Op het moment dat een melding binnenkomt, hoeft u niet meteen te beoordelen of de melding klopt. De eerste stap is praktisch: u bevestigt dat u de melding heeft ontvangen, u legt vast wat er is gemeld en u wijst een behandelaar aan. De inhoudelijke beoordeling komt pas daarna.
Voor die bevestiging van ontvangst geldt een termijn van zeven dagen. Voor de informatie over de beoordeling van de melding geldt een termijn van drie maanden. Beide termijnen lopen automatisch mee vanaf het moment dat de melding is gedaan, ook als u in die eerste dagen nog niet weet hoe u de melding gaat aanpakken.
Eerst registreren, dan pas beoordelen
Een veelgemaakte reactie in de eerste dagen is dat een behandelaar meteen probeert vast te stellen of de melding ernstig is, of ze klopt, of wie erbij betrokken is. Dat is begrijpelijk, maar de procedure vraagt in deze fase iets anders van u. Eerst registreert u de melding: wat is er gemeld, wanneer, en via welk kanaal. Daarna bevestigt u de ontvangst aan de melder, zonder daarbij al iets te zeggen over de inhoud. De inhoudelijke beoordeling, met eventueel onderzoek, volgt in de periode daarna. Wie deze volgorde omdraait, loopt het risico vooruit te lopen op conclusies voordat de feiten er zijn.
Wie de melding mag zien
Vanaf het eerste moment is het van belang dat alleen de aangewezen behandelaar of behandelaars toegang hebben tot de melding. Dat geldt ook als u nog niet weet of de melding gegrond is. Collega's die niet bij de behandeling betrokken zijn, horen op dit moment geen naam of inhoud te horen. In hoe gegevens van een melding worden beschermd leest u hoe dat in de praktijk wordt ingericht, ook als de melding via een intern systeem binnenkomt in plaats van via een apart platform.
De twee termijnen die vanaf dag één meelopen
De zeven dagen voor de ontvangstbevestiging en de drie maanden voor de terugkoppeling beginnen te lopen zodra de melding is gedaan, niet zodra u eraan toekomt. Dat betekent dat de eerste week vooral gaat over organiseren: wie behandelt de melding, welke stappen volgen, en wanneer communiceert u opnieuw met de melder. In de kennisbank met het volledige stappenplan per fase staat hoe deze twee termijnen zich tot elkaar verhouden en wat daarbinnen wel en niet van u wordt verwacht.
Als de melding anoniem is
Ook bij een anonieme melding verandert de volgorde niet. U registreert en bevestigt de ontvangst, alleen niet aan een naam maar via de casecode waarmee de melder later kan terugkeren. Dat de melder anoniem is, betekent niet dat u minder zorgvuldig hoeft te registreren; het betekent alleen dat identificatie geen onderdeel is van de eerste stap.
Vastleggen vanaf het begin
Wat u in de eerste dagen vastlegt, gebruikt u later opnieuw: bij de terugkoppeling na drie maanden, en bij het afsluiten van de melding. Een duidelijk dossier vanaf het begin voorkomt dat u achteraf moet reconstrueren wat er precies is gebeurd en wanneer. Weet u nog niet zeker of uw organisatie onder de meldplicht valt, of welke stappen daarbij precies horen, dan geeft de gratis check in een paar vragen een eerste indicatie.
Als u de behandeling van meldingen structureel wilt organiseren, met een vaste omgeving voor de behandelaar en de termijnen die automatisch meelopen, kunt u zich aanmelden met een zakelijk account. Wilt u eerst rustig lezen hoe de eerste periode na een melding er in de praktijk uitziet, bekijk dan de kennisbank of doe de gratis quick-scan.