Hvis din organisation er forpligtet til at have en indberetningskanal for whistleblowere og denne mangler, påvirker det flere niveauer samtidigt. Der er den formelle risiko for, at en tilsynsmyndighed påpeger dette. Der er den praktiske risiko for, at en medarbejder med en indberetning ikke har mulighed for internt at få den behandlet og søger eksterne veje. Og der er den interne risiko for, at arbejdstagerrepræsentationen stiller spørgsmål til en ordning, der ikke eksisterer.
Disse konsekvenser er ikke teoretiske muligheder; de følger direkte af, hvordan reglerne er udformet. Forpligtelsen findes netop for at sikre, at signaler om overtrædelser får en sikker, intern vej, før de ender andre steder. Mangler denne vej, forsvinder problemet ikke, men muligheden for at få kontrol over det som arbejdsgiver.
Hvad loven kræver, kort sammenfattet
Organisationer over den lovpligtige grænse skal have en indberetningskanal internt, med en procedure og med tidsfrister, inden for hvilke en indberetter modtager en bekræftelse på modtagelsen og en tilbagemelding. Det er ikke en frivillig anbefaling, men en forpligtelse, der følger af EU's whistleblower-direktiv og den nationale lovgivning, der er baseret herpå. Om denne forpligtelse gælder for din organisation, afhænger af antallet af medarbejdere og nogle gange af sektoren. Hvis du er i tvivl herom, kan du kontrollere det kan du kontrollere det i nogle få spørgsmål uden at det kræver en konto.
Konsekvenser, hvis kanalen mangler
Tilsyn og håndhævelse
I hver medlemsstat er der udpeget en tilsynsmyndighed, der kan træffe handlinger, hvis en organisation ikke har en indberetningskanal, mens det er påkrævet. Hvordan dette tilsyn ser ud i praksis, og hvilke foranstaltninger der er mulige, varierer fra land til land og er ikke detaljeret fastsat i denne artikel. Det, der er sikkert: manglende kanal er let at konstatere for en tilsynsmyndighed, især hvis en medarbejder selv indberetter det.
Medarbejdere søger en anden vej
Direktivet er udformet, så en medarbejder først må gå til en ekstern myndighed eller offentlighed, hvis den interne vej mangler, ikke fungerer eller ikke virker sikker. Hvis din organisation ikke har en kanal, falder en vigtig grund for medarbejderen til først at indberette internt væk. Det betyder, at et signal om en overtrædelse direkte kan nå en tilsynsmyndighed, pressen eller en tredje part, uden at du som arbejdsgiver har haft mulighed for først at se på det.
Ingen kontrol over signaler inden for organisationen
Ud over lov og tilsyn er der et praktisk aspekt: en indberetningskanal er også en informationskilde. Uden kanal mister du ikke kun den lovpligtige ordning, men også det tidlige signal om, at noget ikke fungerer på arbejdspladsen. Problemer, der kunne have været diskuteret internt tidligere, kommer først frem på et tidspunkt, hvor de allerede er blevet større.
Hvad hvis du har noget, men det ikke er fuldstændigt
Ikke alle organisationer uden fuldstændig kanal har slet ikke ordnet noget. Der er ofte en e-mailadresse eller en tillidsperson, men den skriftlige procedure, tidsfristen eller muligheden for anonym indberetning mangler. Det er en mellemform, der på papiret ser ud til at opfylde kravene, men ofte viser sig at være ufuldstændig ved nærmere kontrol. Kravene til en fuldstændig ordning, herunder rollen for arbejdstagerrepræsentationen, er beskrevet på en overskuelig måde i vidensbasen med emnerne ordnet efter situation.
Hvad du kan begynde med i dag
At løse dette punkt behøver ikke være perfekt på én gang. Det første skridt er at kontrollere, om forpligtelsen gælder for din organisation, og hvis ja, hvad der præcist skal være på plads: en procedure, en kanal og de to tidsfrister for bekræftelse og tilbagemelding. På siden hvor du kan se, hvordan informationen er blevet til læs, hvordan en hosted whistleblower channel bringer disse komponenter sammen uden at du selv behøver at udvikle en teknisk eller juridisk løsning.
Til vurderingen af din egen situation og til spørgsmål om håndhævelse eller ansvar er en jurist eller den kompetente tilsynsmyndighed i dit land det rigtige kontaktpunkt. Signalo faciliterer og overvåger frister, men vurderer ikke rapporter og giver ikke juridisk rådgivning.
Vil du først gøre dig roligt klart, hvor din organisation står? Den gratis hurtig-scan giver på få spørgsmål en indikation, og svar på hyppigt stillede spørgsmål giver et godt udgangspunkt for resten.