Silloin kun ilmoitus saapuu, teidän ei tarvitse heti arvioida, onko ilmoitus oikea. Ensimmäinen vaihe on käytännöllinen: vahvistatte, että olette vastaanottaneet ilmoituksen, kirjaatte ylös, mitä on ilmoitettu, ja nimitätte käsittelijän. Sisällöllinen arviointi tulee vasta sitten jälkeen.
Vastaanoton vahvistamiselle on asetettu seitsemän päivän määräaika. Ilmoituksen arviointia koskevalle tiedolle on asetettu kolmen kuukauden määräaika. Molemmat määräajat alkavat kulua automaattisesti siitä hetkestä lähtien, kun ilmoitus on tehty, vaikka te ette ensimmäisten päivien aikana vielä tietäisi, kuinka käsittelette ilmoitusta.
Ensin rekisteröinti, sitten vasta arviointi
Yleinen ensimmäisten päivien aikana esiintyvä reaktio on, että käsittelijä yrittää heti selvittää, onko ilmoitus vakava, onko se oikea tai kuka siihen on osallinen. Tämä on ymmärrettävää, mutta menettely edellyttää tässä vaiheessa jotakin muuta. Ensin rekisteröitte ilmoituksen: mitä on ilmoitettu, milloin ja minkä kanavan kautta. Sitten vahvistatte vastaanoton ilmoittajalle rekisteröidyn henkilön puolesta ilmoitukselle vahvistetulla käsittelijällä, ilman että jo sanotte mitään sisällöstä. Sisällöllinen arviointi, mahdollisen tutkimuksen kera, tapahtuu sen jälkeen. Jos kääntää tämän järjestyksen, riskinä on, että johdatte johtopäätöksiin ennen kuin faktat ovat olemassa.
Kuka saa nähdä ilmoituksen
Alusta alkaen on tärkeää, että vain nimetyllä käsittelijällä tai käsittelijöillä on pääsy ilmoitukseen. Tämä pätee siikin, vaikka ette vielä tietäisi, onko ilmoitus perusteltu. Kollegat, jotka eivät ole osallisina käsittelyyn, eivät saa tässä vaiheessa kuulla nimeä tai sisältöä. Kohdassa kuinka ilmoituksen tietoja suojataan luette, kuinka tämä järjestetään käytännössä, myös silloin kun ilmoitus saapuu sisäiseen järjestelmään eikä erillisen alustan kautta.
Kaksi määräaikaa, jotka alkavat päivästä yksi
Seitsemän päivää vahvistukselle ja kolme kuukautta palautteelle alkavat kulua heti kun ilmoitus on tehty, ei sitten kun pääsette siihen. Tämä tarkoittaa sitä, että ensimmäinen viikko käsittelee enimmäkseen organisointia: kuka käsittelee ilmoituksen, mitkä vaiheet seuraavat ja milloin kommunikoitte jälleen ilmoittajalle. Siinä tietokannassa, joka sisältää kunkin vaiheen täydellisen toimintaohjeen kerrotaan, miten nämä kaksi määräaikaa liittyvät toisiinsa ja mitä teiltä odotetaan niiden sisällä.
Jos ilmoitus on anonyymi
Anonyymilläkään ilmoituksella järjestys ei muutu. Kirjaatte ja vahvistatte vastaanoton, mutta vain tapauskoodin kautta, jonka avulla ilmoittaja voi myöhemmin palata. Se, että ilmoittaja on anonyymi, ei tarkoita, että jouduitte kirjaamaan vähemmän huolellisesti; se tarkoittaa vain sitä, että tunnistaminen ei ole ensimmäisen vaiheen osa.
Dokumentoi alusta alkaen
Mitä kirjaatte ensimmäisten päivien aikana, käytätte uudelleen: kolmen kuukauden palautteessa ja ilmoituksen sulkemisessa. Selkeä dossie alusta alkaen estää sen, että joudutaan jälkikäteen rekonstruoimaan, mitä tarkalleen tapahtui ja milloin. Jos ette ole varmoja siitä, koskeeko ilmoitusvelvollisuus organisaatiotanne vai mitkä vaiheet siihen kuuluvat, ilmainen tarkistus muutamalla kysymyksellä antaa ensimmäisen viitteen.
Jos haluatte järjestää ilmoitusten käsittelyn jäsentäytetysti, jossa käsittelijällä on kiinteä ympäristö ja määräajat kulkevat automaattisesti, voitte rekisteröityä liiketilin avulla. Jos haluatte ensin lukea rauhassa, miltä ilmoituksen jälkeinen alkuaika käytännössä näyttää, katsokaa tietokantaa tai teettäkää ilmainen quick-scan.