Cum informez angajații despre canalul de raportare?

Procedura trebuie să fie ușor de găsit și ușor de înțeles

Informarea angajaților despre canalul de raportare înseamnă în esență: punerea procedurii de raportare la dispoziție într-un mod atât de accesibil încât oricine să o poată găsi și înțelege, chiar înainte de a avea ceva de raportat. Aceasta este cu totul altceva decât a pune pur și simplu o pagină online. Procedura trebuie să descrie cine primește o raportare, cum poate raporta o persoană — în scris, verbal, și dacă dorește anonim — și care sunt termenele: o confirmare a primirii și, mai târziu, informații despre ce se întâmplă cu raportarea. Aceste informații trebuie să se afle undeva unde un angajat le va întâlni efectiv: pe intranetul companiei, în manualul personalului, la introducerea noilor angajați.

De asemenea, informația trebuie să-i indice angajatului posibilitatea de a raporta extern, la o autoritate competentă în loc să raporteze direct angajatorului. Aceasta nu este o opțiune lipsă de obligații: directiva o menționează în mod explicit ca parte a ceea ce trebuie să conțină o procedură internă. Un canal de raportare care există de fapt, dar pe care nimeni nu-l cunoaște, sau pe care nimeni nu știe cum funcționează, nu satisface în practică scopul reglementării — nici măcar dacă a fost constituit formal.

Articolele 7 și 9 ale directivei, articolul 2 Wbk

Articolul 7 al directivei (UE) 2019/1937 obligă angajatorii să înființeze canale de raportare interne; articolul 9 al aceleiași directive descrie care sunt cerințele pentru procedură în sine, inclusiv informațiile clare și ușor accesibile despre procedură și despre posibilitatea de a raporta extern. Articolul 2 al Legii privind protecția raportorilor de abuzuri transpune aceasta pentru Olanda în elementele pe care trebuie să le conțină procedura internă de raportare, inclusiv termenul de șapte zile pentru confirmarea primirii și trei luni pentru informații privind evaluarea. Aceste prevederi se referă la conținutul și accesibilitatea procedurii, nu la modul în care angajatorul comunică aceasta exact — aceasta este lăsată pe seama angajatorului însuși.