V momente, keď príde hlásenie, nemusíte hneď posúďovať, či je hlásenie správne. Prvý krok je praktický: potvrdíte, že ste hlásenie prijali, zaznamenáte, čo bolo nahlásené, a určíte zodpovedného pracovníka. Vecné posúdenie hlásenia nasleduje až neskôr.
Na potvrdenie prijatia sa vzťahuje lehota sedem dní. Na informácie o posúdení hlásenia sa vzťahuje lehota tri mesiace. Obe lehoty začínajú plynúť automaticky od okamihu, keď bolo hlásenie podané, aj keď v tých prvých dňoch ešte neviete, ako sa hláseniu budete venovať.
Najskôr zaregistrujte, až potom posúďujte
Časty reakciou v prvých dňoch je, že zodpovedný pracovník sa ihneď pokúša zistiť, či je hlásenie závažné, či je správne alebo kto je zaangažovaný. To je pochopiteľné, ale procedúra v tejto fáze od vás vyžaduje niečo iné. Najskôr zaregistrujete hlásenie: čo bolo nahlásené, kedy a cez ktorý kanál. Potom potvrdíte prijatie hlásenia oznamovateľovi, bez toho aby ste sa pritom vyslovili k obsahu. Vecné posúdenie s prípadným vyšetrením nasleduje v nasledujúcom období. Kto toto poradie zmení, riskuje, že vyvodí závery predtým, ako sú na stole fakty.
Kto môže vidieť hlásenie
Od prvej chvíle je dôležité, aby k hlásenému malo prístup iba určený zodpovedný pracovník alebo zodpovední pracovníci. To platí aj v prípade, že ešte neviete, či je hlásenie opodstatnené. Kolegovia, ktorí sa na spracovaní hlásenia nepodieľajú, by v tejto chvíli nemali počuť ani meno ani obsah. V tom, ako sú údaje hlásenia chránené, sa dozviete, ako sa to v praxi riadi, aj keď hlásenie príde cez interný systém namiesto samostatnej platformy.
Dve lehoty, ktoré plynú od prvého dňa
Sedem dní na potvrdenie prijatia a tri mesiace na spätný odozvu začínajú plynúť od okamihu podania hlásenia, nie od okamihu, keď sa k nему dostanete. To znamená, že prvý týždeň sa v podstate venuje organizácii: kto spracuje hlásenie, ktoré kroky nasledujú a kedy budete opäť komunikovať s oznamovateľom. V poznatkovej základni s úplným plánom krokov v jednotlivých fázach je uvedené, ako sa tieto dve lehoty vzťahujú k sebe navzájom a čo sa v ich rámci od vás očakáva a čo nie.
Ak je hlásenie anonymné
Aj v prípade anonymného hlásenia sa poradie nemení. Zaregistrujete a potvrdíte prijatie, len nie na meno, ale prostredníctvom kódu prípadu, pomocou ktorého sa oznamovateľ neskôr môže vrátiť. Skutočnosť, že je oznamovateľ anonymný, neznamená, že musíte byť menej starostliví pri registrácii; znamená len to, že identifikácia nie je súčasťou prvého kroku.
Zaznamenávajte od začiatku
To, čo si zaznamenáte v prvých dňoch, použijete neskôr opäť: pri spätnej odozve po troch mesiacoch a pri uzavretí hlásenia. Jasný spis od začiatku zabráni tomu, aby ste museli neskôr rekonštruovať, čo sa presne stalo a kedy. Ak si ešte nie ste istí, či sa vaša organizácia povinnosti nahlasovať vzťahuje, alebo aké presné kroky s tým súvisia, bezplatnú kontrolu v niekoľkých otázkach vám dá prvú predstavu.
Ak chcete spracovanie hlásení štruktúrne organizovať, s pevným prostredím pre spracovateľa a lehotami, ktoré plynú automaticky, môžete sa prihlásiť s obchodným účtom. Ak chcete najskôr pokoj čítať, ako vyzerá prvé obdobie po hlásení v praxi, pozrite sa do poznatkovej základne alebo si urobte bezplatný rýchly test.