Hoe informeer ik medewerkers over het meldkanaal?

De procedure moet vindbaar en begrijpelijk zijn

Medewerkers informeren over het meldkanaal betekent in de kern: de meldprocedure zo beschikbaar stellen dat iedereen hem kan vinden en begrijpen, nog vóórdat er iets te melden valt. Dat is iets anders dan alleen een pagina online zetten. De procedure hoort te beschrijven wie een melding ontvangt, hoe iemand kan melden — schriftelijk, mondeling, en desgewenst anoniem — en wat de termijnen zijn: een ontvangstbevestiging en, later, informatie over wat er met de melding gebeurt. Die informatie hoort ergens te staan waar een medewerker haar ook daadwerkelijk tegenkomt: op het intranet, in het personeelshandboek, bij de introductie van nieuwe medewerkers.

Daarnaast hoort de informatie een medewerker ook te wijzen op de mogelijkheid om extern te melden, bij een bevoegde instantie in plaats van bij de werkgever zelf. Dat is geen vrijblijvend extraatje: de richtlijn noemt het uitdrukkelijk als onderdeel van wat een interne procedure moet bevatten. Een meldkanaal dat wel bestaat maar dat niemand kent, of waarvan niemand weet hoe het werkt, voldoet in de praktijk niet aan het doel van de regeling — ook als het formeel is ingericht.

Artikel 7 en 9 van de richtlijn, artikel 2 Wbk

Artikel 7 van richtlijn (EU) 2019/1937 verplicht werkgevers om interne meldkanalen op te zetten; artikel 9 van diezelfde richtlijn beschrijft welke eisen aan de procedure zelf worden gesteld, waaronder duidelijke en gemakkelijk toegankelijke informatie over de procedure en over de mogelijkheid om extern te melden. Artikel 2 van de Wet bescherming klokkenluiders werkt dit voor Nederland uit in de elementen die de interne meldprocedure moet bevatten, waaronder de termijn van zeven dagen voor de ontvangstbevestiging en drie maanden voor de informatie over de beoordeling. Deze bepalingen gaan over de inhoud en toegankelijkheid van de procedure, niet over de manier waarop een werkgever die precies communiceert — dat laat de wet aan de werkgever zelf.