En el momento en que llega una denuncia, no necesita juzgar inmediatamente si la denuncia es correcta. El primer paso es práctico: usted confirma que ha recibido la denuncia, registra lo que se ha denunciado y designa a un responsable. La evaluación sustancial viene después.
Para esa confirmación de recepción hay un plazo de siete días. Para la información sobre la evaluación de la denuncia hay un plazo de tres meses. Ambos plazos comienzan automáticamente a partir del momento en que se presenta la denuncia, incluso si en esos primeros días aún no sabe cómo va a abordar la denuncia.
Primero registrar, después evaluar
Una reacción frecuente en los primeros días es que un responsable intente determinar inmediatamente si la denuncia es grave, si es correcta o quién está implicado. Esto es comprensible, pero el procedimiento le pide algo diferente en esta fase. Primero registra la denuncia: qué se ha denunciado, cuándo y por qué canal. Después confirma la recepción al denunciante, sin hacer comentarios sobre el contenido. La evaluación sustancial, con posible investigación, viene en el período posterior. Quien invierte este orden corre el riesgo de anticipar conclusiones antes de tener los hechos.
Quién puede ver la denuncia
Desde el primer momento es importante que solo el responsable o responsables designados tengan acceso a la denuncia. Esto se aplica incluso si aún no sabe si la denuncia es fundada. Los colegas que no están implicados en el tratamiento no deben conocer el nombre ni el contenido en este momento. En cómo se protegen los datos de una denuncia encontrará cómo se organiza esto en la práctica, incluso si la denuncia llega a través de un sistema interno en lugar de una plataforma separada.
Los dos plazos que comienzan desde el día uno
Los siete días para la confirmación de recepción y los tres meses para la retroalimentación comienzan a partir del momento en que se presenta la denuncia, no cuando usted llega a ella. Esto significa que la primera semana se trata principalmente de organizar: quién trata la denuncia, qué pasos siguen y cuándo se comunica de nuevo con el denunciante. En la base de conocimientos con el plan paso a paso completo por fase encontrará cómo estos dos plazos se relacionan entre sí y qué se espera y qué no se espera de usted dentro de estos plazos.
Si la denuncia es anónima
Con una denuncia anónima, el orden no cambia. Usted registra y confirma la recepción, solo que no a un nombre sino a través del código de caso con el que el denunciante puede regresar más tarde. Que el denunciante sea anónimo no significa que deba registrar con menos cuidado; solo significa que la identificación no es parte del primer paso.
Registrar desde el principio
Lo que registre en los primeros días lo utilizará nuevamente: en la retroalimentación después de tres meses y al cerrar la denuncia. Un dossier claro desde el principio evita tener que reconstruir más tarde qué sucedió exactamente y cuándo. Si aún no está seguro de si su organización está sujeta a la obligación de notificación o qué pasos concretos corresponden, entonces la comprobación gratuita en unas pocas preguntas una primera indicación.
Si desea organizar de manera estructurada el tratamiento de denuncias, con un entorno fijo para el responsable y los plazos que se ejecutan automáticamente, puede registrarse con una cuenta comercial. Si primero desea leer tranquilamente cómo se ve en la práctica el período inicial después de una denuncia, consulte la base de conocimientos o realice el escaneo rápido gratuito.