Wat moet er in een klokkenluidersregeling staan?

Deze onderdelen hoort een regeling te bevatten

Een klokkenluidersregeling beschrijft hoe een melding binnenkomt, wie hem behandelt en welke stappen daarna volgen. Kern is de interne meldprocedure: wie een melding kan doen, op welke manier (schriftelijk, mondeling of op verzoek in een gesprek), en bij wie deze terechtkomt. Er wordt in beschreven wie de melding ontvangt en beoordeelt — meestal een aangewezen functionaris of een onafhankelijke afdeling — en hoe de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder wordt bewaakt. Ook hoort erin te staan dat er binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging volgt, en dat de melder binnen drie maanden na die bevestiging hoort wat er met de melding is gebeurd of gaat gebeuren.

Daarnaast beschrijft een regeling de mogelijkheid om te melden zonder dat de melder zijn naam bekendmaakt, ook al is dat in Nederland niet verplicht om aan te bieden. Wat verder vaak in een regeling staat: welke onderwerpen onder de regeling vallen, hoe een melder op de hoogte blijft van de voortgang, wat er gebeurt als een melding ook extern wordt gedaan, en hoe de organisatie omgaat met bescherming tegen benadeling van de melder. Een regeling die alleen een postbus of e-mailadres noemt zonder deze elementen, dekt de wettelijke eisen niet.

De basis: artikel 2 Wbk en artikel 9 richtlijn

Deze onderdelen volgen rechtstreeks uit artikel 2 van de Wet bescherming klokkenluiders, dat de inhoud van de interne meldprocedure voorschrijft, inclusief de termijn van zeven dagen voor de ontvangstbevestiging (lid 2 onderdeel h) en de termijn van drie maanden voor de informatie over de beoordeling (lid 2 onderdeel i). Deze bepaling is de Nederlandse uitwerking van artikel 9 van richtlijn (EU) 2019/1937, dat lidstaten verplicht om diezelfde elementen — ontvangst, opvolging en terugkoppeling binnen een redelijke termijn — in de nationale regelgeving te borgen.