No momento em que uma denúncia chega, você não precisa avaliar imediatamente se a denúncia está correta. O primeiro passo é prático: você confirma que recebeu a denúncia, registra o que foi denunciado e designa um responsável pelo tratamento. A avaliação do conteúdo vem depois.
Para essa confirmação de recebimento, existe um prazo de sete dias. Para as informações sobre a avaliação da denúncia, existe um prazo de três meses. Ambos os prazos correm automaticamente a partir do momento em que a denúncia é feita, mesmo que nos primeiros dias você ainda não saiba como vai lidar com a denúncia.
Primeiro registar, depois avaliar
Uma reação frequente nos primeiros dias é um responsável pelo tratamento tentar determinar imediatamente se a denúncia é grave, se está correta, ou quem está envolvido. Isso é compreensível, mas o procedimento exige algo diferente de você nesta fase. Primeiro, você registra a denúncia: o que foi denunciado, quando e por qual canal. Depois, você confirma o recebimento ao denunciante, sem fazer qualquer comentário sobre o conteúdo. A avaliação do conteúdo, com possível investigação, segue no período seguinte. Quem inverte essa sequência corre o risco de antecipar conclusões antes de ter os fatos.
Quem pode ver a denúncia
A partir do primeiro momento, é importante que apenas o responsável designado ou responsáveis pelo tratamento tenham acesso à denúncia. Isso vale mesmo que você ainda não saiba se a denúncia é fundamentada. Colegas que não estão envolvidos no tratamento não devem saber o nome ou o conteúdo neste momento. Em como os dados de uma denúncia são protegidos você lê como isso é implementado na prática, mesmo que a denúncia chegue através de um sistema interno em vez de uma plataforma separada.
Os dois prazos que correm a partir do dia um
Os sete dias para a confirmação de recebimento e os três meses para o retorno começam a contar a partir do momento em que a denúncia é feita, não a partir do momento em que você tem tempo para ela. Isso significa que a primeira semana é principalmente sobre organização: quem trata a denúncia, quais passos seguem e quando você comunica novamente com o denunciante. Em base de conhecimentos com o plano passo a passo completo por fase você vê como esses dois prazos se relacionam e o que dentro deles é e não é esperado de você.
Se a denúncia for anónima
Mesmo com uma denúncia anónima, a sequência não muda. Você registra e confirma o recebimento, apenas não para um nome, mas através do código de caso com o qual o denunciante pode retornar depois. O facto de o denunciante ser anónimo não significa que você precise registar com menos cuidado; significa apenas que a identificação não faz parte do primeiro passo.
Registar desde o início
O que você registar nos primeiros dias, você usa novamente depois: no retorno após três meses e ao encerrar a denúncia. Um dossiê claro desde o início evita que você tenha que reconstruir depois o que exatamente aconteceu e quando. Se você ainda não tem certeza se a sua organização está sujeita à obrigação de denúncia, ou quais passos exatamente fazem parte disso, então a verificação gratuita em poucas perguntas dá uma primeira indicação.
Se você deseja organizar o tratamento de denúncias de forma estrutural, com um ambiente permanente para o responsável pelo tratamento e os prazos que correm automaticamente, pode registar-se com uma conta comercial. Se preferir primeiro ler com calma como o primeiro período após uma denúncia funciona na prática, consulte a base de conhecimentos ou faça a análise rápida gratuita.