Pode tratar as denúncias internamente. A regulação não obriga a recorrer a uma entidade externa; contudo, exige que a pessoa que trata a denúncia atue de forma imparcial e não tenha conflito de interesses com a denúncia ou as partes envolvidas. Quem concretamente o faz é decidido pelo empregador: um membro da direção, um gestor de recursos humanos, um responsável por conformidade, ou um tratador externo.
A questão prática é portanto não se é permitido, mas se na sua organização é possível sem que a imparcialidade seja comprometida. Numa empresa com cinquenta colaboradores, o diretor conhece praticamente todos pessoalmente, e isso torna o tratamento imparcial às vezes difícil, especialmente numa denúncia sobre um colega ou sobre o próprio diretor. Esta ponderação determina na prática se é sensato fazer internamente.
O que a lei regula e o que não regula
A regulação estabelece requisitos para o processo: tem de existir um canal, tem de ser enviada uma confirmação de receção, e tem de ser comunicado dentro do prazo estabelecido o que foi feito com a denúncia. Quanto à pessoa do tratador, há sobretudo uma coisa clara: essa pessoa não pode tomar decisões num assunto em que ela própria tem um papel, e o denunciante deve poder confiar que a denúncia é tratada com cuidado e confidencialidade.
Isto significa que um proprietário-diretor de uma pequena empresa pode teoricamente ser ele próprio o tratador, mas isto torna-se difícil assim que a denúncia diz respeito a ele próprio, a um familiar, ou a alguém com quem trabalha em estreita colaboração. Nestes casos coloca-se a questão de se a imparcialidade ainda é credível. Quem pode tratar e como essa independência é garantida, está descrito mais pormenorizadamente em a base de conhecimento sobre tratamento imparcial.
O que tratar internamente significa na prática
Quando trata internamente, há muito mais envolvido do que ler uma denúncia. Tem de confirmar a receção tempestivamente, registar a denúncia confidencialmente, mandar fazer uma investigação ou fazer uma ela próprio, informar o denunciante dentro do prazo legal sobre o andamento, e registar tudo de forma a poder demonstrar posteriormente que o procedimento foi seguido. Isto requer tempo, e requer conhecimento do que é ou não permitido durante uma investigação, por exemplo quanto à proteção da identidade do denunciante.
Para uma PME sem um departamento de conformidade dedicado, este é frequentemente o primeiro obstáculo: não falta a vontade de fazer bem, mas falta o tempo para o fazer paralelamente ao trabalho habitual, especialmente quando uma denúncia se prolonga mais do que algumas semanas. Um canal alojado com um ambiente de tratamento retira a parte processual das mãos — os prazos correm automaticamente, e o registo fica num único local — enquanto a avaliação substantiva fica com o empregador, como a lei também prescreve.
Quando a externalização oferece mais vantagens
A externalização é apropriada quando a organização é demasiado pequena para designar um tratador imparcial internamente, quando as denúncias frequentemente dizem respeito a líderes, ou quando simplesmente não há ninguém que tenha tempo para acompanhar cuidadosamente um assunto até ao encerramento. Também numa primeira denúncia, em que ainda ninguém na organização tem experiência com o processo, um tratador externo ou um procedimento claro pode eliminar muita incerteza.
A externalização não precisa de ser tudo-ou-nada: alguns empregadores fazem facilitar o canal e o procedimento, enquanto a avaliação substantiva fica com uma pessoa designada internamente. Outros fazem também a investigação por uma entidade externa, por exemplo numa denúncia que afeta o topo da organização. Qual a forma adequada depende do tamanho da organização e de quantas denúncias se espera receber.
Como faz concretamente esta ponderação
A questão central é sempre: o designado responsável pelo tratamento pode ser imparcial em cada denúncia, e há tempo e conhecimento suficientes para cumprir seriamente os prazos legais e o registo? Se a resposta a uma destas questões for duvidosa, a subcontratação do canal, do procedimento ou do próprio tratamento é uma opção real, sem que isto signifique que perde o controlo sobre o resultado.
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