Ha il diritto di gestire la trattatione delle segnalazioni da solo. La normativa non obbliga il ricorso a una parte esterna; richiede però che colui il quale tratta la segnalazione possa agire in modo imparziale e non abbia conflitti di interessi con la segnalazione o i soggetti coinvolti. Chi lo farà concretamente lo decide il datore di lavoro stesso: un membro della direzione, un responsabile HR, un responsabile della conformità, o un gestore esterno.
La questione pratica quindi non è se sia consentito, ma se nella vostra organizzazione sia possibile senza compromettere l'imparzialità. In un'azienda di cinquanta dipendenti il direttore conosce praticamente tutti personalmente, e questo rende talvolta difficile una gestione imparziale, soprattutto quando la segnalazione riguarda un collega o lo stesso direttore. Questa valutazione determina nella pratica se la gestione autonoma sia consigliabile.
Cosa prescrive e cosa non prescrive la legge
La normativa pone requisiti al processo: deve esistere un canale, deve pervenire una conferma di ricezione, e deve esservi una comunicazione entro il termine stabilito su quanto fatto della segnalazione. Riguardo alla persona del gestore di segnalazioni vale soprattutto una cosa: quella persona non può partecipare alla decisione in una questione in cui essa stessa svolge un ruolo, e il segnalatore deve poter contare sul fatto che la segnalazione sia trattata con cura e riservatezza.
Ciò significa che un proprietario-direttore di una piccola azienda in teoria può essere lui stesso gestore, ma questa situazione diventa difficile non appena una segnalazione lo riguarda personalmente, riguarda un membro della famiglia, o riguarda qualcuno con cui lavora a stretto contatto. In questi casi sorge il dubbio se l'imparzialità sia ancora credibile. Chi può gestire e come viene garantita questa indipendenza è descritto più dettagliatamente in la banca dati sulla gestione imparziale.
Cosa significa in pratica gestire da soli
Quando gestite voi stessi, c'è più di una semplice lettura della segnalazione. Dovete confermarne la ricezione tempestivamente, registrare la segnalazione in modo riservato, fare effettuare un'indagine o condurla voi stessi, informare il segnalatore entro il termine previsto dalla legge sull'andamento della questione, e documentare tutto in modo da poter dimostrare successivamente che la procedura è stata seguita. Ciò richiede tempo, e richiede conoscenza di ciò che è consentito e ciò che non è consentito durante un'indagine, ad esempio per quanto riguarda la protezione dell'identità del segnalatore.
Per un'azienda di medie dimensioni priva di un reparto conformità dedicato, questo è spesso il primo ostacolo: non la volontà di agire correttamente, ma il tempo per continuare a farlo insieme al lavoro ordinario, soprattutto quando una segnalazione si protrae per più di qualche settimana. Un canale ospitato con un ambiente di gestione solleva l'onere della parte processuale — i termini scorrono automaticamente e la documentazione si trova in un'unica posizione — mentre la valutazione sostanziale rimane presso il datore di lavoro, come prescrive anche la legge.
Quando l'affidamento a terzi offre vantaggi maggiori
L'affidamento a terzi è opportuno quando l'organizzazione è troppo piccola per designare internamente un gestore imparziale, quando le segnalazioni riguardano spesso i dirigenti, oppure quando semplicemente non c'è nessuno che abbia il tempo di seguire una questione con cura fino alla chiusura. Anche nel caso di una prima segnalazione, quando ancora nessuno in organizzazione ha esperienza del processo, un gestore esterno o una procedura chiara possono eliminare molte incertezze.
L'affidamento a terzi non deve essere tutto o niente: alcuni datori di lavoro si affidano a terzi per il canale e la procedura, mentre la valutazione sostanziale rimane presso una persona designata internamente. Altri affidano anche l'indagine a una parte esterna, ad esempio nel caso di una segnalazione che interessa i vertici dell'organizzazione. La forma più adatta dipende dalla dimensione dell'organizzazione e da quante segnalazioni ci si aspetta.
Come effettuare concretamente la valutazione
La domanda fondamentale è sempre la stessa: il responsabile designato può essere imparziale per ogni segnalazione, e ha a disposizione abbastanza tempo e conoscenze per rispettare seriamente i termini di legge e la documentazione? Se la risposta a una di queste due domande è incerta, l'affidamento del canale, della procedura o del trattamento stesso a terzi è un'opzione realistica, senza che questo significhi perdere il controllo sull'esito.
Volete prima verificare come si trova la vostra organizzazione sotto questo profilo? Con il controllo gratuito in poche domande potete ottenere un'indicazione se l'obbligo vi riguarda e cosa deve essere in atto, e in la panoramica di come funziona la piattaforma vedete come facilitazione e trattamento rimangono separati su signalo.eu.