In dem Moment, in dem eine Meldung eingeht, müssen Sie nicht sofort beurteilen, ob die Meldung korrekt ist. Der erste Schritt ist praktisch: Sie bestätigen, dass Sie die Meldung erhalten haben, Sie dokumentieren, was gemeldet wurde, und Sie benennen einen Bearbeiter. Die inhaltliche Bewertung erfolgt erst danach.
Für die Bestätigung des Eingangs gilt eine Frist von sieben Tagen. Für die Mitteilung über die Bewertung der Meldung gilt eine Frist von drei Monaten. Beide Fristen beginnen automatisch ab dem Moment der Meldung zu laufen, auch wenn Sie in diesen ersten Tagen noch nicht wissen, wie Sie die Meldung angehen werden.
Zunächst erfassen, dann bewerten
Eine häufige Reaktion in den ersten Tagen ist, dass ein Bearbeiter sofort versucht festzustellen, ob die Meldung ernst ist, ob sie stimmt oder wer daran beteiligt ist. Das ist verständlich, aber das Verfahren erfordert in dieser Phase etwas anderes von Ihnen. Zunächst erfassen Sie die Meldung: was wurde gemeldet, wann und über welchen Kanal. Danach bestätigen Sie den Eingang dem Meldenden, ohne dabei bereits etwas zum Inhalt zu sagen. Die inhaltliche Bewertung mit gegebenenfalls Untersuchung erfolgt in der folgenden Zeit. Wer diese Reihenfolge umkehrt, riskiert, Schlussfolgerungen vorwegzunehmen, bevor die Fakten vorliegen.
Wer die Meldung einsehen darf
Von Anfang an ist es wichtig, dass nur der benannte Bearbeiter oder die benannten Bearbeiter Zugang zur Meldung haben. Das gilt auch, wenn Sie noch nicht wissen, ob die Meldung begründet ist. Kollegen, die nicht an der Bearbeitung beteiligt sind, sollten zu diesem Zeitpunkt weder einen Namen noch den Inhalt erfahren. In wie Daten einer Meldung geschützt werden lesen Sie, wie dies in der Praxis umgesetzt wird, auch wenn die Meldung über ein internes System eingeht, anstatt über eine separate Plattform.
Die beiden Fristen, die ab Tag eins laufen
Die sieben Tage für die Eingangsbestätigung und die drei Monate für die Rückmeldung beginnen ab dem Moment zu laufen, in dem die Meldung erfolgt ist, nicht ab dem Moment, in dem Sie sich damit befassen. Das bedeutet, dass die erste Woche hauptsächlich der Organisation gilt: wer bearbeitet die Meldung, welche Schritte folgen, und wann kommunizieren Sie erneut mit dem Meldenden. In der Wissensdatenbank mit dem vollständigen Aktionsplan pro Phase lesen Sie, wie sich diese beiden Fristen zueinander verhalten und was in diesem Rahmen von Ihnen erwartet wird und was nicht.
Wenn die Meldung anonym ist
Auch bei einer anonymen Meldung ändert sich die Reihenfolge nicht. Sie erfassen und bestätigen den Eingang, nur nicht an einen Namen, sondern über den Fallcode, unter dem der Meldende später zurückkehren kann. Dass der Meldende anonym ist, bedeutet nicht, dass Sie weniger sorgfältig erfassen müssen; es bedeutet nur, dass die Identifizierung kein Teil des ersten Schritts ist.
Von Anfang an dokumentieren
Was Sie in den ersten Tagen dokumentieren, verwenden Sie später erneut: bei der Rückmeldung nach drei Monaten und beim Abschluss der Meldung. Eine klare Dokumentation von Anfang an verhindert, dass Sie später rekonstruieren müssen, was genau geschah und wann. Wenn Sie sich noch nicht sicher sind, ob Ihre Organisation unter die Meldepflicht fällt oder welche Schritte genau dazu gehören, bietet die kostenlose Überprüfung in ein paar Fragen durch eine erste Orientierung.
Wenn Sie die Bearbeitung von Meldungen strukturell organisieren möchten, mit einer festen Umgebung für den Bearbeiter und den automatisch laufenden Fristen, können Sie sich mit einem Geschäftskonto anmelden. Wenn Sie zuerst in aller Ruhe lesen möchten, wie die erste Zeit nach einer Meldung in der Praxis aussieht, schauen Sie in die Wissensdatenbank oder machen Sie den kostenlosen Quick-Check.