Quel est le coût de l'externalisation du traitement des signalements ?
Il n'existe pas de montant forfaitaire pour l'externalisation du traitement des signalements, car les coûts dépendent de ce que vous externalisez précisément et auprès de qui. Certains employeurs confient à un tiers uniquement la réception et l'enregistrement d'un signalement, tandis que l'évaluation reste interne. D'autres employeurs externalisent aussi l'enquête elle-même auprès d'un enquêteur externe ou d'un juriste. Plus vous déléguez de tâches à un tiers, plus le montant augmente généralement.
Le montant est composé en pratique de deux éléments : les coûts du canal lui-même (le système technique dans lequel un collaborateur peut signaler et où les délais sont surveillés) et les coûts de la personne qui évalue et traite effectivement le signalement. Ces deux éléments sont souvent proposés séparément, même s'ils semblent parfois constituer un seul paquet lors d'une négociation commerciale.
D'où provient le montant
Le volet technique, le canal de signalement, est généralement proposé sous forme d'abonnement par organisation, souvent avec un prix qui s'adapte au nombre de collaborateurs. Cet abonnement couvre la mise en place d'une page de signalement, la possibilité de signaler de manière anonyme ou par enregistrement audio, et le respect automatique des délais légaux pour l'accusé de réception et la rétroaction.
Le volet humain, le traitement et l'évaluation effective d'un signalement, est facturé séparément. Cela se fait par exemple à l'heure, par dossier, ou sous forme d'un montant forfaitaire par période pour un responsable du traitement disponible en permanence. Un juriste externe ou un bureau d'enquête qui enquête sur un signalement facture généralement à l'heure, et la durée de cette enquête dépend fortement de la nature et de l'étendue du signalement.
Ce qui détermine les coûts
Le facteur le plus important est la taille de votre organisation : le nombre de collaborateurs détermine le nombre de signalements que vous pouvez raisonnablement attendre, et donc la capacité de traitement nécessaire. Une organisation de cent collaborateurs reçoit généralement moins de signalements qu'une organisation de mille collaborateurs, ce qui se répercute sur le prix d'un abonnement ou d'un tarif horaire.
Le secteur joue aussi un rôle. Les secteurs présentant un risque accru de signalements, comme le secteur financier ou la santé, peuvent avoir besoin d'un responsable du traitement possédant des connaissances spécifiques, et cette spécialisation peut influencer les coûts. Le nombre de pays de l'UE dans lesquels vous êtes actif compte également : si vous opérez dans plusieurs pays, il est souvent nécessaire de traiter les signalements dans plusieurs langues et de posséder une connaissance des variations réglementaires locales.
Enfin, la complexité d'un signalement individuel détermine les coûts de l'enquête elle-même. Un signalement court et sans ambiguïté demande moins de temps qu'un signalement impliquant plusieurs parties, des témoins et des documents. Cette distinction ne peut jamais être complètement prédite à l'avance, ce qui rend difficile de citer un montant total avant qu'un signalement ne soit reçu.
Traitement interne versus externalisation
De nombreux employeurs choisissent de confier le traitement en interne, par exemple à un responsable RH ou à un agent de conformité, et externalisent uniquement le canal et la surveillance des délais auprès d'une plateforme. C'est souvent l'option la moins coûteuse, car aucun tarif externe à l'heure ne s'ajoute. Ce choix exige cependant que le responsable du traitement interne dispose de suffisamment de temps et d'indépendance pour traiter un signalement de manière soignée.
D'autres employeurs optent délibérément pour un responsable du traitement externe, par exemple parce que l'organisation est petite et qu'aucune personne en interne n'a suffisamment de distance par rapport au signataire ou à la partie impliquée, ou parce que le signalement concerne une personne de la direction elle-même. Dans ces cas, l'indépendance l'emporte souvent sur la différence de coûts. Pour en savoir plus sur qui peut traiter un signalement et comment fonctionne l'impartialité, consultez la base de connaissances avec des explications par sujet.
Ce qui compte en dehors du montant
Au-delà des coûts, il est important de savoir qu'un canal de signalement et son traitement sont deux responsabilités distinctes. Une plateforme comme signalo.eu structure le canal, surveille les délais de sept jours et trois mois, et fournit les documents correspondants, mais n'évalue jamais elle-même une dénonciation. Le traitement reste légalement de la responsabilité de l'employeur, même si une partie du travail est externalisée.
Vous pouvez vérifier si votre organisation a cette obligation et ce qu'elle implique en répondant à quelques questions avec une indication. Un aperçu des formules d'abonnement et de ce qu'elles incluent se trouve sur la page des tarifs et abonnements. Pour la justification de la source des informations sur ce site, vous pouvez consulter la page qui explique la provenance des informations.
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