În momentul în care primesc o raportare, nu trebuie să evaluez imediat dacă raportarea este corectă. Primul pas este practic: confirmați că ați primit raportarea, înregistrați ce a fost raportat și desemnați un tratator. Evaluarea substantivă vine abia după aceea.
Pentru acea confirmare de primire se aplică o perioadă de șapte zile. Pentru informațiile despre evaluarea raportării se aplică o perioadă de trei luni. Ambele perioade se desfășoară automat de la momentul în care se face raportarea, chiar dacă în acele prime zile nu știți încă cum veți aborda raportarea.
Întâi înregistrare, apoi evaluare
O reacție frecventă în primele zile este că un tratator încearcă imediat să stabilească dacă raportarea este serioasă, dacă este corectă, sau cine este implicat. Acest lucru este înțelegător, dar procedura cere ceva altceva de la dumneavoastră în această fază. Întâi înregistrați raportarea: ce a fost raportat, când și prin ce canal. Apoi confirmați primirea la raportator, fără a spune nimic despre conținut. Evaluarea substantivă, cu posibil investigație, urmează în perioada următoare. Cine inversează această ordine riscă să ajungă la concluzii înainte ca faptele să existe.
Cine poate vedea raportarea
De la primul moment, este important ca doar tratatorul sau tratatorul desemnat să aibă acces la raportare. Aceasta se aplică și dacă nu știți încă dacă raportarea este întemeiat. Colegii care nu sunt implicați în tratare nu ar trebui să audă un nume sau conținut în acest moment. În cum sunt protejate datele unei raportări puteți citi cum se organizează aceasta în practică, chiar dacă raportarea intră printr-un sistem intern în loc de printr-o platformă separată.
Cele două perioade care se desfășoară de la ziua unu
Cele șapte zile pentru confirmare și cele trei luni pentru răspuns încep să se desfășoare de îndată ce se face raportarea, nu de când ajungeți la aceasta. Aceasta înseamnă că prima săptămână este în principal despre organizare: cine tratează raportarea, ce pași urmează și când comunicați din nou cu raportatorul. În baza de cunoștințe cu planul complet al etapelor pe fază puteți citi cum se raportează aceste două perioade una la cealaltă și ce se așteaptă și nu se așteaptă de la dumneavoastră în acestea.
Dacă raportarea este anonimă
Nici în cazul unei raportări anonime nu se schimbă ordinea. Înregistrați și confirmați primirea, numai nu la un nume, ci prin codul dosar cu care raportatorul poate reveni mai târziu. Faptul că raportatorul este anonim nu înseamnă că trebuie să fiți mai puțin atent la înregistrare; înseamnă doar că identificarea nu este parte a primului pas.
Înregistrare de la început
Ceea ce înregistrați în primele zile, îl refolosiți mai târziu: la răspuns după trei luni și la închiderea raportării. Un dosar clar de la început previne ca mai târziu să trebuie să reconstituiți ce s-a întâmplat exact și când. Dacă nu sunteți sigur dacă organizația dumneavoastră se încadrează în obligația de raportare, sau ce pași aparțin exact acesteia, atunci verificarea gratuită în câteva întrebări oferă o primă indicație.
Dacă doriți să organizați tratarea raportărilor în mod structural, cu un mediu fix pentru tratator și perioade care se desfășoară automat, vă puteți înscrie cu un cont comercial. Dacă doriți mai întâi să citiți cu calm cum arată în practică perioada inițială după o raportare, consultați baza de cunoștințe sau efectuați analiza rapidă gratuită.