Smíte řešit nahlášení sami. Právní předpisy nevyžadují externí stranu; vyžadují, aby osoba řešící nahlášení byla nestranná a neměla střet zájmů s nahlášením nebo zúčastněnými osobami. Konkrétně, kdo to bude, si určuje zaměstnavatel sám: člen vedení, manažer HR, compliance officer nebo externí řešitel.
Praktická otázka tedy není, zda to smíte, ale zda to ve vaší organizaci jde bez ohrožení nestrannosti. V podniku s padesáti zaměstnanci ředitel téměř všechny zná osobně, a to někdy ztěžuje nestranné řešení, zejména pokud jde o nahlášení na kolegu nebo na samotného ředitele. Toto zvážení určuje, zda je vlastní řešení rozumné.
Co zákon stanovuje a co ne
Právní předpisy kladou požadavky na proces: musí existovat kanál, musí přijít potvrzení o přijetí a v určené lhůtě se musí vrátit zpětná vazba o tom, co s nahlášením bylo uděláno. Ohledně osoby řešitele platí především jedno: tato osoba nesmí rozhodovat o věci, v níž sama hraje roli, a nahlašovatel si musí být jist, že je nahlášení řešeno pečlivě a důvěrně.
To znamená, že majitel-ředitel malého podniku si teoreticky může být řešitelem sám, ale to se stává problematické, jakmile se nahlášení týká jeho samého, člena rodiny nebo osoby, s níž úzce spolupracuje. V těchto případech vyvstává otázka, zda je nestrannost ještě věrohodná. Kdo smí řešit a jak je zajištěna jeho nezávislost, je podrobněji popsáno v znalostní bázi o nestranném řešení.
Co vlastní řešení v praxi znamená
Když řešíte sami, jde o víc než jen čtení nahlášení. Musíte včas potvrdit přijetí, důvěrně zaregistrovat nahlášení, nechat provést šetření nebo jej provést sami, informovat nahlašovatele v zákonné lhůtě o pokroku, a všechno zaznamenat tak, abyste později mohli prokázat, že byl postup dodržen. To vyžaduje čas a znalost toho, co smíte a nesmíte dělat během šetření, například jak chránit totožnost nahlašovatele.
Pro malý podnik bez samostatné compliance oddělení je to často první překážka: ne vůle dělat věci správně, ale čas, aby se to zvládlo vedle běžné práce, zvlášť když šetření trvá déle než několik týdnů. Hostovaný kanál se zařízením pro řešení přebírá administrativu — lhůty běží automaticky a vše je zaznamenáno na jednom místě — zatímco věcné posouzení zůstává u zaměstnavatele, jak to vyžaduje zákon.
Kdy má smysl svěřit to třetí straně
Svěření třetí straně se nabízí, když je organizace příliš malá na to, aby měla interního nestranného řešitele, když se nahlášení často týkají vedoucích pracovníků, nebo když prostě není nikdo, kdo by měl čas věc pečlivě sledovat až do uzavření. Také při prvním nahlášení, kdy v organizaci ještě nikdo nemá zkušenost s procesem, může externí řešitel nebo jasný postup odstranit spoustu nejistoty.
Svěření třetí straně nemusí být všechno nebo nic: někteří zaměstnavatelé si nechávají zajišťovat kanál a postup, zatímco věcné posouzení zůstává u interně určené osoby. Jiní si nechávají provést šetření i externí stranou, například u nahlášení týkajícího se vrcholu organizace. Která forma vyhovuje, závisí na velikosti organizace a na očekávaném počtu nahlášení.
Jak si tuto volbu konkrétně ujasníte
Základní otázkou je vždy: může určený zpracovatel při každém podání zůstat nestranný a má dostatek času a znalostí na to, aby vážně dodržoval právní lhůty a dokumentaci? Pokud je odpověď na jednu z těchto otázek sporná, je outsourcing kanálu, postupu nebo samotného zpracování reálnou volbou, aniž byste ztratili kontrolu nad výsledkem.
Chcete nejdřív vidět, jak je na tom vaše organizace v tomto ohledu? S bezplatnou kontrolu v několika otázkách dostanete indikaci, zda se vás povinnost týká a co musí být zavedeno, a v přehledu toho, jak platforma funguje vidíte, jak se facilitace a zpracování na signalo.eu navzájem oddělují.