Επιτρέπεται να χειριστείτε τις καταγγελίες μόνοι σας. Ο κανονισμός δεν υποχρεώνει εξωτερικό μέρος· υποχρεώνει όμως ότι όποιος χειρίζεται την καταγγελία πρέπει να είναι αμερόληπτος και να μην έχει σύγκρουση συμφερόντων με την καταγγελία ή τα εμπλεκόμενα πρόσωπα. Ποιος είναι αυτό συγκεκριμένα, το αποφασίζει ο εργοδότης ο ίδιος: ένα μέλος της διοίκησης, ένας υπεύθυνος ανθρωπίνων πόρων, ένας υπεύθυνος συμμόρφωσης, ή ένας εξωτερικός χειριστής.
Το πρακτικό ερώτημα δεν είναι επομένως αν επιτρέπεται, αλλά αν μπορεί να γίνει στον οργανισμό σας χωρίς να θέσει σε κίνδυνο την αμεροληψία. Σε ένα πολύ μικρό επιχείρηση με πενήντα υπαλλήλους, ο διευθυντής γνωρίζει σχεδόν όλους προσωπικά, και αυτό κάνει τη δίκαιη διαχείριση μερικές φορές δύσκολη, ιδίως όταν υπάρχει καταγγελία για έναν συνάδελφο ή για τον ίδιο το διευθυντή. Αυτή η αποτίμηση καθορίζει στην πράξη αν η αυτοδύναμη διαχείριση είναι σκόπιμη.
Τι ρυθμίζει και τι δεν ρυθμίζει ο νόμος
Ο κανονισμός θέτει απαιτήσεις για τη διαδικασία: πρέπει να υπάρχει κανάλι, πρέπει να αποσταλεί επιβεβαίωση λήψης, και πρέπει να δοθεί ανατροφοδότηση εντός της καθορισμένης προθεσμίας σχετικά με το τι έγινε με την καταγγελία. Σχετικά με το πρόσωπο του χειριστή, ένα πράγμα είναι σαφές: αυτό το άτομο δεν μπορεί να συμμετάσχει στη λήψη απόφασης σε ένα ζήτημα στο οποίο παίζει ο ίδιος ρόλο, και ο καταγγέλλων πρέπει να μπορεί να εμπιστευθεί ότι η καταγγελία του θα αντιμετωπιστεί προσεκτικά και εμπιστευτικά.
Αυτό σημαίνει ότι ένας ιδιοκτήτης-διευθυντής ενός μικρού επιχείρησης μπορεί θεωρητικά να είναι ο ίδιος ο χειριστής, αλλά αυτό γίνεται δύσκολο από τη στιγμή που μια καταγγελία αφορά τον ίδιο, ένα μέλος της οικογένειας, ή κάποιον με τον οποίο συνεργάζεται στενά. Σε αυτές τις περιπτώσεις προκύπτει το ερώτημα αν η αμεροληψία είναι ακόμα αξιόπιστη. Ποιος μπορεί να χειριστεί και πώς διασφαλίζεται η ανεξαρτησία του, περιγράφεται αναλυτικότερα στο η βάση γνώσης σχετικά με την αμερόληπτη διαχείριση.
Τι σημαίνει η αυτοδιαχείριση στην πράξη
Όταν αναλαμβάνετε οι ίδιοι τη διαχείριση, υπάρχουν περισσότερα ζητήματα από την απλή ανάγνωση μιας αναφοράς. Πρέπει να επιβεβαιώσετε την λήψη εγκαίρως, να καταχωρίσετε την αναφορά εμπιστευτικά, να διενεργήσετε έρευνα ή να την διενεργήσετε μόνοι σας, να ενημερώσετε τον αναφέροντα εντός της νόμιμης προθεσμίας σχετικά με την πορεία των διαδικασιών, και να καταγράψετε τα πάντα με τέτοιο τρόπο ώστε να μπορέσετε αργότερα να αποδείξετε ότι ακολουθήθηκε η διαδικασία. Αυτό απαιτεί χρόνο και απαιτεί γνώση σχετικά με το τι επιτρέπεται και τι δεν επιτρέπεται κατά τη διενέργεια έρευνας, για παράδειγμα όσον αφορά την προστασία της ταυτότητας του αναφέροντος.
Για μια μικρή ή μεσαία επιχείρηση χωρίς ξεχωριστό τμήμα συμμόρφωσης, αυτό είναι συχνά το πρώτο εμπόδιο: όχι η απροθυμία να το κάνει καλά, αλλά ο χρόνος για να το συνεχίσει παράλληλα με την καθημερινή εργασία, ιδίως όταν μια αναφορά διαρκεί περισσότερο από μερικές εβδομάδες. Ένα φιλοξενούμενο κανάλι με περιβάλλον διαχείρισης αναλαμβάνει το διαδικαστικό μέρος από τα χέρια σας — οι προθεσμίες προχωρούν αυτόματα, και η καταγραφή βρίσκεται σε ένα σημείο — ενώ η ουσιαστική αξιολόγηση παραμένει στον εργοδότη, όπως προβλέπει ο νόμος.
Πότε η εξωτερική ανάθεση είναι πιο αποτελεσματική
Η εξωτερική ανάθεση είναι λογική όταν ο οργανισμός είναι πολύ μικρός για να ορίσει έναν αμερόληπτο χειριστή εσωτερικά, όταν οι αναφορές αφορούν συχνά τη διοίκηση, ή όταν απλώς δεν υπάρχει κανείς που να έχει χρόνο να παρακολουθήσει ένα θέμα προσεκτικά μέχρι και την ολοκλήρωσή του. Επίσης, κατά την πρώτη αναφορά, όταν κανείς στον οργανισμό δεν έχει εμπειρία με τη διαδικασία, ένας εξωτερικός χειριστής ή μια σαφής διαδικασία μπορούν να αμβλύνουν πολλές αβεβαιότητες.
Η εξωτερική ανάθεση δεν χρειάζεται να είναι όλα ή τίποτα: ορισμένοι εργοδότες διευκολύνουν το κανάλι και τη διαδικασία, ενώ η ουσιαστική αξιολόγηση παραμένει στα χέρια ενός εσωτερικά ορισθέντος ατόμου. Άλλοι αναθέτουν επίσης τη διενέργεια της έρευνας σε ένα εξωτερικό μέρος, για παράδειγμα όταν μια αναφορά αφορά την κορυφή του οργανισμού. Ποια μορφή είναι κατάλληλη, εξαρτάται από το μέγεθος του οργανισμού και από το πόσες αναφορές αναμένεται να υπάρξουν.
Πώς να κάνετε την αξιολόγηση συγκεκριμένη
Το βασικό ερώτημα είναι πάντα: μπορεί ο ορισμένος χειριστής να είναι αμερόληπτος σε κάθε αναφορά, και υπάρχει αρκετός χρόνος και γνώση για να ακολουθηθούν σοβαρά οι νόμιμες προθεσμίες και η τεκμηρίωση; Εάν η απάντηση σε κάποιο από τα δύο είναι αμφίβολη, η εξωτερίκευση του καναλιού, της διαδικασίας ή της ίδιας της χείρισης είναι μια ρεαλιστική επιλογή, χωρίς αυτό να σημαίνει ότι χάνετε τον έλεγχο του αποτελέσματος.
Θέλετε πρώτα να δείτε πώς στέκεται η οργάνωσή σας σε αυτό το σημείο; Με τον δωρεάν έλεγχο σε μερικές ερωτήσεις έχετε μια ένδειξη αν ισχύει η υποχρέωση για εσάς και τι πρέπει να υπάρχει, και σε την επισκόπηση του τρόπου λειτουργίας της πλατφόρμας βλέπετε πώς η διευκόλυνση και η χείρισης στο signalo.eu παραμένουν χωριστά.