Smijete sami obrađivati prijave. Propisi ne zahtijevaju vanjsku stranu; zahtijevaju da osoba koja obrađuje prijavu može djelovati nepristrano i nema sukoba interesa s prijavom ili uključenim stranama. Tko je to konkretno, određuje sam poslodavac: član uprave, menadžer za ljudske resurse, officer za usklađenost ili vanjski rukovodilac obrade.
Praktično pitanje nije dakle je li to dopušteno, već može li se u vašoj organizaciji obaviti bez ugrožavanja nepristranosti. U poduzeću od pedeset zaposlenih direktor gotovo sve pozna osobno, što ponekad otežava nepristrano rukovanje, posebno kod prijave o kolegi ili o samom direktoru. Ta procjena u praksi određuje je li vlastita obrada razumna.
Što zakon regulira i što ne
Propisi postavljaju zahtjeve za proces: mora postojati kanal, mora doći do potvrde primitka, i unutar određenog roka mora biti vraćena informacija što se dogodilo s prijavom. O osobi rukovodioca obrade posebno je važno jedno: ta osoba ne smije odlučivati o predmetu u kojemu sam sudjeluje, i prijavitelj mora moći vjerovati da će se prijava pažljivo i povjerljivo obrađivati.
To znači da vlasnik-direktor maloga poduzeća teoretski smije biti rukovođenjem obrade, ali to postaje otežano čim prijava ide o njemu samom, o članovima obitelji, ili o osobi s kojom blisko surađuje. U tim slučajevima postavlja se pitanje je li nepristranost još uvijek vjerodostojna. Tko smije obrađivati i kako se ta neovisnost osigurava, detaljnije je opisano u bazi znanja o nepristrano obrade.
Što vlastita obrada znači u praksi
Kad sami obrađujete, više je ukljenjeno od samo čitanja prijave. Morate pravovremeno potvrditi primitak, povjerljivo registrirati prijavu, provesti istragu ili je provesti sami, prijavitelja obavijestiti o stanju stvari unutar propisanog roka, i sve zabilježiti kako biste mogli kasnije dokazati da je postupak provedena. To zahtijeva vrijeme, i zahtijeva znanje što je dopušteno, a što nije tijekom istrage, npr. oko zaštite identiteta prijavitelja.
Za malo ili srednje poduzeće bez posebnog odjela za usklađenost, to je često prvi problem: ne nedostatak volje da se čini ispravno, već vrijeme da se to nastavi raditi uz redoviti posao, posebno kad prijava traje duže od nekoliko tjedana. Hostani kanal s okruženjem obrade preuzima proceduralni dio — rokovi automatski teku, i bilježenje je na jednom mjestu — dok sadržajna ocjena ostaje kod poslodavca, kako to i zakon propisuje.
Kada je outsourcing isplativiji
Outsourcing je logičan kada je organizacija premala da interno odredi nepristrana rukovodioca obrade, kada se prijave često tiču vodstva, ili jednostavno nema nikoga tko ima vremena da pažljivo prati predmet do zatvaranja. I kod prve prijave, kad u organizaciji nitko nema iskustva s postupkom, vanjski rukovođenje obrade ili jasna procedura može ukloniti mnogo nesigurnosti.
Outsourcing ne mora biti sve-ili-ništa: neki poslodavci facilitiraju kanal i proceduru, dok sadržajna ocjena ostaje kod interno određene osobe. Drugi puste vanjskoj strani da provede i istragu, npr. kod prijave koja pogađa vrh organizacije. Koji oblik odgovara, ovisi o veličini organizacije i koliko se prijava očekuje.
Kako konkretno napraviti tu procjenu
Temeljno je pitanje uvijek: može li odgovarajući rukovoditelj pri svakoj prijavi biti nepristran, te ima li dovoljno vremena i znanja da ozbiljno prati zakonske rokove i dokumentiranje? Ako je odgovor na jedno od toga upitna, davanja na outsourcing kanala, postupka ili samog postupanja s prijavom je realna opcija, što ne znači da gubite vlast nad ishodom.
Želite li prvo vidjeti kako je vaša organizacija postavljena u tom pogledu? S besplatnu provjeru u nekoliko pitanja dobivate naznaku postoji li obveza za vas i što onda mora biti na mjestu, te u pregledu kako platforma funkcionira vidite kako se facilitiranje i postupanje prema prijavi kod signalo.eu ostaju odvojena.