Au moment où un signalement arrive, vous n'avez pas besoin d'évaluer immédiatement si le signalement est fondé. La première étape est pratique : vous confirmez que vous avez reçu le signalement, vous consignez ce qui a été signalé et vous désignez une personne chargée du traitement. L'évaluation du fond vient ensuite.
Pour cette confirmation de réception, un délai de sept jours s'applique. Pour l'information sur l'évaluation du signalement, un délai de trois mois s'applique. Les deux délais courent automatiquement à partir du moment où le signalement est effectué, même si vous ne savez pas encore au cours de ces premiers jours comment vous allez traiter le signalement.
D'abord enregistrer, puis évaluer
Une réaction fréquemment observée au cours des premiers jours est qu'une personne chargée du traitement tente immédiatement de déterminer si le signalement est grave, s'il est fondé ou qui y est impliqué. C'est compréhensible, mais la procédure vous demande quelque chose de différent à cette phase. Vous enregistrez d'abord le signalement : ce qui a été signalé, quand et par quel canal. Ensuite, vous confirmez la réception au signataire, sans faire pour le moment de déclaration sur le contenu. L'évaluation du fond, accompagnée éventuellement d'une enquête, intervient dans la période suivante. Celui qui renverse cet ordre risque de devancer les conclusions avant d'avoir les faits.
Qui a le droit de voir le signalement
Dès le premier moment, il est important que seule la personne ou les personnes désignées pour le traitement aient accès au signalement. Cela s'applique même si vous ne savez pas encore si le signalement est fondé. Les collègues qui ne sont pas impliqués dans le traitement ne doivent pas entendre parler du nom ou du contenu à ce moment. Dans la façon dont les données d'un signalement sont protégées vous découvrirez comment cela s'organise en pratique, même si le signalement arrive via un système interne plutôt que via une plateforme distincte.
Les deux délais qui courent à partir du jour un
Les sept jours pour la confirmation de réception et les trois mois pour le retour d'information commencent à courir dès que le signalement est effectué, pas à partir du moment où vous vous en occupez. Cela signifie que la première semaine concerne surtout l'organisation : qui traite le signalement, quelles étapes suivent, et quand communiquez-vous à nouveau avec le signataire. Dans la base de connaissances avec le plan d'action complet par phase vous découvrirez comment ces deux délais se rapportent l'un à l'autre et ce qui est attendu de vous au cours de cette période.
Si le signalement est anonyme
Même pour un signalement anonyme, l'ordre des étapes ne change pas. Vous enregistrez et confirmez la réception, mais pas à un nom, plutôt via le code de dossier avec lequel le signataire peut revenir plus tard. Le fait que le signataire soit anonyme ne signifie pas que vous devez être moins soigneux dans l'enregistrement ; cela signifie seulement que l'identification ne fait pas partie de la première étape.
Consigner dès le début
Ce que vous consignez au cours des premiers jours, vous l'utiliserez à nouveau plus tard : lors du retour d'information après trois mois et à la fermeture du signalement. Un dossier clair dès le début évite que vous deviez reconstruire ultérieurement ce qui s'est exactement passé et quand. Si vous n'êtes pas encore sûr que votre organisation est soumise à l'obligation de signalement, ou quelles étapes cela implique exactement, alors le contrôle gratuit en quelques questions une première indication
vous aide. Si vous souhaitez organiser structurellement le traitement des signalements, avec un environnement dédié pour la personne chargée du traitement et les délais qui courent automatiquement, vous pouvez vous inscrire avec un compte professionnel. Si vous préférez d'abord lire attentivement comment la première période après un signalement se déroule en pratique, consultez la base de connaissances ou effectuez l'analyse rapide gratuite.