Nel momento in cui arriva una segnalazione, non dovete subito valutare se la segnalazione è corretta. Il primo passo è pratico: confermate di aver ricevuto la segnalazione, registrate cosa è stato segnalato e designate un responsabile del trattamento. La valutazione nel merito viene solo dopo.
Per la conferma di ricezione vale un termine di sette giorni. Per l'informazione sulla valutazione della segnalazione vale un termine di tre mesi. Entrambi i termini iniziano automaticamente dal momento in cui la segnalazione è stata presentata, anche se nei primi giorni non sapete ancora come affronterete la segnalazione.
Prima registrare, poi valutare
Una reazione molto comune nei primi giorni è che un responsabile del trattamento cerchi subito di stabilire se la segnalazione è grave, se è corretta, o chi è coinvolto. È comprensibile, ma la procedura richiede qualcosa di diverso in questa fase. Per prima cosa registrate la segnalazione: cosa è stato segnalato, quando, e attraverso quale canale. Poi confermate la ricezione al segnalante, senza ancora dire nulla sul contenuto. La valutazione nel merito, con eventuale indagine, seguirà nel periodo successivo. Chi inverte quest'ordine rischia di anticipare conclusioni prima di avere i fatti.
Chi può accedere alla segnalazione
Dal primo momento è importante che solo il responsabile o i responsabili del trattamento designati abbiano accesso alla segnalazione. Questo vale anche se non sapete ancora se la segnalazione è fondata. I colleghi non coinvolti nel trattamento non devono conoscere il nome o il contenuto in questo momento. In come sono protetti i dati di una segnalazione potete leggere come ciò viene implementato nella pratica, anche se la segnalazione arriva tramite un sistema interno anziché tramite una piattaforma separata.
I due termini che decorrono dal primo giorno
I sette giorni per la conferma di ricezione e i tre mesi per la risposta iniziano a decorrere non appena la segnalazione è presentata, non quando vi arrivate. Ciò significa che la prima settimana riguarda principalmente l'organizzazione: chi tratta la segnalazione, quali passi seguono e quando comunicate di nuovo con il segnalante. Nel centro di conoscenza con il piano d'azione completo per ogni fase potete leggere come questi due termini si relazionano tra loro e cosa ci si aspetta da voi all'interno di questi termini.
Se la segnalazione è anonima
Anche con una segnalazione anonima l'ordine non cambia. Registrate e confermate la ricezione, solo non a un nome ma tramite il codice del caso con cui il segnalante può tornare in seguito. Che il segnalante sia anonimo non significa che dovete registrare meno accuratamente; significa solo che l'identificazione non fa parte del primo passo.
Registrare fin dall'inizio
Quello che registrate nei primi giorni lo userete di nuovo: nella risposta dopo tre mesi e nella chiusura della segnalazione. Un fascicolo chiaro fin dall'inizio evita che dobbiate ricostruire in seguito esattamente cosa è successo e quando. Se non siete ancora certi se la vostra organizzazione è soggetta all'obbligo di segnalazione, o quali passi esattamente lo comportano, allora il controllo gratuito in poche domande fornisce una prima indicazione.
Se desiderate organizzare strutturalmente il trattamento delle segnalazioni, con un ambiente fisso per il responsabile del trattamento e i termini che decorrono automaticamente, potete registrarvi con un account aziendale. Se preferite prima leggere tranquillamente come il primo periodo dopo una segnalazione si presenta nella pratica, consultate il centro di conoscenza o fate la scansione rapida gratuita.