Võite kaebuste käsitlemise ise ette võtta. Regulatsioon ei kohusta väliseid osapooli; see kohustab aga isikut, kes kaebust käsitleb, olema erapooletu ja puudub huvide konflikt kaebusega või asjaosalistega. Kes seda konkreetselt on, määrab tööandja ise: juhtkonna liige, personalijuht, compliance juht või väline käsitleja.
Praktiline küsimus ei ole seega mitte see, kas see on lubatud, vaid kas see teie organisatsioonis on võimalik ilma, et erapooletus ohtu sattuks. Viiekümne töötajaga ettevõttes teab juhataja praktiliselt kõiki isiklikult, ja see muudab erapooletu käsitlemise mõnikord keeruliseks, eriti juhul kui kaebus käib kaastöötaja või juhataja enda kohta. See kaalutlus määrab praktikas, kas ise tegemine mõistlik on.
Mida seadus reguleerib ja mida mitte
Regulatsioon seab nõudmisi protsessile: peab olema kanal, peavad saabuma vastuvõtu kinnitused ja määratud tähtaja jooksul tuleb tagasi anda teave selle kohta, mis kaebusega tehtud on. Käsitleja isikust on eelkõige üks asi kindel: see isik ei tohi otsustada juhtumis, kus ta ise rolli mängib, ja kaebuse esitajal peab olema võimalus olla kindel, et kaebus käsitletakse hoolikalt ja konfidentsiaalselt.
See tähendab, et väikeettevõtte omanik-juhataja võib teoreetiliselt ise käsitleja olla, kuid see muutub keeruliseks siis, kui kaebus käib tema enda, pereliikme või kellegi kohta, kellega ta tihedalt töötab. Sellistel juhtudel tekib küsimus, kas erapooletus on veel usutav. Kes võib käsitleda ja kuidas seda sõltumatust tagada, on detailsemalt kirjeldatud teadmusbaasis erapooletu käsitlemise kohta.
Mida ise tegemine praktikas tähendab
Kui käsitlete ise, siis tuleb teha palju muud kui lihtsalt kaebust lugeda. Te peate käigus kinnitama, kaebuse konfidentsiaalselt registreerima, uurimise läbi viima või selle ise ette võtma, teavitama kaebuse esitajat seaduslike tähtaegade jooksul käsitlemise seisust ja kõik kirja panema nii, et saaksite hiljem tõendada, et protseduuri järgiti. See nõuab aega ja teadmisi selle kohta, mis on uuringu käigus lubatud ja mis mitte, näiteks kaebuse esitaja isikutaamuse kaitse osas.
MKB-ettevõttele ilma eraldi compliance-osakonnata on see sageli esimene takistus: mitte soov teha seda õigesti, vaid aeg seda tavapärase töö kõrvalt jätkata, eriti kui kaebuse käsitlemine kestab mitu nädalat. Majutatud kanal käsitluskeskkonnaga võtab protsessuaalse osa üle — tähtajad jooksevad automaatselt ja dokumenteerimine on ühel kohal — samas kui sisulised otsused jäävad tööandja teha, nagu seadusgi ette näeb.
Millal on väljakontsuleerimine efektiivsem
Väljakontsuleerimine on otstarbekohane, kui organisatsioon on liiga väike, et määrata erapooletu käsitleja, kui kaebused käivad sageli juhtide kohta, või kui lihtsalt pole kedagi, kellel aega oleks asja hoolsalt jälgida kuni lõpuni. Samuti võib väljakontsuleerimine kaotada palju ebakindlust, kui see on organisatsioonis esimene kaebus ja kellegil ei ole protsessi kogemusest.
Väljakontsuleerimine ei pea olema kõik-või-miski: mõned tööandajad leiavad kanalile ja protseduurile toetuse, samas kui sisuliste otsuste tegemise jätavad sisse määratud isikule. Teised lasevad uurimise teha välisel osapoolel, näiteks kui kaebus puudutab organisatsiooni juhtkonda. Milline vormi sobib, sõltub organisatsiooni suurusest ja sellest, kui palju kaebusi oodata on.
Kuidas teha seda otsust praktikas
Põhiküsimus on alati: kas määratud käsitleja saab iga teatise puhul olla erapooletu ja kas tal on piisavalt aega ja teadmisi, et järgida seadusega ettenähtud tähtaegu ja dokumenteerimist tõsiselt? Kui vastus neist kahest on kahtlane, siis kanali, protseduuri või käitlemise väljastöötamine on reaalne valik, ilma et kaotaksite tulemuse üle kontrolli.
Kas soovite esmalt näha, kuidas teie organisatsioon selles osas välja näeb? Kasutades tasuta kontroll mõne küsimuse järgi saate näidet, kas kohustus teile kehtib ja mis siis peab olema, ja platvormi tööaja ülevaates näete, kuidas juhendamine ja käitlemine signalo.eu-s eraldi jäävad.