Kai gautinas pranešimas, jūs niekada neturite būti priversti iš karto vertinti, ar pranešimas yra teisingas. Pirmasis žingsnis yra praktinis: jūs patvirtinate, kad gavote pranešimą, užrašote, kas buvo pranešta, ir paskiriate atsakingą asmenį. Turinio vertinimas ateina tik po to.
Patvirtinimui gauti taikomi septyni dienos terminas. Informacijai apie pranešimo vertinimą taikomi trys mėnesių terminas. Abu terminai bėga automatiškai nuo to momento, kai pranešimas buvo padarytas, net jei pirmomis dienomis dar nežinote, kaip pranešimą tvarkytis.
Pirmiausia užregistruoti, tik tada vertinti
Dažna pirmųjų dienų reakcija yra ta, kad atsakingas asmuo iš karto bando nustatyti, ar pranešimas yra rimtas, ar jis yra tikslus, ar kas jame dalyvauja. Tai suprantama, bet procedūra šiame etape reikalauja iš jūsų ko nors kito. Pirmiausia užregistruojate pranešimą: kas buvo pranešta, kada ir per kurį kanalą. Tada patvirtinate gavimą praneštojui, negrįždami į turinį. Turinio vertinimas, galbūt su tyrimu, vyksta vėlesniam laikotarpiu. Kas pakeičia šią tvarką, rizikuoja padaryti išvadas, kol dar nėra faktų.
Kas gali matyti pranešimą
Nuo pirmosios akimirkos svarbu, kad tik paskirtas atsakingas asmuo arba asmenys turėtų prieigą prie pranešimo. Tai galioja ir tuo atveju, jei dar nežinote, ar pranešimas yra pagrįstas. Kolegai, kurie nėra šios tvarkos dalies, šiuo metu neturėtų girdėti jokio vardo arba turinio. Dalyje kaip pranešimo duomenys yra apsaugoti skaitysite, kaip tai praktiškai atliekama, net jei pranešimas gautas per vidinę sistemą, o ne per atskirą platformą.
Du terminai, kurie bėga nuo pirmo dienos
Septyni dienai patvirtinti gavimą ir trys mėnesiai grąžintai informacijai pradeda bėgti nuo tada, kai pranešimas padarytas, o ne nuo to momento, kai jūs jį perimsite. Tai reiškia, kad pirmoji savaitė daugiausia skirta organizavimui: kas nagrinės pranešimą, kokie žingsniai bus atliekami ir kada jūs vėl susisieksite su pranešimu atsiuntusiu asmeniu. Šiame žinių bazėje su visais veiklos etapais paaiškinta, kaip šios dvi ataskaitinės datos yra tarpusavyje susijusios ir ką per šį laiką iš jūsų tikimasi ir ko tikimasi neiš jūsų.
Jeigu pranešimas yra anoniminis
Net ir anoniminio pranešimo atveju procedūra nesikeičia. Jūs registruojate ir patvirtinate gavimą, tik ne pagal vardą, o pagal bylų kodą, pagal kurį pranešimą atsiuntęs asmuo gali vėliau grįžti. Tai, kad pranešimas yra anoniminis, netrukdo jums registruoti atidžiai; tai tik reiškia, kad identifikavimas nėra pirmojo žingsnio dalis.
Dokumentavimas nuo pat pradžios
Tai, ką jūs dokumentuojate pirmomis dienomis, vėliau naudojate iš naujo: grąžinant informaciją po trijų mėnesių ir uždarant pranešimą. Aiški byla nuo pat pradžios padeda išvengti to, kad vėliau turėtumėte atkurti, kas tiksliai įvyko ir kada. Jei vis dar nežinote, ar jūsų organizacija patenka į pranešimo pareigą, arba kokie žingsniai tada tiksliai reikalingi, nemokamą patikrą per kelis klausimus pateikia pirmąjį rodiklį.
Jei norite struktūriškai organizuoti pranešimų nagrinėjimą, naudodami fiksuotą aplinką nagrinėtojui ir šiems laikotarpiams, kurie bėga automatiškai, galite prisiregistruoti naudodami verslo paskyrą. Jei pirmiausia norite ramiai perskaityti, kaip atrodo pirmasis laikotarpis po pranešimo praktikoje, peržiūrėkite žinių bazę arba atlikite nemokamą greitą patikrą.