Ile kosztuje outsourcing obsługi zgłoszeń?
Nie istnieje stała kwota za zlecenie przetwarzania zgłoszeń, ponieważ koszty zależą od tego, co dokładnie powierzysz i komu. Niektórzy pracodawcy zlecają stronie trzeciej tylko otrzymanie i rejestrację zgłoszenia, podczas gdy ocena pozostaje wewnętrzna. Inni pracodawcy zlecają również samo dochodzenie stronie trzeciej — zewnętrznemu śledczemu lub prawnikowi. Im więcej zadań powierzysz stronie trzeciej, tym wyższa zwykle kwota.
W praktyce kwota składa się z dwóch części: kosztów samego kanału (system techniczny, w którym pracownik może zgłosić i w którym monitorowane są terminy) oraz kosztów osoby, która faktycznie ocenia i przetwarza zgłoszenie. Te dwie części są często oferowane osobno, nawet jeśli w rozmowie handlowej wydają się jednym pakietem.
Skąd pochodzi kwota
Część techniczna, kanał, jest zwykle oferowana jako abonament na organizację, często za cenę skalowaną z liczbą pracowników. Abonament obejmuje utworzenie strony zgłoszeń, możliwość anonimowego lub mówionego zgłoszenia oraz automatyczne monitorowanie ustawowych terminów na potwierdzenie odbioru i zwrotną informację.
Część ludzka, faktyczne przetwarzanie i ocena zgłoszenia, jest rozliczana osobno. Dzieje się to na przykład za godzinę, za sprawę lub jako stała kwota za okres na rzecz stałego dostępnego przetwarzającego. Zewnętrzny prawnik lub biuro dochodzeniowe, które przeanalizuje zgłoszenie, zwykle pracuje na podstawie stawki godzinowej, a czas tego dochodzenia zależy w dużej mierze od charakteru i zakresu zgłoszenia.
Co określa koszty
Najważniejszym czynnikiem jest wielkość organizacji: liczba pracowników określa, ile zgłoszeń można rozsądnie oczekiwać, a tym samym ile zdolności do przetwarzania jest potrzebne. Organizacja ze stu pracownikami zwykle otrzymuje mniej zgłoszeń niż organizacja z tysiącem pracowników, co znajduje odzwierciedlenie w cenie abonamentu lub stawki godzinowej.
Sektor również odgrywa rolę. Sektory o podwyższonym ryzyku zgłoszeń, takie jak sektor finansowy lub opieka zdrowotna, mogą wymagać przetwarzającego z wiedzą specjalistyczną, a ta specjalizacja może wpłynąć na koszty. Liczba krajów UE, w których działasz, również się liczy: jeśli działasz w kilku krajach, często potrzebne jest przetwarzanie w kilku językach i wiedza na temat lokalnych zmian w przepisach.
Wreszcie, złożoność indywidualnego zgłoszenia określa koszty samego dochodzenia. Krótkie, jednoznaczne zgłoszenie wymaga mniej czasu niż zgłoszenie z wieloma zainteresowanymi stronami, świadkami i dokumentami. Tego rozróżnienia nigdy nie można w pełni przewidzieć z góry, co utrudnia podanie jednej całkowitej kwoty przed wpłynięciem zgłoszenia.
Przetwarzanie wewnętrzne a zlecanie zewnętrzne
Wielu pracodawców decyduje się na wewnętrzne przetwarzanie, na przykład przez kierownika HR lub specjalistę ds. zgodności, i tylko zleca kanał i monitorowanie terminów platformie. To często najtańsza opcja, ponieważ nie wiąże się z zewnętrzną stawką godzinową. Jednak ten wybór wymaga, aby wewnętrzny przetwarzający miał wystarczająco dużo czasu i niezależności, aby ostrożnie przetwarzać zgłoszenie.
Inni pracodawcy świadomie wybierają zewnętrznego przetwarzającego, na przykład dlatego, że organizacja jest mała i nikt wewnątrz nie ma wystarczającej odległości od zgłaszającego lub zainteresowanej strony, lub dlatego że dotyczy to zgłoszenia dotyczącego kierownictwa. W takich przypadkach niezależność zwykle przeważa nad różnicą kosztów. Więcej na temat tego, kto może przetwarzać zgłoszenie i jak działa bezstronność, można przeczytać w bazie wiedzy z wyjaśnieniami dla każdego tematu.
To, co się liczy poza kwotą
Oprócz kosztów warto wiedzieć, że kanał zawiadomień i jego obsługa to dwie oddzielne odpowiedzialności. Platforma taka jak signalo.eu strukturyzuje kanał, monitoruje terminy siedmiu dni i trzech miesięcy oraz dostarcza towarzyszące dokumenty, ale nigdy nie ocenia samego zawiadomienia. Obsługa zawiadomienia pozostaje prawnie po stronie pracodawcy, nawet jeśli część pracy zostanie powierzona podwykonawcy.
Czy Twoja organizacja ma ten obowiązek i co do tego należy sprawdzić w kilku pytaniach wraz ze wskazaniemPrzegląd form subskrypcji i co do nich należy, znajduje się na stronie z cenami i subskrypcjamiAby uzyskać uzasadnienie dla informacji na tej stronie, możesz zajrzeć na stronę wyjaśniającą, skąd pochodzą informacje.
Chcesz najpierw sprawdzić, czy obowiązek zawiadomienia dotyczy Twojej organizacji i co to pociąga za sobą, zanim zaczniesz zastanawiać się nad kosztami obsługi? Wykonaj bezpłatną szybką ocenę lub przejrzyj tematy w bazie wiedzy.