Jūs drīkstat apstrādāt ziņojumus pats. Normatīvie akti neprasa ārējo pusi; tie prasa, ka persona, kura apstrādā ziņojumu, ir objektīva un nekontrastējošā interese nav ar ziņojumu vai iesaistītajām personām. Konkrēti, kurš tas ir, nosaka darba devējs: vadības loceklis, HR vadītājs, compliance speciālists vai ārējais apstrādātājs.
Praktiskais jautājums tāpēc nav tas, vai tas ir atļauts, bet vai jūsu organizācijā tas ir iespējams, nemainot objektivitātes iespējamību. Uzņēmumā ar piecdesmit darbiniekiem direktors gandrīz visus pazīst personīgi, un tas dažreiz apgrūtina objektīvu apstrādi, īpaši, ja ziņojums ir par kolēģi vai pašu direktoru. Šī izsverošana praktiski nosaka, vai pašapstrāde ir pamatota.
Ko likums regulē un ko nē
Normatīvie akti izvirza prasības procesam: jābūt kanālam, jāizsūta apstiprināšana, un noteiktajā termiņā jāinformē par to, kas darīts ar ziņojumu. Par apstrādātāja personu galvenais noteiktais ir viens: šī persona nedrīkst lemt par lietu, kurā pati piedalās, un ziņojumdevējam jāvar uzticēties, ka ziņojums tiks apstrādāts rūpīgi un konfidenciāli.
Tas nozīmē, ka mazbiznesā darba devējs teorētiski var būt apstrādātājs, bet tas kļūst grūti, ja ziņojums skar viņu personīgi, viņa ģimenes locekli vai cilvēku, ar kuru viņš cieši sadarbojas. Šajos gadījumos rodas jautājums, vai objektivitāte joprojām ir ticama. Kurš drīkst apstrādāt un kā šī neatkarība tiek nodrošināta, ir aplūkots detalizētāk zināšanu bāzē par objektīvu apstrādi.
Ko pašapstrāde praktiski nozīmē
Pašapstrādes gadījumā ir vairāk, nekā tikai ziņojuma lasīšana. Jums laicīgi jāapstiprina saņemšana, jāreģistrē ziņojums konfidenciāli, jāpasūta izmeklēšana vai jāveic pats, jāinformē ziņojumdevējs noteiktajā termiņā par situāciju, un jāfiksē viss tā, lai vēlāk varētu pierādīt, ka procedūra tika ievērota. Tas prasa laiku un zināšanas par to, kas ir atļauts un kas nav atļauts izmeklēšanas laikā, piemēram, ziņojumdevēja identitātes aizsardzībā.
MKB uzņēmumam bez atsevišķa compliance oddeljeņa tas bieži ir pirmais šķērslis: ne griba rīkoties pareizi, bet laiks to darīt līdzās parastajam darbam, īpaši, ja ziņojums ilgst ilgāk nekā dažas nedēļas. Hostēts kanāls ar apstrādes vidi atņem procedurālo daļu — termiņi tiek automātiski izsekoti un dokumentācija atrodas vienā vietā — kamēr satura novērtējums paliek pie darba devēja, kā to arī prasa likums.
Kad ārpakalpojumi ir izdevīgāki
Ārpakalpojumi ir ieteicami, kad organizācija ir pārāk maza, lai norīkotu objektīvu apstrādātāju iekšēji, kad ziņojumi bieži skar vadībnieku, vai kad vienkārši nav cilvēka, kurš varētu atvēlēt laiku rūpīgi sekot līdz gadījuma noslēgumam. Arī pirmā ziņojuma gadījumā, kad organizācijā vēl nav pieredzes procesā, ārējais apstrādātājs vai skaidra procedūra var mazināt neskaidrību.
Ārpakalpojumi nav obligāti ar visu vai neko principu: daži darba devēji ļauj facilitēt kanālu un procedūru, kamēr satura novērtējums paliek piesaistītās iekšējās personas ziņā. Citi ļauj ārējam veikt arī izmeklēšanu, piemēram, ja ziņojums skar organizācijas vadību. Kāda forma ir piemērota, ir atkarīga no organizācijas lieluma un no sagaidāmo ziņojumu skaita.
Kā konkrēti pieņemt šo lēmumu
Pamatjautājums vienmēr ir šāds: vai norīkotais pārzinis katrā ziņojumā var būt neobjektīvs, un vai ir pietiekami daudz laika un zināšanu, lai nopietni sekotu likumiskajiem termiņiem un dokumentēšanai? Ja atbilde uz kādu no tiem ir šaubīga, kanāla, procedūras vai pašas apstrādes outsorsing ir reāla iespēja, tas nenozīmē, ka jūs zaudējat kontroli pār rezultātu.
Vēlaties vispirms redzēt, kā jūsu organizācija šajā aspektā stāv? Ar bezmaksas pārbaudi, uzdodot dažus jautājumus jūs saņemat norādi, vai pienākums uz jums attiecas un kas tad jāatrodas, un platformas darbības pārskatā jūs redzat, kā konsultēšana un apstrāde signalo.eu paliek atdalītas viena no otras.