Hvad koster det at outsource behandlingen af varsler?
Der findes intet fast beløb for outsourcing af behandlingen af rapporter, fordi omkostningerne afhænger af, hvad du præcist outsourcer, og til hvem. Nogle arbejdsgivere lader kun en ekstern part modtage og registrere en rapport, mens vurderingen forbliver intern. Andre arbejdsgivere outsourcer også efterforskningen selv til en ekstern efterforsker eller juridisk rådgiver. Jo flere opgaver du lægger ud til en ekstern part, jo højere bliver beløbet typisk.
Beløbet opbygges i praksis af to dele: omkostningerne ved selve kanalen (det tekniske system, hvor en medarbejder kan rapportere, og hvor tidsfrister bliver overvåget) og omkostningerne ved den person, der faktisk vurderer og behandler rapporten. Disse to dele tilbydes ofte separat, selvom de i et salgsmøde nogle gange ser ud til at være én pakke.
Hvor beløbet kommer fra
Den tekniske del, rapporteringskanalen, tilbydes normalt som et abonnement pr. organisation, ofte med en pris, der skaleres med antallet af medarbejdere. Det abonnement dækker opsætning af en rapporteringsside, mulighed for anonym eller mundtlig rapportering, og automatisk overvågning af de lovmæssige tidsfrister for kvitteringsbekræftelse og feedback.
Den menneskelige del, den faktiske behandling og vurdering af en rapport, faktureres separat. Det sker for eksempel pr. time, pr. sag eller som et fast beløb pr. periode for en fast tilgængelig behandler. En ekstern juridisk rådgiver eller efterforskningsbureau, der efterforsker en rapport, arbejder typisk på timebasis, og varigheden af denne efterforskning afhænger meget af rapportens karakter og omfang.
Hvad der bestemmer omkostningerne
Den vigtigste faktor er størrelsen af din organisation: antallet af medarbejdere bestemmer, hvor mange rapporter du kan forvente rimeligvis, og således hvor meget behandlingskapacitet der er nødvendig. En organisation med hundrede medarbejdere har typisk færre rapporter end en organisation med tusinde medarbejdere, og det påvirker prisen på et abonnement eller en timesats.
Sektoren spiller også ind. Sektorer med øget risiko for rapporter, såsom finanssektoren eller sundhedsvæsenet, kan have behov for en behandler med specialiseret viden, og denne specialisering kan påvirke omkostningerne. Antallet af EU-lande, hvor du er aktiv, tæller også: hvis du opererer i flere lande, er der ofte behov for behandling på flere sprog og viden om lokale lovgivningsændringer.
Endelig bestemmer kompleksiteten af en individuel rapport omkostningerne ved selve efterforskningen. En kort, klar rapport kræver mindre tid end en rapport med flere involverede parter, vidner og dokumenter. Denne forskel kan aldrig forudses helt på forhånd, hvilket gør det vanskeligt at angive ét samlet beløb, før en rapport er indkommet.
Intern behandling versus ekstern outsourcing
Mange arbejdsgivere vælger at håndtere behandlingen internt, for eksempel ved en HR-manager eller compliance-officer, og kun outsource kanalen og tidsfristen overvågning til en platform. Det er ofte den billigste rute, fordi der ikke er nogen ekstern timesats involveret. Dette valg kræver dog, at den interne behandler har tilstrækkelig tid og uafhængighed til at behandle en rapport omhyggeligt.
Andre arbejdsgivere vælger bevidst en ekstern behandler, for eksempel fordi organisationen er lille, og der internt ikke er nogen med tilstrækkelig afstand til rapportøren eller den involverede part, eller fordi rapporten handler om nogen i ledelsen selv. I disse tilfælde vejer uafhængigheden ofte tungere end omkostningsforskellen. Læs mere om, hvem der må behandle en rapport, og hvordan upartiskhed fungerer i denne sammenhæng, i videnbanken med forklaringer efter emne.
Hvad der ellers tæller ud over beløbet
Ud over omkostningerne er det godt at vide, at en rapporteringskanal og behandlingen heraf er to adskilte ansvarsområder. En platform som signalo.eu strukturerer kanalen, overvåger fristen på syv dage og tre måneder, og leverer de tilhørende dokumenter, men vurderer aldrig selv en rapport. Behandlingen forbliver lovmæssigt hos arbejdsgiveren, selv hvis en del af arbejdet outsources.
Eller din organisation har denne forpligtelse, og hvad der derefter hører til, kan du fastslå i et par spørgsmål med en indikationEt overblik over abonnementformerne og hvad der hører til, findes på siden med priser og abonnementer. For dokumentationen af, hvor informationen på dette websted kommer fra, kan du finde svar på siden der forklarer, hvor informationen kommer fra.
Vil du først se, om rapporteringspligten gælder for din organisation, og hvad der derefter hører til, før du tænker på omkostningerne ved behandling? Udfør den gratis hurtigscan, eller gennemse emnerne i videnbanken.