Was kostet es, die Bearbeitung von Meldungen an einen externen Dienstleister auszulagern?
Es gibt keinen Festbetrag für die Auslagerung der Bearbeitung von Meldungen, da die Kosten davon abhängen, was genau Sie auslagern und an wen. Einige Arbeitgeber lassen nur den Empfang und die Registrierung einer Meldung durch einen externen Dienstleister durchführen, während die Bewertung intern bleibt. Andere Arbeitgeber lagern auch die Untersuchung selbst an einen externen Ermittler oder Rechtsanwalt aus. Je mehr Aufgaben Sie an einen externen Dienstleister vergeben, desto höher läuft der Betrag in der Regel auf.
Der Betrag wird in der Praxis aus zwei Teilen zusammengesetzt: die Kosten des Meldekanals selbst (das technische System, in dem ein Arbeitnehmer melden kann und in dem Fristen überwacht werden) und die Kosten der Person, die die Meldung tatsächlich bewertet und bearbeitet. Diese beiden Teile werden oft separat angeboten, obwohl sie in einem Verkaufsgespräch manchmal wie ein einziges Paket aussehen.
Woher der Betrag stammt
Der technische Teil, der Meldekanal, wird normalerweise als Abonnement pro Organisation angeboten, oft mit einem Preis, der mit der Anzahl der Arbeitnehmer skaliert. Das Abonnement umfasst die Einrichtung einer Meldeplattform, die Möglichkeit von anonymer oder sprachgestützter Meldung und die automatische Einhaltung der gesetzlichen Fristen für Empfangsbestätigung und Rückmeldung.
Der menschliche Teil, die tatsächliche Bearbeitung und Bewertung einer Meldung, wird separat in Rechnung gestellt. Dies geschieht beispielsweise stundenweise, pro Fall oder als Pauschalgebühr pro Zeitraum für einen ständig verfügbaren Bearbeiter. Ein externer Rechtsanwalt oder ein Ermittlungsbüro, das eine Meldung untersucht, arbeitet normalerweise auf Stundenbasis, und die Dauer dieser Untersuchung hängt stark von der Art und dem Umfang der Meldung ab.
Was die Kosten bestimmt
Der wichtigste Faktor ist die Größe Ihrer Organisation: Die Anzahl der Arbeitnehmer bestimmt, wie viele Meldungen Sie realistischerweise erwarten können, und damit, wie viel Bearbeitungskapazität erforderlich ist. Eine Organisation mit hundert Arbeitnehmern hat normalerweise weniger Meldungen als eine Organisation mit tausend Arbeitnehmern, und das wirkt sich auf den Preis eines Abonnements oder eines Stundentarifs aus.
Der Sektor spielt auch eine Rolle. Branchen mit einem erhöhten Meldungsrisiko, wie der Finanzsektor oder das Gesundheitswesen, können Bedarf an einem Bearbeiter mit speziellen Kenntnissen haben, und diese Spezialisierung kann die Kosten beeinflussen. Auch die Anzahl der EU-Länder, in denen Sie tätig sind, spielt eine Rolle: Wenn Sie in mehreren Ländern tätig sind, besteht oft Bedarf an Bearbeitung in mehreren Sprachen und an Kenntnissen der lokalen Regelungsvariationen.
Abschließend bestimmt die Komplexität einer einzelnen Meldung die Kosten der Untersuchung selbst. Eine kurze, eindeutige Meldung erfordert weniger Zeit als eine Meldung mit mehreren beteiligten Personen, Zeugen und Dokumenten. Dieser Unterschied lässt sich vorher nie vollständig vorhersagen, was es schwierig macht, einen Gesamtbetrag zu nennen, bevor eine Meldung vorliegt.
Interne Bearbeitung versus externe Auslagerung
Viele Arbeitgeber entscheiden sich dafür, die Bearbeitung intern zu verwalten, beispielsweise durch einen HR-Manager oder einen Compliance-Officer, und lagern nur den Meldekanal und die Fristüberwachung an eine Plattform aus. Dies ist oft die kostengünstigste Option, da kein externer Stundentarif anfällt. Diese Wahl erfordert jedoch, dass der interne Bearbeiter ausreichend Zeit und Unabhängigkeit hat, um eine Meldung sorgfältig zu bearbeiten.
Andere Arbeitgeber entscheiden sich bewusst für einen externen Bearbeiter, beispielsweise weil die Organisation klein ist und intern niemand ausreichend Abstand zum Meldenden oder zur betroffenen Person hat, oder weil es um eine Meldung über jemanden in der Geschäftsleitung selbst geht. In diesen Fällen wiegt die Unabhängigkeit oft schwerer als der Kostenunterschied. Mehr darüber, wer eine Meldung bearbeiten darf und wie Unparteilichkeit dabei funktioniert, erfahren Sie in der Wissensdatenbank mit Erklärungen pro Thema.
Was sonst noch zählt, außer dem Betrag
Neben den Kosten ist es wichtig zu wissen, dass ein Meldekanal und seine Bearbeitung zwei getrennte Verantwortlichkeiten sind. Eine Plattform wie signalo.eu strukturiert den Kanal, überwacht die Fristen von sieben Tagen und drei Monaten und stellt die entsprechenden Dokumente bereit, bewertet aber niemals eine Meldung selbst. Die Bearbeitung bleibt gesetzlich beim Arbeitgeber, auch wenn ein Teil der Arbeit ausgelagert wird.
Ob Ihre Organisation diese Verpflichtung hat und was dazu gehört, können Sie mit einigen wenigen Fragen überprüfen und erhalten eine Indikation. Eine Übersicht der Abonnementformen und was dazu gehört, finden Sie auf der Seite mit Preisen und Abonnements. Zur Begründung, woher die Informationen auf dieser Website stammen, können Sie auf der Seite, die erklärt, woher die Informationen stammen,.
Möchten Sie zunächst prüfen, ob die Meldepflicht für Ihre Organisation gilt und was dazu gehört, bevor Sie über die Kosten der Bearbeitung nachdenken? Führen Sie den kostenlosen Quick-Check durch oder blättern Sie durch die Themen in der Wissensdatenbank.