Masz prawo samodzielnie rozpatrywać zawiadomienia. Przepisy nie wymagają zaangażowania strony trzeciej; wymagają natomiast, aby osoba rozpatrująca zawiadomienie działała bezstronnie i nie miała konfliktu interesów związanego z zawiadomieniem lub zaangażowanymi stronami. To, kto konkretnie będzie rozpatrywać zawiadomienie, decyduje pracodawca: członek zarządu, menedżer HR, specjalista ds. zgodności z przepisami lub zewnętrzny rozpatrujący.
Praktyczne pytanie brzmi zatem nie tyle, czy to jest dozwolone, ale czy w Twojej organizacji jest to możliwe bez narażenia bezstronności. W firmie zatrudniającej pięćdziesięciu pracowników kierownik zna praktycznie wszystkich osobiście, co czasami utrudnia bezstronne rozpatrzenie sprawy, zwłaszcza gdy zawiadomienie dotyczy kolegi lub samego kierownika. Ta ocena faktycznie decyduje o tym, czy samodzielne rozpatrzenie jest rozsądne.
Czego prawo reguluje, a czego nie
Przepisy stawiają wymogi proceduralnym: musi istnieć kanał, musi być wysłane potwierdzenie otrzymania, a w ustalonych terminie musi zostać udzielona informacja zwrotna na temat tego, co zostało zrobione z zawiadomieniem. Dotycząc osoby rozpatrującego, na uwagę zasługuje przede wszystkim jedno: osoba ta nie może podejmować decyzji w sprawie, w której sama pełni rolę, a składający zawiadomienie musi mieć pewność, że zawiadomienie będzie rozpatrzone należycie i poufnie.
To oznacza, że właściciel-kierownik małej firmy może teoretycznie być rozpatrującym, ale staje się to problematyczne, gdy zawiadomienie dotyczy jego samego, członka rodziny lub osoby, z którą ściśle współpracuje. W takich sytuacjach pojawia się pytanie, czy bezstronność jest jeszcze wiarygodna. Informacje na temat tego, kto może rozpatrywać zawiadomienie i jak zapewniana jest niezależność, znajdują się w bazie wiedzy dotyczącej bezstronnego rozpatrywania.
Co samodzielne rozpatrzenie oznacza w praktyce
Kiedy sam rozpatrywasz zawiadomienie, wiąże się to z więcej niż przeczytaniem zawiadomienia. Musisz potwierdzić otrzymanie w odpowiednim terminie, zarejestrować zawiadomienie poufnie, zlecić lub samodzielnie przeprowadzić dochodzenie, poinformować składającego zawiadomienie w ustawowym terminie o przebiegu sprawy i wszystko udokumentować w taki sposób, aby później można było wykazać, że procedura została przestrzegana. Wymaga to czasu i znajomości tego, co jest dozwolone, a co nie jest dozwolone podczas dochodzenia, na przykład w zakresie ochrony tożsamości składającego zawiadomienie.
Dla małego i średniego przedsiębiorstwa bez odrębnego działu ds. zgodności z przepisami jest to często pierwszą przeszkodą: nie chodzi o brak woli, aby działać prawidłowo, ale o brak czasu na realizację tego obok zwykłych obowiązków, szczególnie gdy zawiadomienie jest rozpatrywane dłużej niż kilka tygodni. Hostowany kanał ze środowiskiem rozpatrywania przejmuje aspekty proceduralne — terminy biegną automatycznie, a dokumentacja znajduje się w jednym miejscu — natomiast merytoryczna ocena pozostaje u pracodawcy, jak wymaga tego prawo.
Kiedy zlecenie stronie trzeciej jest bardziej korzystne
Zlecenie stronie trzeciej wydaje się uzasadnione, gdy organizacja jest zbyt mała, aby wyznaczyć wewnętrznie bezstronnego rozpatrującego, gdy zawiadomienia często dotyczą osób kierowniczych, lub gdy po prostu brakuje osób, które miałyby czas na ostrożne śledzenie sprawy do jej zamknięcia. Również przy pierwszym zawiadomieniu, gdy nikt w organizacji nie ma doświadczenia w tym procesie, zewnętrzny rozpatrujący lub jasna procedura może wyeliminować wiele niepewności.
Zlecenie stronie trzeciej nie musi być decyzją całkowita: niektórzy pracodawcy zlecają hostowanie kanału i procedurę, natomiast merytoryczną ocenę pozostawiają wewnętrznie wyznaczonej osobie. Inni zlecają również dochodzenie stronie trzeciej, na przykład w przypadku zawiadomienia dotyczącego kierownictwa organizacji. To, która forma jest najbardziej odpowiednia, zależy od rozmiaru organizacji i liczby spodziewanych zawiadomień.
Jak konkretnie dokonać tej oceny
Kluczowe pytanie to zawsze: czy wyznaczony pracownik odpowiedzialny za rozpatrywanie powiadomień może być bezstronny w każdym przypadku, i czy jest wystarczająco czasu oraz wiedzy, aby poważnie realizować ustawowe terminy i dokumentowanie? Jeśli odpowiedź na jedno z tych pytań jest wątpliwa, powierzenie kanału, procedury lub samego rozpatrywania jest realną opcją, bez utraty wpływu na wynik.
Chcesz najpierw sprawdzić, jak Twoja organizacja wypada w tym względzie? Dzięki bezpłatne sprawdzenie w kilka pytań otrzymasz wskazówkę, czy obowiązek cię dotyczy i co musi być wdrożone, a w przeglądzie sposobu działania platformy widzisz, jak facylitowanie i rozpatrywanie w signalo.eu pozostają od siebie oddzielone.