När en rapport kommer in behöver ni inte omedelbar bedöma om rapporten är korrekt. Det första steget är praktiskt: ni bekräftar att ni mottagit rapporten, ni dokumenterar vad som har rapporterats och ni utser en handläggare. Den innehållsmässiga bedömningen kommer senare.
För bekräftelsen på mottagandet gäller en tidsfrist på sju dagar. För informationen om bedömningen av rapporten gäller en tidsfrist på tre månader. Båda tidsfrister löper automatiskt från det ögonblick rapporten gjordes, även om ni under dessa första dagar ännu inte vet hur ni ska hantera rapporten.
Registrera först, bedöm senare
En vanlig reaktion under de första dagarna är att en handläggare omedelbar försöker fastställa om rapporten är allvarlig, om den är korrekt, eller vem som är inblandad. Det är förståeligt, men proceduren kräver något annat av er i denna fas. Först registrerar ni rapporten: vad rapporterades, när och via vilken kanal. Sedan bekräftar ni mottagandet till rapportören, utan att säga något om innehållet ännu. Den innehållsmässiga bedömningen, eventuellt med utredning, följer senare. Den som vänder på denna ordning riskerar att förhastade sig framför fakta.
Vem som får se rapporten
Från början är det viktigt att endast den utsedda handläggaren eller handläggarna har tillgång till rapporten. Det gäller även om ni ännu inte vet om rapporten är välgrundad. Kollegor som inte är inblandade i handläggningen ska inte höra något namn eller innehål för tillfället. I hur rapportuppgifter skyddas läser ni hur det genomförs i praktiken, även när rapporten kommer in via ett internt system i stället för via en separat plattform.
De två tidsfrister som löper från dag ett
De sju dagarna för bekräftelse på mottagandet och de tre månaderna för återkoppling börjar löpa så snart rapporten gjordes, inte när ni hinner med den. Det betyder att den första veckan handlar mycket om organisation: vem handlägger rapporten, vilka steg följer, och när kommunicerar ni igen med rapportören. I kunskapsbanken med hela stegschemat per fas läser ni hur dessa två tidsfrister förhåller sig till varandra och vad som förväntas av er inom dessa tidsfrister.
Om rapporten är anonym
Även med en anonym rapport ändras inte ordningen. Ni registrerar och bekräftar mottagandet, bara inte till ett namn utan via ärendenumret som rapportören senare kan använda för att återvända. Att rapportören är anonym betyder inte att ni behöver vara mindre noggrann med registreringen; det betyder bara att identifiering inte är en del av det första steget.
Dokumentera från början
Det ni dokumenterar under de första dagarna använder ni senare igen: vid återkopplingen efter tre månader och när ni avslutar rapporten. En tydlig dokumentation från början förhindrar att ni senare måste rekonstruera exakt vad som hände och när. Om ni ännu inte är säker på om er organisation omfattas av rapporteringsplikten, eller exakt vilka steg som hör till det, ger den kostnadsfria kontrollen i några frågor en första indikation.
Om ni vill organisera handläggningen av rapporter systematiskt, med en dedikerad miljö för handläggaren och tidsfrister som löper automatiskt, kan ni registrera dig med ett affärskonto. Vill ni först läsa lugnt hur den första perioden efter en rapport ser ut i praktiken, läs kunskapsbanken eller gör den kostnadsfria snabbscanningen.