Co musi zawierać polityka ochrony sygnalistów?

Procedura powinna zawierać następujące elementy

Procedura ochrony osób zgłaszających zawiera informacje o tym, jak wpłynęła zgłoszenie, kto je obsługuje i jakie kroki następują później. Kluczowym elementem jest wewnętrzna procedura zgłaszania: kto może złożyć zgłoszenie, w jaki sposób (pisemnie, ustnie lub na życzenie w rozmowie) i do kogo się zwraca. Opisuje, kto otrzymuje i ocenia zgłoszenie — zazwyczaj wyznaczony pracownik lub niezależny dział — i jak chroniona jest poufność tożsamości osoby zgłaszającej. Procedura powinna zawierać informację o tym, że potwierdzenie otrzymania następuje w ciągu siedmiu dni, a osoba zgłaszająca dowiaduje się w ciągu trzech miesięcy od tego potwierdzenia, co się stało ze zgłoszeniem lub co się stanie.

Ponadto procedura opisuje możliwość zgłaszania bez ujawniania nazwiska przez osobę zgłaszającą, chociaż w Holandii nie jest to obowiązkowe. Co jeszcze często zawiera procedura: jakie przedmioty są objęte procedurą, jak osoba zgłaszająca pozostaje na bieżąco z postępami, co się dzieje, gdy zgłoszenie zostanie również złożone zewnętrznie, i jak organizacja zajmuje się ochroną przed szwankowaniem osoby zgłaszającej. Procedura, która wymienia tylko skrzynkę pocztową lub adres e-mail bez tych elementów, nie spełnia wymogów ustawowych.

Podstawa: artykuł 2 ustawy o ochronie sygnalistów i artykuł 9 dyrektywy

Te elementy wynikają bezpośrednio z artykułu 2 ustawy o ochronie osób zgłaszających, który określa treść wewnętrznej procedury zgłaszania, w tym termin siedmiu dni na potwierdzenie otrzymania (ust. 2 lit. h) i termin trzech miesięcy na informacje o ocenie (ust. 2 lit. i). Przepis ten jest holenderskim wdrożeniem artykułu 9 dyrektywy (UE) 2019/1937, która zobowiązuje państwa członkowskie do zabezpieczenia tych samych elementów — otrzymania, obsługi i informacji zwrotnej w rozsądnym terminie — w krajowych przepisach.