Môžete spracovávať hlásenia sami. Regulácia nepredpisuje žiadnu externú stranu; vyžaduje však, aby osoba spracovávajúca hlásenie mohla konať nezaujato a nemala konflikt záujmov s hlásením alebo dotknutými osôbami. Konkrétne určuje zamestnávateľ sám, kto to bude: člen vedenia, manažér HR, compliance officer alebo externý spracovávateľ.
Praktická otázka teda nie je, či to je dovolené, ale či je to vo vašej organizácii možné bez toho, aby bola ohrozená nezaujatosť. V podniku s päťdesiatimi zamestnancami pozná riaditeľ takmer všetkých osobne, a to niekedy sťažuje nezaujatú úpravu, najmä ak ide o hlásenie na vraha kolegu alebo na samotného riaditeľa. Táto úvaha určuje v praxi, či je vlastné spracovanie rozumné.
Čo zákon upravuje a čo nie
Regulácia kladie požiadavky na proces: musí existovať kanál, musí prísť potvrdenie o príjatí a v stanovenom čase sa musí poskytnúť spätná väzba o tom, čo sa s hláseným stalo. O osobe spracovávateľa platí predovšetkým jedno: táto osoba nesmie rozhodovať o veci, v ktorej má sama úlohu, a hlásiteľ si musí byť istý, že jeho hlásenie bude spracované starostlivo a dôverne.
To znamená, že vlastník-riaditeľ malého podniku môže byť v princípe sám spracovávateľom, ale to sa stane zložitým, keď ide hlásenie o ňom samého, o člena rodiny alebo o osobu, s ktorou úzko spolupracuje. V takýchto prípadoch vzniká otázka, či je nezaujatosť stále vierohodná. O tom, kto môže spracovávať a ako sa zabezpečí nezávislosť, je podrobnejšie opísané v nástrojoch vedomostí o nezaujatom spracovaní.
Čo znamená vlastné spracovanie v praxi
Keď spracovávate sami, je s tým spojené viac, ako len čítanie hlásenia. Musíte včas potvrdiť prijatie, hlásenie dôverne zaregistrovať, necať vykonať vyšetrovanie alebo ho vykonať sami, informovať hlásiteľa v zákonnej lehote o stave veci a všetko zaznamenať tak, aby ste neskôr mohli dokázať, že bol dodržaný postup. To si vyžaduje čas a poznaní o tom, čo je a čo nie je dovolené počas vyšetrovania, napríklad pokiaľ ide o ochranu totožnosti hlásiteľa.
Pre malý a stredný podnik bez samostatného útvaru compliance je to často prvá prekážka: nie vôľa robiť to správne, ale čas, aby to zvládol popri svojej práci, najmä ak hlásenie trvá dlhšie ako pár týždňov. Hostovaný kanál s prostredím na spracovanie odstraňuje procedurálnu časť — lehoty bežia automaticky a všetko je zaznamenané na jednom mieste — kým výsledková posúdenie ostáva u zamestnávateľa, ako to predpisuje aj zákon.
Kedy je outsourcing výhodnejší
Outsourcing sa javí ako vhodný, keď je organizácia príliš malá na to, aby interne určila nezaujatého spracovávateľa, keď sa hlásenia často týkajú vedúcich pracovníkov, alebo keď jednoducho nikto nemá čas starostlivo sledovať veci až do ich uzavretia. Aj pri prvom hlásení, keď ešte nikto v organizácii nemá skúsenosti s procesom, môže externí spracovávateľ alebo jasný postup odstrániť veľa neistoty.
Outsourcing nemusí byť všetko alebo nič: niektorí zamestnávatelia nechávajú canál a postup spravovať, zatiaľ čo výsledková posúdenie ostáva u internej určenej osoby. Ďalší nechávajú vyšetrovanie vykonať aj externou stranou, napríklad ak ide o hlásenie, ktoré sa týka vrcholu organizácie. Ktorá forma je vhodná, závisí od veľkosti organizácie a od toho, koľko hlásení sa dá očakávať.
Ako konkrétne urobíte túto úvahu
Kľúčová otázka znie neustále: môže určený spracovateľ pri každom hlásení konať nestranný a je dostatok času a vedomostí na to, aby sa zákonné lehoty a záznam dodržiavali vážne? Ak je odpoveď na jednu z týchto otázok pochybná, potom je zveriť kanál, procedúru alebo samotné spracovanie na externú organizáciu realnou možnosťou bez toho, aby ste stratili kontrolu nad výsledkom.
Chcete si najskôr pozrieť, ako si vaša organizácia v tomto smere vedie? S bezplatnú kontrolu v niekoľkých otázkach dostanete údaj, či vám povinnosť platí a čo potom musí byť na mieste, a v prehľad toho, ako platforma funguje vidíte, ako zostávajú sprostredkovanie a spracovanie na signalo.eu od seba oddelené.