tilbagemeldingskanalen, og er teksten forståelig for nogen, der ikke er jurist. Derudover er det værd at se på, om nye medarbejdere rutinemæssigt modtager denne information, for eksempel gennem informationspakken, der hører til tilbagemeldingskanalen.
Hvis du er usikker på, om din organisation i øjeblikket opfylder pligten, finder du den gratis kontrol i et par spørgsmål en første indikation uden at have brug for en konto. Hvis du gerne vil vide, hvordan oplysningerne på signalo.eu kommer i stand, og hvor de stammer fra, kan du læse det på siden om hvordan platformen fungerer.
For situationen i din egen organisation, især hvis der er tvivl om den korrekte fortolkning af en aktuel udvikling, anbefales det fortsat at konsultere en jurist eller følge den kompetente tilsynsmyndighed. Signalo faciliterer og strukturerer indrapportningskanalen og de tilhørende frister, men vurderer selv ikke situationer og giver ikke juridisk rådgivning.
Vil du grundigt vurdere, hvor din organisation står, uden straks at oprette en konto? Lav derefter den gratis quick-scan eller læs emnerne i videnbanken; det giver allerede et godt billede af, hvad der på nuværende tidspunkt stilles krav til dig.