Fil-mument li komunikazzjoni tistaqsi għas-sħiħa tista' titqabbel, m'hiniex immidyat biex valutaw jekk id-dikjarazzjoni hi ġusta. L-ewwel pass huwa praktiku: inti tiddikjara li int qabbilt ir-riċeviment tal-komunikazzjoni, inti tiddokumenta dak li ntqal u inti tassenja persuna responsabbli għall-treatment. Il-valutazzjoni tal-kontenut ġej wara.
Għal dik id-dikjarazione tar-riċeviment hemm limit ta' saba jiem. Għal-informazzjoni dwar il-valutazzjoni tal-komunikazzjoni hemm limit ta' tliet xhur. Iż-żewġ limiti jridu jaħdmu awtomatikament minn-mument li l-komunikazzjoni ntqalet, anke jekk fl-ewwel jiem inti bħad taf kif inti ser tittratta l-komunikazzjoni.
L-ewwel irrischistra, imbagħad valutazzjoni
Reazzjoni ċerta miżżewġa fl-ewwel jiem hija li persuna responsabbli għall-treatment tistadiliniex teħel immedjatament jekk il-komunikazzjoni hija serja, jekk hi ġusta, jew min huwa involut. Dan hu intelliġibbli, iżda l-proċedura titlob minnok xay ieħor f'din il-fażi. L-ewwel irrischistra inti l-komunikazzjoni: x'intqal, meta, u permezz ta' liema kanal. Imbagħad tiddikjara r-riċeviment lit-talb, mingħajr tippuntaw lil ebda waħda fuq il-kontenut. Il-valutazzjoni tal-kontenut, b'investigazzjoni possibbli, ġej fil-perjodu li ġej. Min jaqleb dik l-ordni, hemm riskju li jmorru quddiem provi qabel ma jkollhom il-fatti.
Min jista' jara l-komunikazzjoni
Mill-ewwel mument huwa importanti li biss il-persuna responsabbli għall-treatment assenjata jew il-persuni jkollhom aċċess għal-komunikazzjoni. Dan japplikaw anke jekk inti bħad taf jekk id-dikjarazzjoni hija validata. Il-kollegi li mhumiex involuti fil-treatment m'għandhom jaħdux iżżmun jew il-kontenut f'dan il-mument. F' kif il-data ta' komunikazzjoni tiġi protetta inti taqra kif dan jiġi organizzat fil-prattika, anke jekk il-komunikazzjoni tqabla permezz ta' sistema interna minflok permezz ta' platform separata.
Iż-żewġ limiti li minn-jum ewwel jaħdmu
Is-saba jiem għad-dikjarazione tar-riċeviment u tliet xhur għat-taħriġ jibdew immedjatament meta l-komunikazzjoni ntqalet, mhux meta inti taħsel magħhom. Dan ifisser li l-ewwel ġimgħa hija ħafna dwar l-organizzazzjoni: min ser jittrata l-komunikazzjoni, liema passi ġej, u meta inti ser tkommunika mill-ġdid mat-talb. F' il-bank tal-għarfien b'il-planu sħiħ tal-passi għal kull fażi inti taqra kif dawk iż-żewġ limiti jirrelataw ma' xulxin u x'ġewwa ta' dawk il-limiti hu mistenni minnok u x'le.
Jekk il-komunikazzjoni hija anonim
Anke ma' komunikazzjoni anonima l-ordni ma tbiddilx. Inti irrischistra u tiddikjara r-riċeviment, biss mhux lil isem imma permezz tal-kodiċi tal-każ li bih it-talb jista' jirritorna aktar tard. Li t-talb hu anonim ma tfisser li inti trid tkun inqas attentu fl-irrischistra; ifisser biss li l-identifikazzjoni mhijiex parti mill-ewwel pass.
Dokumentazzjonali minn il-bidu
Dak li inti tiddokumenta fl-ewwel jiem, inti ser tuża mill-ġdid: fit-taħriġ wara tliet xhur, u meta taqlew il-komunikazzjoni. Dokument ċar minn il-bidu jipprevieni li inti trid tirrekostrisci aktar tard x'eżattament ġara u meta. Jekk inti bħad issib li l-organizzazzjoni tiegħek hija soġġett għall-obbligi ta' raportazzjoni, jew liema passi eżattament jisguuni, imbagħad iċ-ċekk liberu f'ftit mistoqsijiet ipprovdi indikazzjoni ewwelija.
Jekk inti ser torganizza s-sistema tal-komunikazzjoni strutturalament, b'ambjent stabil għal-persuna responsabbli għall-treatment u l-limiti li jaħdmu awtomatikament, inti tista' irriġistraw b'account kummerċjali. Jekk inti trid tixtri b'mod kwiet kif il-perjodu ewwel wara komunikazzjoni jidher fil-prattika, ara l-bank tal-għarfien jew agħmel il-quick-scan bla ħlas.