Ön saját maguk végezhetik a bejelentések kezelését. A szabályozás nem kötelez külső félt; azonban azt kötelezi, hogy aki a bejelentést kezeli, az pártatlanul járhat el és nincs érdekkonfiktusa a bejelentéssel vagy az érintett felekkel. Hogy konkréten ki az, azt a munkáltató határozza meg: egy vezetői tag, egy HR-menedzser, egy compliance officer vagy egy külső kezelő.
A gyakorlati kérdés tehát nem az, hogy szabad-e, hanem az, hogy a szervezetben meg lehet-e csinálni anélkül, hogy a pártatlanság veszélybe kerülne. Egy ötvenből álló cégnél a vezetés gyakorlatilag mindenkit személyesen ismer, és ez néha megnehezíti a pártatlan kezelést, különösen egy kollégáról vagy magáról a vezetőről szóló bejelentésnél. Ez a mérlegelés határozza meg a gyakorlatban, hogy a saját kezelés okos-e.
Mit ír és mit nem ír elő a törvény
A szabályozás a folyamatra vonatkozó követelményeket támasztja: léteznie kell egy csatornának, érkeztetési igazolásnak kell lennie, és a megadott határidőn belül tájékoztatást kell adni arról, hogy mit tettek a bejelentéssel. A kezelő személyéről leginkább egy dolog biztos: az illető nem dönthet olyan ügyben, amelynek kezelésében maga is szerepet játszik, és a bejelentőnek arra kell számítania, hogy a bejelentést gondosan és bizalmasan kezelik.
Ez azt jelenti, hogy egy kisvállalkozás tulajdonos-vezetője elméletileg saját kezelőként járhat el, de ez nehézzé válik, amint egy bejelentés róla szól, egy családtagról vagy valakiről, akivel szorosan együtt dolgozik. Ezekben az esetekben az a kérdés merül fel, hogy a pártatlanság még mindig megállja-e a helyét. Ki kezelhet és hogyan biztosítható az függetlenség, ez részletesebben le van írva a tudásbázisban a pártatlan kezelésről.
Mit jelent a saját kezelés a gyakorlatban
Amikor ön saját maguk kezelik, több mindenre van szükség, mint egy bejelentés elolvasása. Meg kell erősítenie az érkezést időben, a bejelentést bizalmasan regisztrálnia kell, nyomozást kell folytatnia vagy saját magának kell végezni, a bejelentőt a jogszabályban meghatározott határidőn belül tájékoztatnia kell az ügy állásáról, és mindezt úgy kell dokumentálnia, hogy később bizonyítani tudja a procedure követését. Ez időt igényel, és tudást igényel arról, hogy mit lehet és mit nem lehet tenni egy nyomozás során, például a bejelentő személyazonossága védelmének körül.
Egy appaság nélküli kisvállalkozás számára ez gyakran az első akadály: nem az akarat a helyes cselekvésre, hanem az idő arra, hogy a szokásos munka mellett folytassa, különösen olyan bejelentésnél, amely több hétnél tovább tart. A hosztolt csatorna a kezelési környezettel leveszi a procedurális részt a kezekből — a határidők automatikusan haladnak, és a dokumentálás egy helyen van — míg a tartalmi értékelés a munkaadónál marad, amint a törvény is előírja.
Mikor eredményes a kiszervezés
A kiszervezés akkor nyilvánvaló, ha a szervezet túl kicsi ahhoz, hogy belsőleg pártatlan kezelőt jelöljön ki, ha a bejelentések gyakran vezetőkről szólnak, vagy ha egyszerűen nincs olyan ember, akinek ideje van arra, hogy gondosan nyomon kísérje az ügyet a lezárásig. Az első bejelentésnél is, ahol még senki sem rendelkezik tapasztalattal a procedúrában, egy külső kezelő vagy egy világos eljárás sok bizonytalanságot megszüntethet.
A kiszervezés nem kell, hogy teljes legyen: egyes munkaadók a csatorna és az eljárás megkönnyítésére hagyják a tartalmi értékelést egy belsőleg kijelölt személynél. Mások azt is rábíznak egy külső félre, hogy folytassa a vizsgálatot, például egy olyan bejelentésnél, amely a szervezet felső vezetésére vonatkozik. Az, hogy melyik forma illeszkedik, a szervezet méretétől és a várható bejelentések számától függ.
Hogyan határozza meg konkrétan a mérlegelést
A központi kérdés mindig ez: a kijelölt kezelő minden bejelentésnél tárgyilagos tud-e lenni, és van-e elegendő ideje és ismerete ahhoz, hogy a jogszabályi határidőket és a nyilvántartást komolyan végezze? Ha bármelyik kérdésre válasza kétséges, akkor a csatorna, az eljárás vagy a kezelés kiszervezése valós lehetőség, anélkül hogy elveszítené a végeredmény feletti kontrollt.
Szeretne-e először látni, hogy szervezete ebből a szempontból hogyan áll? A az ingyenes ellenőrzést néhány kérdésben segítségével megkapja, hogy Önre vonatkozik-e a kötelezettség, és mit kell akkor megvalósítani, valamint a a platform működésének áttekintésében megfigyelheti, hogy a signalo.eu-nál a facilitálás és a kezelés elkülönül egymástól.