Muuttuuko työntekijöiden informointi ilmoitusmenettelystä tänä vuonna?
Lyhyt vastaus: ydinvelvoite itsessään ei muutu tänä vuonna. Työntekijöiden tulee tietää, että ilmoituskanava on olemassa, kuinka he voivat ilmoittaa sisäisesti, että he voivat ilmoittaa myös ulkoisesti ja että ilmoitus voi olla luottamuksellinen tai jopa anonyymi. Tämä perusta on ollut voimassa jo pitkään eikä ole yhtäkkiä muuttunut.
Mitä todellakin tapahtuu, on se, että osissa eheyden ympärillä tapahtuu muutoksia. Näin ollen on olemassa lakiesitys luottamushenkilöstä, ja valvontaviranomaiset sekä Whistleblowers' House selventävät säännöllisesti, miten he tulkitsevat määräyksen tiettyjä osia. Tämä ei koske tiedottamisvelvoitetta itseään, mutta voi vaikuttaa siihen, mitä tarkalleen sanotte työntekijöille ja kuinka kattava viestintänne on.
Mikä on tällä hetkellä varmaa
Velvoite tiedottaa työntekijöille on osa ilmoituskanavaa koskevaa määräystään ja erillinen politiikan muutoksista. Kyse on selkeästä, helposti löydettävästä tiedosta: missä kanava sijaitsee, kuka sen hallinnoi, mitkä vaiheet seuraavat ilmoituksen jälkeen ja mitä aikarajoja niihin liittyy. Nämä tiedot tulee jakaa paitsi työsuhteen alussa myös pysyä helposti löydettävissä myöhemmin, esimerkiksi intranetissa tai henkilöstökäsikirjassa.
Koska tämä perusta on vakaa, nyt on hyvä aika tarkistaa, ovatko nykyiset viestintäännä vielä ajankohtaisia. Monet organisaatiot laativat tiedot vuosia sitten eivätkä ole katselleet niitä sen jälkeen. Käsittelijöiden nimet voivat olla muuttuneet, linkit voivat olla vanhentuneita tai uudet työntekijät eivät ole koskaan nähneet tietoja.
Mikä on vielä muuttuvan alla
Luottamushenkilöä koskevan lakiesitys on erillinen väärinkäytöksistä ilmoittamista koskevasta määräyksestä, mutta koskettaa samaa laajempaa eheyden teemaa työpaikalla. Kunnes tämä esitys hyväksytään, ilmoituskanavaa koskevan tiedottamisvelvoitteen osalta mitään ei muutu. On kuitenkin järkevää seurata tätä, koska se voi pitkällä aikavälillä vaikuttaa siihen, miten organisaatiot järjestävät ja tiedottavat sisäisiä järjestelyistään ei-toivotusta käyttäytymisestä ja väärinkäytöksistä.
Lisäksi valvontaviranomaiset julkaisevat ajoittain tarkempia selvityksiä määräyksen osista, esimerkiksi siitä, mitä pidetään riittävänä tiedottamisena. Nämä eivät ole lainmuutoksia, vaan tulkintoja, jotka voivat olla tärkeitä, kun arviotte, sopiiko nykyinen lähestymistapaanne yhteen. Itse määräyksen täsmällisen ja ajantasaisen tekstin osalta virallinen lähde, kuten lainsäädäntöö EUR-Lexin kautta, on lähtökohta.
Miksi tämä on teille olennaista
Asennusyrityksen johtajalle, henkilöstöpäällikölle tai toimistopäällikölle tämä tarkoittaa pääasiassa: kiireelle ei ole syytä, mutta pikaiselle tarkistukselle on. Ovatko tiedot ilmoituskanavasta vielä oikein? Tietävätkö uudet työntekijät, minne he voivat kääntyä? Onko selvää, että he voivat ilmoittaa myös anonyymin tai suullisesti? Nämä ovat kysymyksiä, joihin voitte vastata puolessa tunnissa, ilman että tarvitse selvittää, mitä juuri-juridisesti muuttuu.
Löydät tietopankista, jossa on selitys aiheittain taustat tähän tiedottamisvelvoitteeseen, riippumatta siitä, muuttuuko tänä vuonna mitään. Tämä on hyödyllinen, jos halutaan tarkistaa, mitkä osat viestinnästänne ovat edelleen voimassa ja mitkä vaativat päivitystä.
Mitä voitte konkreettisesti tehdä
Käytännöllinen lähestymistapa on käydä olemassa olevia tietoja läpi kerran vuodessa: ovatko käsittelijän tiedot edelleen oikein, toimiiko linkki ilmoituskanavaan ja onko teksti ymmärrettävä jollekulle, joka ei ole juristin. Lisäksi on hyödyllistä tarkistaa, saatko uudet työntekijät nämä tiedot säännöllisesti, esimerkiksi ilmoituskanavaan liittyvän tietopakin kautta.
Jos epäillään, täyttääkö organisaatio tällä hetkellä velvoitteen, niin ilmainen tarkistus muutamalla kysymyksellä ensimmäinen osoitus ilman, että tarvitsette siihen tiliä. Haluatteko tietää, miten signalo.eu:ssa olevat tiedot syntyvät ja mistä ne tulevat, luette sen osoitteesta sivu siitä, kuinka alusta toimii.
Oman organisaationne tilanteen osalta, erityisesti jos oikean tulkinnan suhteen on epävarmuutta ajankohtaisesta kehityksestä, on suositeltavaa konsultoida lakimiestä tai noudattaa toimivaltaista valvontaviranomista. Signalo helpottaa ja jäsentää ilmoituskanavaa ja siihen liittyviä määräaikoja, mutta ei itse arvioi tilanteita eikä anna oikeudellista neuvontaa.
Haluatteko tarkistaa rauhallisesti, missä organisaationne on, ilman että avataan heti tiliä? Tehdään sitten maksuton pika-arviointi tai luetkaa aihealueita tietokannassa; se antaa jo hyvän kuvan siitä, mitä teiltä tällä hetkellä vaaditaan.