Czy w tym roku zmieni się sposób, w jaki informujecie pracowników o procedurze zgłaszania?
Krótka odpowiedź: sam podstawowy obowiązek nie zmienia się w tym roku. Pracownicy muszą wiedzieć, że istnieje kanał zgłaszania, jak mogą zgłaszać wewnętrznie, że mogą również zgłaszać zewnętrznie i że zgłoszenie może być poufne lub nawet anonimowe. Ta podstawa została ustalona już dawniej i nie zmieniła się nagle.
Co jednak ma znaczenie, to fakt, że w niektórych obszarach dotyczących uczciwości biznesu wciąż dochodzi do zmian. Na przykład istnieje projekt ustawy dotyczący osoby zaufania, a organy nadzorcze i Centrum Sygnalistów regularnie wyjaśniają, jak interpretują poszczególne części regulacji. To nie dotyczy samego obowiązku informowania, ale może wpłynąć na to, co dokładnie mówi Pan/Pani pracownikom i jak kompleksowa jest Pana/Pani komunikacja.
Co w tym momencie jest ustalone
Obowiązek informowania pracowników jest częścią regulacji dotyczącej kanału zgłaszania i niezależny od zmian w polityce. Chodzi o jasne, łatwe do znalezienia informacje: gdzie znajduje się kanał, kto nim zarządza, jakie kroki następują po zgłoszeniu i jakie terminy się z tym wiążą. Informacje te powinny być udostępniane nie tylko przy przyjęciu do pracy, ale również pozostać dostępne później, na przykład na intranecie lub w podręczniku pracownika.
Ponieważ ta podstawa jest stabilna, jest to dobry moment, aby sprawdzić, czy Pana/Pani obecna komunikacja jest jeszcze aktualna. Wiele organizacji opracowało informacje lata temu i od tamtej pory ich nie przegląda. Nazwiska pracowników odpowiedzialnych za obsługę mogły się zmienić, linki mogą być przestarzałe lub nowi pracownicy nigdy nie widzieli tych informacji.
Co wciąż się zmienia
Projekt ustawy dotyczący osoby zaufania jest niezależny od procedury zgłaszania nieprawidłowości, ale dotyczy tego samego szerszego tematu uczciwości w miejscu pracy. Dopóki projekt nie zostanie uchwalony, nic się nie zmienia w obowiązku informowania o kanale zgłaszania. Warto jednak to monitorować, ponieważ może to mieć przyszłe konsekwencje dla sposobu, w jaki organizacje ustawiają wewnętrzne rozwiązania dotyczące niechcianego zachowania i nieprawidłowości oraz komunikują na ich temat.
Ponadto organy nadzorcze publikują czasami dodatkowe wyjaśnienia dotyczące poszczególnych części regulacji, na przykład na temat tego, co uważa się za wystarczającą informację. Nie są to zmiany prawne, ale interpretacje, które mogą być istotne, gdy ocenia Pan/Pani, czy Pana/Pani obecne podejście jest jeszcze adekwatne. W przypadku dokładnego i aktualnego tekstu samej regulacji oficjalne źródło, takie jak tekst ustawy dostępny na EUR-Lex, pozostaje punktem wyjścia.
Dlaczego jest to dla Pana/Pani istotne
Dla dyrektora firmy instalacyjnej, menedżera HR lub kierownika biura oznacza to przede wszystkim: nie ma powodu do pośpiechu, ale jest powód do szybkiego sprawdzenia. Czy informacje o kanale zgłaszania są jeszcze poprawne? Czy nowi pracownicy wiedzą, gdzie się zwrócić? Czy jest jasne, że mogą również zgłaszać anonimowo lub ustnie? To pytania, na które można odpowiedzieć w pół godziny, bez konieczności ustalania, co dokładnie zmienia się prawnie.
W bazie wiedzy z wyjaśnieniami dla każdego tematu znajduje się uzasadnienie tego obowiązku informowania, niezależnie od pytania, czy w tym roku coś się zmieni. Jest to przydatne, jeśli chce Pan/Pani sprawdzić, które elementy Pana/Pani komunikacji są jeszcze aktualne i które wymagają aktualizacji.
Co konkretnie może Pan/Pani zrobić
Praktycznym podejściem jest przegląd istniejących informacji raz w roku: czy nazwa pracownika odpowiedzialnego za obsługę jest jeszcze poprawna, czy link do kanału zgłaszania działa, i czy tekst jest zrozumiały dla kogoś, kto nie jest prawnikiem. Ponadto warto sprawdzić, czy nowi pracownicy standardowo otrzymują te informacje, na przykład za pośrednictwem zestawu informacyjnego, który towarzyszy kanałowi zgłaszania.
Jeśli wątpi Pan/Pani, czy Pana/Pani organizacja w tej chwili spełnia obowiązek, bezpłatne sprawdzenie w kilka pytań wstępne wskazanie, bez konieczności posiadania konta. Jeśli chcesz wiedzieć, jak informacje na signalo.eu powstają i skąd pochodzą, przeczytaj to na stronie dotyczącej sposobu działania platformy.
W przypadku sytuacji w Twojej organizacji, zwłaszcza jeśli istnieją wątpliwości dotyczące prawidłowej interpretacji aktualnego rozwoju, zaleca się skonsultowanie z prawnikiem lub śledzenie właściwego organu nadzorczego. Signalo.eu ułatwia i strukturyzuje procedurę zawiadomienia oraz związane z nią terminy, ale sama nie ocenia sytuacji i nie udziela porad prawnych.
Chcesz spokojnie sprawdzić, gdzie stoi Twoja organizacja, bez natychmiastowego tworzenia konta? Przeprowadź bezpłatną szybką ocenę lub przeczytaj tematy w bazie wiedzy; to już da Ci dobre pojęcie o tym, co w tym momencie się od Ciebie wymaga.