Τη στιγμή που λαμβάνετε μια αναφορά, δεν χρειάζεται να αξιολογήσετε αμέσως αν η αναφορά είναι ακριβής. Το πρώτο βήμα είναι πρακτικό: επιβεβαιώνετε ότι λάβατε την αναφορά, καταγράφετε τι αναφέρθηκε και ορίζετε έναν επεξεργαστή. Η ουσιαστική αξιολόγηση έρχεται αργότερα.
Για την επιβεβαίωση λήψης ισχύει προθεσμία επτά ημερών. Για τις πληροφορίες σχετικά με την αξιολόγηση της αναφοράς ισχύει προθεσμία τριών μηνών. Και οι δύο προθεσμίες αρχίζουν αυτόματα από τη στιγμή που γίνεται η αναφορά, ακόμη και αν δεν ξέρετε πώς θα αντιμετωπίσετε την αναφορά τις πρώτες ημέρες.
Πρώτα καταχώριση, μετά αξιολόγηση
Μια συνηθισμένη αντίδραση τις πρώτες ημέρες είναι ότι ένας επεξεργαστής προσπαθεί αμέσως να προσδιορίσει αν η αναφορά είναι σοβαρή, αν είναι ακριβής ή ποιος εμπλέκεται. Αυτό είναι κατανοητό, αλλά η διαδικασία σας ζητά κάτι διαφορετικό σε αυτή τη φάση. Αρχικά, καταχωρίζετε την αναφορά: τι αναφέρθηκε, πότε και μέσω ποιου καναλιού. Στη συνέχεια, επιβεβαιώνετε την ληψη στον αναφέροντα, χωρίς να σχολιάσετε το περιεχόμενο. Η ουσιαστική αξιολόγηση, με ενδεχόμενη έρευνα, ακολουθεί στην επόμενη περίοδο. Αν αντιστρέψετε αυτή τη σειρά, διατρέχετε τον κίνδυνο να προθέσετε συμπεράσματα πριν διαθέσετε τα γεγονότα.
Ποιος μπορεί να δει την αναφορά
Από την πρώτη στιγμή είναι σημαντικό μόνο ο ορισμένος επεξεργαστής ή οι επεξεργαστές να έχουν πρόσβαση στην αναφορά. Αυτό ισχύει ακόμη και αν δεν ξέρετε αν η αναφορά είναι βάσιμη. Συνάδελφοι που δεν εμπλέκονται στην επεξεργασία δεν πρέπει να μάθουν ένα όνομα ή περιεχόμενο τώρα. Σε πώς προστατεύονται τα δεδομένα μιας αναφοράς μπορείτε να διαβάσετε πώς οργανώνεται στην πράξη, ακόμη και αν η αναφορά λαμβάνεται μέσω ενός εσωτερικού συστήματος αντί για μια ξεχωριστή πλατφόρμα.
Οι δύο προθεσμίες που αρχίζουν από την πρώτη ημέρα
Οι επτά ημέρες για την επιβεβαίωση λήψης και οι τρεις μήνες για την ανατροφοδότηση αρχίζουν να τρέχουν μόλις γίνει η αναφορά, όχι όταν το κατορθώσετε. Αυτό σημαίνει ότι η πρώτη εβδομάδα αφορά κυρίως οργάνωση: ποιος επεξεργάζεται την αναφορά, ποια βήματα ακολουθούν και πότε επικοινωνείτε ξανά με τον αναφέροντα. Σε βάση δεδομένων γνώσης με το πλήρες σχέδιο δράσης ανά φάση μπορείτε να δείτε πώς αυτές οι δύο προθεσμίες σχετίζονται μεταξύ τους και τι αναμένεται από εσάς μέσα σε αυτές.
Αν η αναφορά είναι ανώνυμη
Ακόμη και με μια ανώνυμη αναφορά, η σειρά δεν αλλάζει. Καταχωρίζετε και επιβεβαιώνετε την ληψη, μόνο όχι σε ένα όνομα αλλά μέσω του κωδικού υπόθεσης με τον οποίο ο αναφέρων μπορεί να επιστρέψει αργότερα. Το γεγονός ότι ο αναφέρων είναι ανώνυμος δεν σημαίνει ότι χρειάζεται να καταχωρίσετε λιγότερο σχολαστικά· σημαίνει απλώς ότι η ταυτοποίηση δεν είναι μέρος του πρώτου βήματος.
Καταγραφή από την αρχή
Αυτό που καταχωρίζετε τις πρώτες ημέρες, θα το χρησιμοποιήσετε ξανά: στην ανατροφοδότηση μετά από τρεις μήνες και στο κλείσιμο της αναφοράς. Ένα σαφές αρχείο από την αρχή αποτρέπει να χρειάζεται να ανακατασκευάσετε αργότερα τι ακριβώς έγινε και πότε. Αν δεν είστε σίγουροι αν η οργάνωσή σας υπόκειται στην υποχρέωση αναφοράς ή ποια βήματα ακολουθούν, τότε τον δωρεάν έλεγχο σε μερικές ερωτήσεις παρέχει μια πρώτη ένδειξη.
Αν θέλετε να οργανώσετε συστηματικά την επεξεργασία των αναφορών, με ένα σταθερό περιβάλλον για τον επεξεργαστή και τις προθεσμίες που τρέχουν αυτόματα, μπορείτε να εγγραφείτε με ένα επαγγελματικό λογαριασμό. Αν θέλετε να διαβάσετε πρώτα ήσυχα πώς φαίνεται η πρώτη περίοδος μετά από μια αναφορά στην πράξη, δείτε τη βάση δεδομένων γνώσης ή κάντε τη δωρεάν γρήγορη σάρωση.