Förändras något i år när det gäller att informera anställda om rapporteringssystemet?
Det korta svaret: kärnförpliktelsen i sig förändras inte i år. Medarbetare måste veta att det finns en rapporteringskanal, hur de kan rapportera internt, att de också kan rapportera externt och att en rapport kan vara konfidentiell eller till och med anonym. Den grunden har fastställts redan för länge sedan och har inte plötsligt förändrats.
Det som spelar en roll är att det fortfarande sker utveckling inom vissa områden relaterade till integritet. Det finns till exempel ett lagförslag om betrodda personer, och tillsynsmyndigheter och Whistleblower House förtydligar regelbundet hur de tolkar vissa delar av regelverket. Det påverkar inte själva informationsplikten, men kan väl påverka vad ni precis berättar för medarbetarna och hur fullständig er kommunikation är.
Vad som är fastställt för närvarande
Förpliktelsen att informera medarbetare är en del av regelverket kring rapporteringskanalen och är skild från lösa policyändringar. Det handlar om tydlig, lättillgänglig information: var kanalen finns, vem som hanterar den, vilka steg som följer efter en rapport och vilka tidsfrister som gäller. Den informationen bör inte bara delas vid anställningstillfället utan också förbli lättillgänglig efteråt, till exempel på intranätet eller i personalhandboken.
Eftersom denna grund är stabil är det nu ett bra tillfälle att kontrollera om er nuvarande kommunikation fortfarande är aktuell. Många organisationer upprättade informationen för många år sedan och har inte granskat den sedan dess. Namn på handläggare kan ha ändrats, länkar kan vara föråldrade, eller nya medarbetare har aldrig sett informationen.
Vad som fortfarande utvecklas
Lagförslaget om betrodda personer är skilt från rapporteringsregelverket för misstanden, men berör samma bredare tema om integritet på arbetsplatsen. Så länge detta förslag inte har antagits förändras ingenting när det gäller informationsplikten kring rapporteringskanalen. Det är dock klokt att följa detta, eftersom det på sikt kan ha konsekvenser för hur organisationer utformar och kommunicerar om sina interna åtgärder för trakasserier och misstanden.
Dessutom publicerar tillsynsmyndigheter då och då ytterligare vägledning om delar av regelverket, till exempel vad som räknas som tillräcklig informationsförsörjning. Det är inte lagändringar utan tolkningar som kan vara relevanta när ni bedömer om er nuvarande metod fortfarande passar. För den exakta och aktuella texten i regelverket i sig förblir den officiella källan, såsom lagtext via EUR-Lex, utgångspunkten.
Varför detta är relevant för er
För en direktör på ett installationsföretag, en HR-chef eller en kontorschef betyder detta främst: det finns ingen anledning att skynda, men det finns anledning till en snabb granskning. Är informationen om rapporteringskanalen fortfarande korrekt? Vet nya medarbetare var de kan vända sig? Är det tydligt att de också kan rapportera anonymt eller muntligt? Det är frågor som ni kan besvara på en halvtimme utan att behöva ta reda på vad som juridiskt sett exakt förändrats.
I kunskapsbanken med förklaringar per ämne hittar ni bakgrunden för denna informationsplikt, oberoende av frågan om något förändras i år. Det är användbart om ni vill kontrollera vilka delar av er kommunikation som fortfarande håller och vilka som behöver en uppdatering.
Vad ni konkret kan göra
En praktisk metod är att gå igenom befintlig information en gång per år: stämmer handläggarens namn fortfarande, fungerar länken till rapporteringskanalen och är texten begriplig för någon som inte är jurist. Dessutom är det värdefullt att kontrollera om nya medarbetare får denna information automatiskt, till exempel via informationskitet som hör till rapporteringskanalen.
Om ni är osäkra på om er organisation för närvarande uppfyller förpliktelsen kan den kostnadsfria kontrollen i några frågor en första indikation, utan att du behöver ett konto för det. Om du vill veta hur informationen på signalo.eu tas fram och var den kommer ifrån, läser du det på sidan om hur plattformen fungerar.
För situationen i din egen organisation, särskilt om det finns osäkerhet om rätt tolkning av en aktuell utveckling, är det fortfarande lämpligt att konsultera en jurist eller följa tillsynsmyndigheten. Signalo underlättar och strukturerar rapporteringskanalen och tillhörande tidsfrister, men bedömer själv inte situationer och ger ingen juridisk rådgivning.
Vill du lugnt gå igenom var din organisation befinner sig, utan att genast skapa ett konto? Gör då den kostnadsfria snabbkollen eller läs igenom ämnena i kunskapsbanken; det ger redan en god bild av vad som för närvarande förväntas av dig.