Sie dürfen die Bearbeitung von Meldungen selbst durchführen. Die Regelung verpflichtet keine externe Partei; sie verpflichtet jedoch, dass die Person, die die Meldung bearbeitet, unparteiisch handeln kann und keinen Interessenkonflikt mit der Meldung oder den beteiligten Personen hat. Wer dies konkret ist, bestimmt der Arbeitgeber selbst: ein Geschäftsführer, ein HR-Manager, ein Compliance Officer oder eine externe Bearbeitungsperson.
Die praktische Frage lautet daher nicht, ob es erlaubt ist, sondern ob es in Ihrer Organisation möglich ist, ohne dass die Unparteilichkeit gefährdet wird. In einem Unternehmen mit fünfzig Mitarbeitern kennt die Geschäftsführung praktisch jeden persönlich, und das macht eine unparteiische Bearbeitung manchmal schwierig, besonders bei einer Meldung über einen Kollegen oder über die Geschäftsführung selbst. Diese Abwägung bestimmt in der Praxis, ob Eigenbearbeitung sinnvoll ist.
Was das Gesetz regelt und was nicht
Die Regelung stellt Anforderungen an das Verfahren: Es muss einen Kanal geben, es muss eine Empfangsbestätigung erfolgen, und es muss innerhalb der festgelegten Frist rückgemeldet werden, was mit der Meldung geschehen ist. Bezüglich der Person des Bearbeiters steht vor allem eines fest: Diese Person darf nicht an einer Angelegenheit mitentscheiden, in der sie selbst eine Rolle spielt, und der Hinweisgeber muss darauf vertrauen können, dass die Meldung sorgfältig und vertraulich behandelt wird.
Das bedeutet, dass ein Eigentümer-Geschäftsführer eines kleinen Unternehmens theoretisch selbst Bearbeitungsperson sein darf, dass dies aber schwierig wird, sobald eine Meldung über ihn selbst geht, über ein Familienmitglied oder über jemanden, mit dem er eng zusammenarbeitet. In diesen Fällen stellt sich die Frage, ob die Unparteilichkeit noch glaubwürdig ist. Wer bearbeiten darf und wie diese Unabhängigkeit gewährleistet wird, ist ausführlicher beschrieben in der Wissensdatenbank zur unparteiischen Bearbeitung.
Was Eigenbearbeitung praktisch bedeutet
Wenn Sie selbst bearbeiten, ist mehr erforderlich als nur das Lesen einer Meldung. Sie müssen den Empfang zeitnah bestätigen, die Meldung vertraulich registrieren, eine Untersuchung durchführen lassen oder selbst durchführen, den Hinweisgeber innerhalb der gesetzlichen Frist über den Stand der Dinge informieren und alles so dokumentieren, dass Sie nachträglich nachweisen können, dass das Verfahren befolgt wurde. Das erfordert Zeit, und es erfordert Kenntnis darüber, was während einer Untersuchung erlaubt ist und was nicht, beispielsweise beim Schutz der Identität des Hinweisgebers.
Für ein KMU ohne separate Compliance-Abteilung ist das oft das erste Hindernis: nicht der Wille, es richtig zu machen, sondern die Zeit, um es neben der regulären Arbeit zu bewältigen, besonders bei einer Meldung, die länger als ein paar Wochen läuft. Ein gehosteter Kanal mit einer Bearbeitungsumgebung nimmt den prozeduralen Teil aus den Händen – die Fristen laufen automatisch weiter, und die Dokumentation ist an einer Stelle – während die inhaltliche Bewertung beim Arbeitgeber bleibt, wie das Gesetz auch vorschreibt.
Wann sich Auslagerung mehr lohnt
Auslagerung ist naheliegend, wenn die Organisation zu klein ist, um intern eine unparteiische Bearbeitungsperson zu benennen, wenn Meldungen häufig über Führungspersonen gehen, oder wenn es einfach niemanden gibt, der die Zeit hat, um eine Angelegenheit sorgfältig bis zum Abschluss zu verfolgen. Auch bei einer ersten Meldung, bei der noch niemand in der Organisation Erfahrung mit dem Verfahren hat, kann eine externe Bearbeitungsperson oder ein klares Verfahren viel Unsicherheit nehmen.
Auslagerung muss nicht alles-oder-nichts sein: Einige Arbeitgeber lassen den Kanal und das Verfahren facilitieren, während die inhaltliche Bewertung bei einer intern benannten Person bleibt. Andere lassen auch die Untersuchung von einer externen Partei durchführen, beispielsweise bei einer Meldung, die die Spitze der Organisation betrifft. Welche Form passt, hängt von der Größe der Organisation und davon ab, wie viele Meldungen zu erwarten sind.
So treffen Sie die Abwägung konkret
Die Kernfrage ist immer: Kann die benannte Bearbeiterin oder der benannte Bearbeiter bei jeder Meldung unparteiisch sein, und ist genug Zeit und Kompetenz vorhanden, um die gesetzlichen Fristen und die Dokumentation ernst zu nehmen? Ist die Antwort auf eine dieser Fragen zweifelhaft, dann ist die Auslagerung des Kanals, des Verfahrens oder der Bearbeitung selbst eine realistische Option, ohne dass Sie damit die Kontrolle über das Ergebnis verlieren.
Möchten Sie zunächst sehen, wie es Ihre Organisation in dieser Hinsicht aussieht? Mit die kostenlose Überprüfung in ein paar Fragen durch erhalten Sie einen Hinweis darauf, ob die Pflicht für Sie gilt und was dann vorhanden sein muss, und in der Übersicht, wie die Plattform funktioniert sehen Sie, wie Unterstützung und Bearbeitung bei signalo.eu voneinander getrennt bleiben.