Aveţi dreptul să faceţi singur tratamentul denunţurilor. Legislaţia nu impune o parte externă; impune însă ca persoana care tratează denunţul să poată acţiona imparţial și să nu aibă conflict de interese în legătură cu denunţul sau cu persoanele implicate. Cine anume va fi, decide angajatorul însuși: un membru al direcţiunii, un manager HR, un officer de conformitate, sau un tratator extern.
Întrebarea practică nu este deci dacă este permis, ci dacă în organizaţia dvs. este posibil fără a compromite imparţialitatea. Într-o companie de cincizeci de angajaţi, directorul cunoaşte aproape toată lumea personal, și asta face uneori dificil tratamentul imparţial, mai ales atunci când denunţul privește un coleg sau chiar directorul. Această evaluare determină în practică dacă este înţelept să faceţi singur.
Ce reglementează și ce nu reglementează legea
Legislaţia pune condiţii asupra procesului: trebuie să existe un canal, trebuie să se trimită o confirmare de primire, și trebuie să se comunice în termenul stabilit informaţii despre ce s-a întâmplat cu denunţul. Privind persoana tratatorului, este stabilit mai ales un lucru: acea persoană nu poate lua parte la decizia unei cazuri în care ea însăși are un rol, și denunţătorul trebuie să poată avea încredere că denunţul este tratat cu atenție și confidenţialitate.
Asta înseamnă că proprietarul-director al unei mici companii poate fi teoretic tratator, dar asta devine dificil imediat ce un denunţ privește chiar pe el, un membru al familiei, sau pe cineva cu care lucra strâns. În aceste cazuri apare întrebarea dacă imparţialitatea este încă credibilă. Cine poate trata și cum se asigură independenţa sa, este descris mai detaliat în baza de cunoștințe privind tratamentul imparţial.
Ce înseamnă în practică să faceţi singur
Când tratati singur, este implicat mai mult decât citirea unui denunţ. Trebuie să confirmaţi primirea în timp util, să înregistraţi denunţul confidenţial, să dispuneţi investigaţia sau să o efectuaţi singur, să informaţi denunţătorul în termenul stabilit de lege asupra stadiului cauzei, și să documentaţi totul astfel încât ulterior să puteţi demonstra că procedura a fost respectată. Asta solicită timp, și solicită cunoștințe despre ceea ce este permis și ceea ce nu în cursul unei investigaţii, de exemplu privind protecţia identităţii denunţătorului.
Pentru o companie mică fără departament separat de conformitate, asta este adesea prima piedică: nu lipsa voiei de a face lucrurile bine, ci lipsa timpului de a continua din pasiune lângă munca obișnuită, în special atunci când un caz durează mai mult de câteva săptămâni. Un canal găzduit cu un mediu de tratament ia aspectul procedural din mâini — termenele se administrează automat, și documentaţia se găsește într-un singur loc — în timp ce evaluarea substantivă rămâne la angajator, așa cum prescrie și legea.
Când externalitatea duce la rezultate mai bune
Externalizarea are sens atunci când organizaţia este prea mică pentru a desemna intern un tratator imparţial, atunci când denunţurile privesc adesea pe conducători, sau atunci când pur și simplu nu există nimeni care să aibă timp să urmărească o cază cu atenție până la închidere. Și atunci când este o primă denunţ, moment în care în organizaţie încă nu are cineva experiență cu procesul, poate o parte externă sau o procedură clară să elimine multă nesiguranță.
Externalizarea nu trebuie să fie totul-sau-nimic: unii angajatori lasă canalul și procedura să fie facilitate, în timp ce evaluarea substantivă rămâne la o persoană desemnată intern. Alții lasă și investigaţia să fie efectuată de o parte externă, de exemplu atunci când denunţul privește vârful organizaţiei. Ce formă se potriveşte depinde de mărimea organizaţiei și de cât de multe denunţuri sunt de așteptat.
Cum să faceţi concret această evaluare
Întrebarea esențială este întotdeauna: poate persoana desemnată responsabilă cu examinarea să rămână imparțială la fiecare denunțare, și este suficient timp și cunoștințe pentru a respecta în serios termenele legale și documentarea? Dacă răspunsul la una dintre aceste întrebări este îndoielnic, atunci externalizarea canalului, a procedurii sau a examinării în sine este o opțiune realistă, fără a însemna că pierdeți autoritatea asupra rezultatului.
Doriți mai întâi să vedeți cum se prezintă organizația dumneavoastră în această privință? Cu verificarea gratuită în câteva întrebări obțineți o indicație dacă obligația se aplică dumneavoastră și ce trebuie să fiți pregătiți, și în prezentarea modului în care funcționează platforma vedeți cum facilitarea și examinarea rămân separate la signalo.eu.