Als uw organisatie verplicht is een meldkanaal voor klokkenluiders te hebben en dit ontbreekt, dan speelt dat op meerdere niveaus tegelijk. Er is het formele risico dat een toezichthouder dit signaleert. Er is het praktische risico dat een medewerker met een melding nergens intern terechtkan en de weg naar buiten zoekt. En er is het interne risico dat de ondernemingsraad vraagt naar een regeling die er niet is.
Deze gevolgen zijn geen theoretische mogelijkheden; ze volgen rechtstreeks uit hoe de regelgeving is opgezet. De verplichting bestaat juist om te zorgen dat signalen over misstanden een veilige, interne weg krijgen voordat ze elders terechtkomen. Ontbreekt die weg, dan verdwijnt niet het probleem, maar wel de mogelijkheid om er als werkgever grip op te houden.
Wat de wet vraagt, kort samengevat
Organisaties vanaf de wettelijke drempel moeten een intern meldkanaal hebben, met een procedure en met termijnen waarbinnen een melder een ontvangstbevestiging en een terugkoppeling krijgt. Dat is geen vrijblijvende aanbeveling maar een verplichting die voortvloeit uit de Europese klokkenluidersrichtlijn en de nationale wetgeving die daarop is gebaseerd. Of die verplichting voor uw organisatie geldt, hangt af van het aantal medewerkers en soms van de sector. Twijfelt u daarover, dan kunt u dat in een paar vragen nagaan zonder dat daar een account voor nodig is.
Gevolgen als het kanaal ontbreekt
Toezicht en handhaving
In elke lidstaat is een toezichthoudende instantie aangewezen die kan optreden als een organisatie geen meldkanaal heeft terwijl dat wel verplicht is. Hoe dat toezicht er in de praktijk uitziet en welke maatregelen mogelijk zijn, verschilt per land en staat niet in detail vast in dit artikel. Wat wel vaststaat: het ontbreken van een kanaal is voor een toezichthouder eenvoudig te constateren, zeker als een medewerker daar zelf melding van maakt.
Medewerkers zoeken een andere weg
De richtlijn is zo opgezet dat een medewerker pas naar een externe instantie of naar buiten mag stappen als de interne weg ontbreekt, niet werkt of niet veilig aanvoelt. Heeft uw organisatie geen kanaal, dan vervalt voor de medewerker een belangrijke reden om eerst intern te melden. Dat betekent dat een signaal over een misstand rechtstreeks bij een toezichthouder, de pers of een andere derde kan belanden, zonder dat u als werkgever de kans heeft gehad om er eerst zelf naar te kijken.
Geen grip op signalen binnen de organisatie
Los van wet en toezicht is er een praktisch punt: een meldkanaal is ook een informatiebron. Zonder kanaal mist u niet alleen de wettelijke voorziening, maar ook het vroege signaal dat iets niet goed loopt op de werkvloer. Problemen die eerder intern besproken hadden kunnen worden, komen dan pas naar boven op een moment dat ze al groter zijn.
Wat als u wel iets heeft, maar het niet compleet is
Niet elke organisatie zonder volledig kanaal heeft helemaal niets geregeld. Vaak is er wel een mailadres of een vertrouwenspersoon, maar ontbreekt de schriftelijke procedure, de termijnbewaking of de mogelijkheid om anoniem te melden. Dat is een tussenvorm die op papier lijkt te voldoen, maar bij nadere toetsing vaak niet compleet is. De vereisten voor een volledige regeling, inclusief de rol van de ondernemingsraad, staan overzichtelijk beschreven in de kennisbank met de onderwerpen per situatie uitgezocht.
Waar u vandaag mee kunt beginnen
Het oplossen van dit punt hoeft niet in één keer perfect. Een eerste stap is nagaan of de verplichting voor uw organisatie geldt en, zo ja, wat er dan precies moet liggen: een procedure, een kanaal, en de twee termijnen voor bevestiging en terugkoppeling. Op de pagina waar u ziet hoe de informatie tot stand komt leest u hoe een gehost meldkanaal die onderdelen samenbrengt, zonder dat u zelf een technische of juridische oplossing hoeft te bouwen.
Voor de beoordeling van uw eigen situatie, en voor vragen over handhaving of aansprakelijkheid, is een jurist of de bevoegde toezichthouder in uw land het juiste aanspreekpunt. Signalo faciliteert en bewaakt termijnen, maar beoordeelt geen meldingen en geeft geen juridisch advies.
Wilt u eerst rustig nagaan waar uw organisatie staat? De gratis quick-scan geeft in een paar vragen een indicatie, en de antwoorden op veelgestelde vragen geven een goed startpunt voor de rest.