Brīdī, kad tiek saņemts ziņojums, jums nav jāuzvērtē nekavējoties, vai ziņojums ir pareizs. Pirmais solis ir praktisks: jūs apstiprinat, ka esat saņēmuši ziņojumu, jūs reģistrējat, kas ir paziņots, un jūs ieceļat apstrādes vadītāju. Satura novērtēšana nāk tikai pēc tam.
Saņemšanas apstiprinājumam ir piemērojams septiņu dienu termiņš. Informācijai par ziņojuma novērtēšanu ir piemērojams trīs mēnešu termiņš. Abi termiņi automātiski sāk skaitīties no brīža, kad ir saņemts ziņojums, pat ja jūs šajās pirmajās dienās vēl nezināt, kā jūs plānojat ar ziņojumu rīkoties.
Vispirms reģistrējiet, tikai tad novērtējiet
Pirmajās dienās bieži sastopama apstrādes vadītāja reakcija ir mēģināt nekavējoties noskaidrot, vai ziņojums ir nozīmīgs, vai tas ir pareizs, vai kurš tajā ir iesaistīts. Tas ir saprotami, bet procedūra šajā posmā no jums prasa ko citu. Vispirms jūs reģistrējat ziņojumu: kas ir paziņots, kad un caur kādu kanālu. Tad jūs apstiprinat saņemšanu ziņotājam, neizsniedzot pie tam jau nekādu informāciju par saturu. Satura novērtēšana, iespējams, ar izmeklēšanu, notiek šo periodu laikā. Tas, kurš šo secību pārmaina, riskē apsteidz secinājumus, pirms ir pieejami fakti.
Kurš var redzēt ziņojumu
No paša sākuma ir svarīgi, lai tikai ieceļotajam apstrādes vadītājam vai vadītājiem būtu piekļuve ziņojumam. Tas attiecas arī tad, ja jūs vēl nezināt, vai ziņojums ir pamatots. Kolēģi, kas nav iesaistīti apstrādēšanā, šobrīd nedrīkst dzirdēt ne vārdu, ne satura. Sadaļā kā tiek aizsargāti ziņojuma dati lasiet, kā tas praksē tiek nodrošināts, arī ja ziņojums tiek saņemts caur iekšējo sistēmu nevis atsevišķas platformas starpniecību.
Divi termiņi, kas sākas jau no pirmās dienas
Septiņas dienas saņemšanas apstiprinājumam un trīs mēneši atsauksmei sāk skaitīties tiklīdz ir saņemts ziņojums, nevis tiklīdz jūs tam pievēršaties. Tas nozīmē, ka pirmā nedēļa galvenokārt ir par organizēšanu: kurš apstrādā ziņojumu, kādi ir nākamiie soļi un kad jūs atkal sazināties ar ziņotāju. Sadaļā zināšanu bāze ar pilnīgu darbības plānu katram posmam lasiet, kā šie divi termiņi ir savstarpēji saistīti un kas ir un nav no jums sagaidāms šajā laikā.
Ja ziņojums ir anonīms
Arī anonīma ziņojuma gadījumā secība nemainās. Jūs reģistrējat un apstiprinat saņemšanu, tikai ne uz vārda, bet caur lietas kodu, ar kura palīdzību ziņotājs var vēlāk atgriezties. Tas, ka ziņotājs ir anonīms, nenozīmē, ka jums nav jābūt tik piesardzīgiem reģistrēšanas laikā; tas tikai nozīmē, ka identificēšana nav pirmā soļa daļa.
Reģistrējiet no paša sākuma
To, ko jūs reģistrējat pirmajās dienās, jūs vēlāk izmantojat atkārtoti: atsakomības sniegšanā pēc trim mēnešiem un ziņojuma slēgšanā. Skaidrs fails no paša sākuma novērš, ka jums vēlāk būtu jārekonstruē, kas tieši ir noticis un kad. Ja jūs neesat pārliecināts, vai jūsu organizācijai ir piemērojams ziņošanas pienākums vai kādi ir precīzi jāveiktie soļi, tad bezmaksas pārbaudi, uzdodot dažus jautājumus sniedzas sākotnējo norādi.
Ja vēlaties strukturēti organizēt ziņojumu apstrādi, ar vienvietīgu vidi apstrādes vadītājam un termiņiem, kas automātiski sāk skaitīties, varat reģistrēties ar komercnodalījuma kontu. Ja vēlaties vispirms lēni izlasīt, kā praktiski izskatās periods pēc ziņojuma saņemšanas, skatieties zināšanu bāzi vai veiciet bezmaksas ātrās skenēšanas pārbaudi.