Имате право да обработите докладите сами. Регламентацията не налага необходимостта от външна страна; тя обаче налага, че лицето, което обработва доклада, трябва да може да действа безпристрастно и да няма конфликт на интереси с доклада или съответните лица. Кой конкретно ще бъде това, определя самото работодателско предприятие: член на управлението, HR мениджър, офицер за съответствие или външен обработвач.
Практическия въпрос е следователно не дали е позволено, а дали е възможно в вашата организация без да бъде застрашена безпристрастността. В предприятие с петдесет служители директорът познава почти всички лично, и това понякога затруднява безпристрастната обработка, особено когато докладът е за колега или за самия директор. Този избор практически определя дали самостоятелното действие е разумно.
Какво регламентира и какво не регламентира законодателството
Регламентацията поставя изисквания към процеса: трябва да има канал, трябва да бъде изпратено потвърждение на получаването, и трябва да се предостави информация в определения срок относно това какво е станало с доклада. По отношение на лицето на обработвача е установено особено едно нещо: това лице не може да участва в решаването на дело, в което той сам има роля, и докладвачът трябва да може да разчита на това, че докладът ще бъде обработен внимателно и конфиденциално.
Това означава, че собственик-директор на малко предприятие в теория може да бъде обработвач сам, но това става затруднено щом докладът е относно него самия, за член на семейството, или за някой с който той работи тясно. В тези случаи възниква въпросът дали безпристрастността все още е вероятна. Кой може да обработва и как се осигурява тази независимост, е описано по-подробно в базата на знанията относно безпристрастната обработка.
Какво означава самостоятелната обработка на практика
Когато вие обработвате сами, се включва повече от прочитането на доклада. Трябва да потвърдите своевременно получаването, да регистрирате доклада конфиденциално, да проведете разследване или да го проведете самостоятелно, да информирате докладвачът в определения законом срок относно напредъка, и да документирате всичко по такъв начин, че впоследствие да можете да докажете, че процедурата е спазена. Това отнема време, и то изисква познания относно това какво е позволено и какво не е позволено по време на разследване, например по отношение на защитата на идентичността на докладвачът.
За МКБ-предприятие без отделен отдел за съответствие това често е първото препятствие: не липсва волята да се направи правилно, а времето да се продължи, докато се следва редовната работа, особено когато докладът продължава по-дълго от няколко седмици. Хостван канал с среда за обработка поемам процесуалната част — сроковете работят автоматично, и документирането е на едно място — докато съществената оценка остава при работодателя, както законът и предписва.
Кога е по-полезно изнасянето
Изнасянето е естествено когато организацията е твърде малка, за да се назначи безпристрастен обработвач вътрешно, когато докладите често се отнасят до ръководители, или когато просто няма някой, който има времето да следи внимателно дело до неговото затваряне. Също при първи доклад, когато никой в организацията още не има опит с процеса, външен обработвач или ясна процедура могат да премахнат много несигурност.
Изнасянето не трябва да бъде всичко или нищо: някои работодатели отдават канала и процедурата на фасилитиране, докато съществената оценка остава при вътрешно назначено лице. Други също възлагат разследване на външна страна, например при доклад, който засяга върха на организацията. Каква форма е подходяща, зависи от размера на организацията и от това колко доклада се очакват.
Как да направите избора конкретно
Основният въпрос винаги е: може ли назначеният отговорен лицо при всяко съобщение да бъде безпристрастно, и има ли достатъчно време и знание, за да се следват сериозно законовите срокове и записването? Ако отговорът на един от тях е съмнителен, поверяването на канала, процедурата или самата обработка е реална опция, без това да означава, че губите контрол върху резултата.
Искате ли първо да видите как е организацията ви в този аспект? С безплатната проверка в няколко въпроса получавате индикация дали задължението е приложимо за вас и какво трябва да бъде наложено, и в преглед на как функционира платформата виждате как улесняването и обработката в signalo.eu остават отделни.