V okamžiku, kdy přijde oznamovatelská zpráva, nemusíte okamžitě rozhodovat, zda je zpráva správná. Prvním krokem je praktický: potvrdíte, že jste zprávu obdrželi, zaznamenáte, co bylo nahlášeno, a určíte zpracovatele. Věcné vyhodnocení přijde až později.
Pro potvrzení o přijetí platí lhůta sedm dní. Pro informaci o vyhodnocení oznamovatelské zprávy platí lhůta tři měsíce. Obě lhůty běží automaticky od okamžiku podání zprávy, i když v těch prvních dnech ještě nevíte, jak se k ní postavíte.
Nejdříve registrace, teprve pak vyhodnocení
Běžná reakce zpracovatele v prvních dnech je pokusit se okamžitě zjistit, zda je zpráva vážná, zda je správná nebo kdo je do ní zapojen. Je to pochopitelné, ale procedura v této fázi od vás žádá něco jiného. Nejdříve zaregistrujete zprávu: co bylo nahlášeno, kdy a skrze který kanál. Poté potvrdíte přijetí oznamovateli, aniž byste zatím řekli cokoliv o obsahu. Věcné vyhodnocení, případně s vyšetřováním, následuje později. Kdo tento postup obrátí, riskuje, že si udělá závěry ještě předtím, než budou k dispozici fakta.
Kdo smí vidět oznamovatelskou zprávu
Od prvního okamžiku je důležité, aby ke zprávě měl přístup pouze určený zpracovatel nebo zpracovatelé. To platí i v případě, že ještě nevíte, zda je zpráva podložená. Kolegové, kteří se na zpracování nepodílejí, by v tuto dobu neměli slyšet žádné jméno nebo obsah. V tom, jak jsou údaje o oznamovatelské zprávě chráněny se dozvíte, jak se to v praxi zajišťuje, a to i když zpráva přijde interním systémem místo samostatné platformy.
Dvě lhůty, které běží od prvního dne
Sedm dní na potvrzení o přijetí a tři měsíce na zpětnou vazbu začínají běžet od okamžiku podání zprávy, ne od chvíle, kdy se k ní dostanete. To znamená, že první týden se týká především organizace: kdo zprávu zpracuje, jaké kroky následují a kdy se znovu spojíte s oznamovatelem. V znalostní bázi s úplným plánem kroků pro každou fázi vidíte, jak se tyto dvě lhůty vzájemně vztahují a co se od vás v jejich rámci očekává.
Pokud je oznamovatelská zpráva anonymní
I v případě anonymní oznamovatelské zprávy se postup nemění. Zaregistrujete a potvrdíte přijetí, jen ne na základě jména, ale prostřednictvím kódu případu, pomocí kterého se oznamovatel později vrátí. Skutečnost, že je oznamovatel anonymní, neznamená, že byste měli méně pečlivě zaznamenávat; znamená to jen, že identifikace není součástí prvního kroku.
Zaznamenávání od začátku
To, co zaznamenáte v prvních dnech, využijete později: při zpětné vazbě po třech měsících a při uzavření zprávy. Jasný spis od začátku vám zabraňuje tomu, abyste později museli rekonstruovat, co přesně se stalo a kdy. Nejste si jisti, zda se vaše organizace řídí oznamovací povinností, nebo jaké kroky k tomu přesně patří, nabízí bezplatnou kontrolu v několika otázkách první orientaci.
Pokud chcete strukturálně organizovat zpracování oznamovatelských zpráv se stálým prostředím pro zpracovatele a automaticky běžícími lhůtami, můžete se zaregistrovat s obchodním účtem. Chcete-li si nejdříve v klidu přečíst, jak vypadá praktická podoba prvního období po obdržení zprávy, podívejte se do znalostní báze nebo si udělejte bezplatný rychlý audit.