Vad kostar det att lägga ut hanteringen av rapporter på extern part?
Det finns inget fast belopp för att lägga ut handläggningen av rapporter, eftersom kostnaderna beror på exakt vad du lägger ut och till vem. Vissa arbetsgivare låter en extern part endast ta emot och registrera en rapport, medan bedömningen förblir intern. Andra arbetsgivare lägger även ut själva utredningen på en extern utredare eller jurist. Ju fler uppgifter du lägger på en extern part, desto högre brukar beloppet bli.
Beloppet byggs upp av två delar i praktiken: kostnaderna för själva kanalen (det tekniska systemet där en anställd kan rapportera och där tidsfristerna övervakas) och kostnaderna för personen som faktiskt bedömer och hanterar rapporten. Dessa två delar erbjuds ofta separat, även om de ibland verkar utgöra ett paket i ett försäljningssamtal.
Vad beloppet kommer ifrån
Den tekniska delen, rapportkanalen, erbjuds vanligtvis som ett abonnemang per organisation, ofta med ett pris som skalas med antalet anställda. Det abonnemanget täcker upprättandet av en rapportsida, möjligheten till anonym eller inspelad rapportering, och automatisk övervakande av lagstadgade tidsfrister för mottagningsbekräftelse och återkoppling.
Den mänskliga delen, den faktiska handläggningen och bedömningen av en rapport, faktureras separat. Det sker till exempel per timme, per ärende eller som ett fast belopp per period för en fast tillgänglig handläggare. En extern jurist eller utredningsbyrå som utreder en rapport arbetar vanligtvis på timvis basis, och varaktigheten av den utredningen beror starkt på rapportens art och omfattning.
Vad som bestämmer kostnaderna
Den viktigaste faktorn är storleken på din organisation: antalet anställda bestämmer hur många rapporter du rimligen kan förvänta dig, och därför hur mycket handläggningskapacitet som krävs. En organisation med hundra anställda har vanligtvis färre rapporter än en organisation med tusen anställda, och det återspeglas i priset på ett abonnemang eller en timkurs.
Branschen spelar också en roll. Branscher med förhöjd risk för rapporter, såsom finanssektorn eller hälso- och sjukvården, kan behöva en handläggare med särskild kunskap, och denna specialisering kan påverka kostnaderna. Även antalet EU-länder där du är verksam räknas med: är du verksam i flera länder, finns det ofta behov av handläggning på flera språk och kunskap om lokala variationer i regelverken.
Slutligen bestämmer komplexiteten i en enskild rapport kostnaderna för själva utredningen. En kort, entydlig rapport kräver mindre tid än en rapport med flera inblandade parter, vittnen och dokument. Denna skillnad kan aldrig helt förutsägas i förväg, vilket gör det svårt att nämna ett totalt belopp innan en rapport är inlämnad.
Intern handläggning kontra extern utläggning
Många arbetsgivare väljer att lägga handläggningen internt, till exempel hos en HR-chef eller compliance-officer, och lägger endast ut kanalen och tidsfristövervakningen på en plattform. Det är ofta den billigaste vägen, eftersom det inte medför någon extern timkurs. Valet förutsätter dock att den interna handläggaren har tillräckligt med tid och självständighet för att hantera en rapport noggrant.
Andra arbetsgivare väljer medvetet en extern handläggare, till exempel för att organisationen är liten och ingen internt har tillräcklig distans till rapportören eller den inblandade parten, eller för att det gäller en rapport om någon i ledningen själv. I dessa fall väger oberoende ofta tyngre än kostnadsskillnaden. Läs mer om vem som får handlägga en rapport och hur opartiskhet fungerar där i kunskapsbanken med förklaringar per ämne.
Det som räknas förutom beloppet
Förutom kostnaderna är det bra att veta att en varselskanal och behandlingen av den är två åtskilda ansvarsområden. En plattform som signalo.eu strukturerar kanalen, övervakar tidsfristerna på sju dagar och tre månader, och tillhandahåller motsvarande dokument, men granskar aldrig själv ett varsel. Behandlingen förblir enligt lag hos arbetsgivaren, även om en del av arbetet läggas ut på entreprenad.
Huruvida din organisation har denna skyldighet och vad som då hör till det kan du kontrollera på några frågor med en indikation. En översikt över prenumerationsformerna och vad som hör till det finns på sidan med priser och prenumerationer. För motivering av var informationen på denna webbplats kommer ifrån kan du gå till sidan som förklarar var informationen kommer ifrån.
Vill du först se om varselplikten gäller för din organisation och vad som då hör till det innan du tänker på kostnaderna för behandlingen? Gör den kostnadsfria snabbscanningen eller bläddra igenom ämnena i kunskapsbanken.