В момента, когато пристигне доклад, не е необходимо веднага да преценявате дали докладът е верен. Първата стъпка е практическа: потвърждавате, че сте получили докладът, записвате какво е докладено и назначавате обработчик. Преценката на съдържанието идва след това.
За потвърждението на приемането важи период от седем дни. За информацията относно преценката на докладът важи период от три месеца. И двата периода започват автоматично от момента на подаването на докладът, дори и ако през първите дни все още не знаете как ще се справите с докладът.
Първо регистрирайте, след това преценявайте
Често срещана реакция през първите дни е обработчикът веднага да се опита да установи дали докладът е сериозен, дали е верен, или кой е включен. Това е разбираемо, но процедурата изисква нещо различно от вас в този етап. Първо регистрирате докладът: какво е докладено, кога и през какъв канал. След това потвърждавате приемането на лицето, което е подало докладът, без да казвате нещо относно съдържанието. Преценката на съдържанието, включително евентуално разследване, следва в периода след това. Ако промените този ред, рискувате да направите изводи преди да имате фактите.
Кой може да види докладът
От първия момент е важно само определеният обработчик или обработчици да имат достъп до докладът. Това важи и ако все още не знаете дали докладът е основан. Колеги, които не са включени в обработката, не трябва да знаят име или съдържание в този момент. В как се защитават данните на докладът можете да прочетете как това се организира на практика, дори и ако докладът пристига чрез вътрешна система вместо отделна платформа.
Двата периода, които текат от ден първи
Седемте дни за потвърждение на приемането и трите месеца за обратна информация започват, когато докладът е подаден, не когато вие го достигнете. Това означава, че първата седмица се отнася главно до организирането: кой обработва докладът, какви са следващите стъпки и кога отново ще се свържете с лицето, което е подало докладът. В знанието база с пълния план на действия по фаза можете да прочетете как тези два периода се отнасят един към друг и какво от вас се очаква в рамките на тях.
Ако докладът е анонимен
И при анонимен докладър редът не се променя. Регистрирате и потвърждавате приемането, само не на име, а чрез кодекса на случая, с който лицето, което е подало докладът, може да се върне по-късно. Фактът, че лицето е анонимно, не означава, че трябва да бъдете по-малко старателни при регистрирането; означава само, че идентификацията не е част от първата стъпка.
Записване от началото
Това, което записвате през първите дни, ще използвате отново по-късно: при обратната информация след три месеца и при затваряне на докладър. Ясно досие от началото предотвратява необходимостта да реконструирате по-късно какво точно се е случило и кога. Ако все още не сте сигурни дали вашата организация попада под задължението за докладване, или какви точно стъпки трябва да предприемете, то безплатната проверка в няколко въпроса дава първо указание.
Ако искате да организирате обработката на докладване систематично, с постоянна среда за обработчика и периодите, които текат автоматично, можете да се регистрирате с бизнес акаунт. Ако първо искате спокойно да прочетете как изглежда първият период след подаване на докладър на практика, прегледайте знанието база или направете безплатната бърза проверка.