darf ich den Meldekanal selbst intern regeln oder muss das bei einer externen Stelle sein

Selbst regeln oder auslagern ist beides erlaubt

Ein Meldeverfahren darf intern eingerichtet werden, mit eigenen Mitarbeitern und eigenen Systemen, und es darf auch an einen externen Anbieter ausgelagert werden. Die Richtlinie und das Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern schreiben keines von beiden zwingend vor. Was jedoch feststeht, ist, dass es ein Verfahren geben muss, das eine Reihe von Voraussetzungen erfüllt, unabhängig davon, wer die Technik und die Verwaltung dahinter durchführt: Es muss eine Möglichkeit geben, um Mitteilungen entgegenzunehmen, jemand muss diese behandeln dürfen, und die Fristen für die Empfangsbestätigung und die Rückmeldung müssen eingehalten werden.

In der Praxis kommt es weniger darauf an, wo das Verfahren angesiedelt ist, sondern darauf, wer Zugang dazu hat und wie die Behandlung gesichert ist. Ein extern gehostetes Meldeverfahren wird oft gewählt, weil es Vertraulichkeit und Anonymität leichter ermöglicht: Ein Mitarbeiter meldet sich bei einem Unternehmen, das keine unmittelbare Beziehung zum Arbeitgeber hat, was für manche Hinweisgeber die Hemmschwelle senkt. Interne Verwaltung kann gleichermaßen ausreichend sein, solange Vertraulichkeit gewährleistet ist und die Personen, die Mitteilungen entgegennehmen und behandeln ordnungsgemäß bestellt sind. Welche Variante auch gewählt wird, die Entscheidung berührt oft auch die Mitbestimmung: der Betriebsrat hat Zustimmungsrecht bei der Melderegelung, und diese Zustimmung gilt sowohl bei einer internen als auch bei einer externen Einrichtung.

Was Artikel 9 und Artikel 2 regeln und nicht regeln

Artikel 9 der Richtlinie (EU) 2019/1937 beschreibt die Verfahren für die interne Meldung und Behandlung, mit Anforderungen an Vertraulichkeit, Empfangsbestätigung und Rückmeldung, schreibt aber keinen Ort für die Technik oder Organisation des Verfahrens vor. Artikel 2 des Gesetzes zum Schutz von Hinweisgebern konkretisiert dies für das interne Meldeverfahren in der niederländischen Regelgebung und lässt die Wahl zwischen interner Einrichtung und Auslagerung ebenfalls offen. Die Frage, ob etwas verpflichtend bei einem externen Anbieter liegen muss, wird von keiner der beiden Quellen bejaht; sie stellen Anforderungen an das Ergebnis des Verfahrens, nicht an die Form, in der es organisiert wird.