Abban a pillanatban, amikor bejelentés érkezik, nem kell azonnal értékelnie, hogy a bejelentés helytálló-e. Az első lépés gyakorlati jellegű: megerősíti, hogy kapta a bejelentést, rögzíti, hogy mit jelentett be, és kijelöl egy kezelőt. A tartalmi értékelés csak ezt követően történik.
A beérkezés megerősítésére hét nap a határidő. A bejelentés értékeléséről szóló tájékoztatásra három hónap a határidő. Mindkét határidő automatikusan kezd futni attól a pillanattól, amikor a bejelentést megtették, még akkor is, ha az első napokban még nem tudja, hogyan fogja kezelni a bejelentést.
Először regisztráljon, csak azután értékeljen
Az első napok során gyakori válaszreakció, hogy a kezelő azonnal megpróbálja megállapítani, hogy a bejelentés komoly-e, hogy helytálló-e, vagy kik az érintett személyek. Ez érthető, de az eljárás ebben a szakaszban mást vár el Öntől. Először regisztrálnia kell a bejelentést: mit jelentett be, mikor, és milyen csatornán keresztül. Ezt követően megerősíti a beérkezést a bejelentőnek, anélkül, hogy az tartalommal kapcsolatos közleményt tenné. A tartalmi értékelés, szükség esetén nyomozás, az ezt követő időszakban történik. Aki ezt a sorrendet megfordítja, annak az a kockázata, hogy az előfeltételezések alapján halad előre, mielőtt a tények rendelkezésre állnának.
Aki láthatja a bejelentést
Az első pillanattól kezdve fontos, hogy csak a kijelölt kezelő vagy kezelők férhessenek hozzá a bejelentéshez. Ez akkor is érvényes, ha még nem tudja, hogy a bejelentés megalapozott-e. Az olyan kollégák, akik nem vesznek részt a kezelésben, ebben a pillanatban nem hallhatnak nevet vagy tartalmat. A az adatok védelméről szóló információban olvashat erről, hogy ez a gyakorlatban hogyan valósul meg, még akkor is, ha a bejelentés egy belső rendszeren keresztül érkezik az egyik platform helyett.
A két határidő, amely az első naptól számítva fut
A beérkezés megerősítésére szánt hét nap és az értesítésre szánt három hónap abban a pillanatban kezd futni, amikor a bejelentést megtették, nem amikor Ön hozzáfér. Ez azt jelenti, hogy az első hét főleg a szervezésről szól: ki kezeli a bejelentést, milyen lépések következnek, és mikor kommunikál újra a bejelentővel. A teljes lépésenkénti terv tartalmazó tudásbázisban megtudhatja, hogy ez a két határidő hogyan viszonyul egymáshoz, és mit kell és mit nem kell tennie ezeken belül.
Ha a bejelentés anonim
Anonim bejelentés esetén a sorrend nem változik. Regisztrálnia és megerősítenie kell a beérkezést, csak nem egy névre, hanem azzal a případszámmal, amellyel a bejelentő később visszatérhet. Az, hogy a bejelentő anonim, nem jelenti azt, hogy kevésbé körültekintően kell regisztrálnia; ez csak azt jelenti, hogy az azonosítás nem része az első lépésnek.
Rögzítsen az elejétől
Amit az első napok során rögzít, később újra felhasználja: három hónap után a visszajelzéskor, valamint a bejelentés lezárásakor. Egy világos dosszié az elejétől megelőzi, hogy később rekonstruálnia kelljen, mi történt pontosan és mikor. Ha még nem biztos abban, hogy szervezete a bejelentési kötelezettség alá tartozik-e, vagy hogy pontosan mely lépések tartoznak hozzá, akkor a az ingyenes ellenőrzést néhány kérdésben egy első orientációt nyújt.
Ha a bejelentések kezelését szerkezetesen kívánja szervezni, egy rögzített kezelői környezettel és az automatikusan futó határidőkkel, akkor üzleti fiókkal regisztrálhat. Ha előbb szeretne nyugodtan elolvasni, hogyan néz ki az első időszak a gyakorlatban, tekintse meg a tudásbázist, vagy végezze el az ingyenes gyors felmérést.