Saat käsitellä ilmoituksia itse. Säädöksillä ei vaadita ulkopuolista osapuolta; ne edellyttävät kuitenkin, että ilmoituksen käsittelevä henkilö pystyy toimimaan puolueettomasti ja että hänellä ei ole eturistiriitaa ilmoitukseen tai asianosaisten kanssa. Kenen konkreettisesti tehtävä se on, määrittää työnantaja itse: johtoryhmän jäsen, henkilöstöpäällikkö, vaatimustenmukaisuusvastaava tai ulkopuolinen käsittelijä.
Käytännöllinen kysymys ei siis ole se, onko se sallittua, vaan se, voiko se tapahtua organisaatiossanne ilman, että puolueettomuus vaarantuu. Viidenkymmen työntekijän yrityksessä johtaja tuntee lähes jokaisen henkilökohtaisesti, ja se vaikeuttaa joskus puolueetonta käsittelyä, erityisesti kun ilmoitus koskee kollegaa tai johtajaa itseään. Tämä arviointi määrää käytännössä sen, onko omatoiminen käsittely järkevää.
Mitä laki säännöstelee ja mitä ei
Säädöksillä on vaatimuksia prosessille: kanava on oltava, vastaanottovahvistus on annettava, ja asetetussa määräajassa on tiedotettava siitä, mitä ilmoitukselle on tehty. Käsittelijän henkilöstä on määrätty lähinnä yksi asia: kyseinen henkilö ei saa osallistua päätöksentekoon asiassa, jossa hänellä on itse rooli, ja ilmoittajan on voitava luottaa siihen, että ilmoitus käsitellään huolellisesti ja luottamuksellisesti.
Tämä tarkoittaa sitä, että pienessä yrityksessä omistaja-johtaja voi teoriassa olla käsittelijä itse, mutta se muuttuu hankalaksi, kun ilmoitus koskee häntä itseään, hänen perheenjäsentään tai henkilöä, jonka kanssa hän työskentelee läheisesti. Näissä tapauksissa herää kysymys siitä, onko puolueettomuus enää uskottavaa. Kuka saa käsitellä ja miten riippumattomuus turvataan, on kuvattu yksityiskohtaisemmin puolueettomasta käsittelystä kertovassa tietopankissa.
Mitä omatoiminen käsittely käytännössä tarkoittaa
Kun käsittelette itse, siihen sisältyy enemmän kuin ilmoituksen lukeminen. Vahvistatte vastaanotannon ajoissa, rekisteröitte ilmoituksen luottamuksellisesti, järjestätte tutkimuksen tai suoritatte sen itse, ilmoitatte ilmoittajalle asioiden käynnistymisestä laissa määrätyssä ajassa, ja dokumentoitte kaiken siten, että voitte myöhemmin osoittaa, että menettelyä noudatettiin. Se vaatii aikaa, ja sillä vaaditaan tietoa siitä, mitä saa ja mitä ei saa tehdä tutkimuksen aikana, esimerkiksi ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamisesta.
Pienessä ja keskisuuressa yrityksessä, jossa ei ole erillistä vaatimustenmukaisuusosastoa, tämä on usein ensimmäinen este: ei halu tehdä asiat oikein, vaan aika pitää sitä normaalin työn ohella, erityisesti kun ilmoitus kestää muutamaa viikkoa kauemmin. Isännöity kanava, jossa on käsittelyympäristö, ottaa prosessin teknisen osan pois käsistä — määräajat kulkevat automaattisesti, ja dokumentointi on yhdessä paikassa — kun taas sisältöä koskeva arviointi jää työnantajalle, kuten laissa määrätään.
Milloin ulkoistaminen tuottaa parempia tuloksia
Ulkoistaminen tulee kysymykseen, kun organisaatio on liian pieni määrittämään puolueettoman käsittelijän sisäisesti, kun ilmoitukset koskevat usein johtajia, tai kun yksinkertaisesti kenelläkään ei ole aikaa seurata asioita huolellisesti loppuun saakka. Myös ensimmäisessä ilmoituksessa, jolloin organisaatiolla ei vielä ole kokemusta menettelystä, ulkopuolinen käsittelijä tai selkeä menettely voi poistaa paljon epävarmuutta.
Ulkoistaminen ei ole joko-tai -asia: jotkut työnantajat antavat kanavan ja menettelyn hoitaa, kun taas sisältöä koskeva arviointi jää sisäisesti nimetylle henkilölle. Toiset antavat tutkimusvaiheenkin ulkopuolisen osapuolen hoidettavaksi, esimerkiksi kun ilmoitus koskee organisaation johtoa. Sopivin muoto riippuu organisaation koosta ja siitä, kuinka monta ilmoitusta on odotettavissa.
Kuinka teette valinnan konkreettisesti
Ydinkysymys on aina seuraava: pystyykö nimetty käsittelijä olemaan puolueeton jokaisen ilmoituksen kohdalla, ja onko riittävästi aikaa ja osaamista lakisääteisten määräaikojen ja dokumentoinnin seuraamiseen? Jos jompikumpi näistä herättää epäilyksiä, kanavan, menettelyn tai käsittelyn ulkoistaminen on todellinen vaihtoehto, ilman että menettäisit määräysvallan lopputuloksesta.
Haluatko ensin nähdä, miten organisaatiosi tältä osin vaikuttaa? Käyttämällä ilmainen tarkistus muutamalla kysymyksellä saat selville, koskeeko velvoite sinua ja mitä sinulla on oltava, ja osoitteessa alustan toiminnan yleiskatsaus näet, miten fasilitointi ja käsittely signalo.eu:ssa pysyvät erillään toisistaan.