Πώς ενημερώνω τους υπαλλήλους για το κανάλι αναφοράς;

Η διαδικασία πρέπει να είναι εύρετη και κατανοητή

Η ενημέρωση των εργαζομένων σχετικά με το κανάλι αναφοράς σημαίνει ουσιαστικά: η διαδικασία αναφοράς να είναι διαθέσιμη τόσο που ο καθένας μπορεί να την βρει και να την καταλάβει, πριν ακόμη υπάρχει κάτι να αναφέρει. Αυτό είναι κάτι διαφορετικό από το να βάλει κανείς απλώς μια σελίδα στο διαδίκτυο. Η διαδικασία πρέπει να περιγράφει ποιος λαμβάνει μια αναφορά, πώς μπορεί κάποιος να κάνει αναφορά — γραπτώς, προφορικώς, και κατ' επιθυμίαν ανώνυμα — και ποιες είναι οι προθεσμίες: μια επιβεβαίωση λήψης και, αργότερα, πληροφορίες σχετικά με το τι θα γίνει με την αναφορά. Αυτές οι πληροφορίες πρέπει να βρίσκονται κάπου όπου ένας εργαζόμενος θα τις συναντήσει πραγματικά: στο εσωτερικό δίκτυο, στο εγχειρίδιο προσωπικού, κατά την εισαγωγή νέων εργαζομένων.

Επιπλέον, οι πληροφορίες πρέπει επίσης να κατευθύνουν έναν εργαζόμενο στη δυνατότητα εξωτερικής αναφοράς, σε μια αρμόδια αρχή αντί ευθέως στον εργοδότη. Αυτό δεν είναι κάτι προαιρετικό: η οδηγία το αναφέρει ρητώς ως μέρος του περιεχομένου που πρέπει να έχει μια εσωτερική διαδικασία. Ένα κανάλι αναφοράς που υπάρχει μεν αλλά δεν το γνωρίζει κανείς, ή δεν γνωρίζει κανείς πώς λειτουργεί, πρακτικά δεν ανταποκρίνεται στο σκοπό του κανονισμού — ακόμη κι αν έχει τεθεί σε ισχύ τυπικά.

Άρθρο 7 και 9 της οδηγίας, άρθρο 2 Wbk

Το άρθρο 7 της οδηγίας (ΕΕ) 2019/1937 υποχρεώνει τους εργοδότες να δημιουργήσουν εσωτερικά κανάλια αναφοράς· το άρθρο 9 της ίδιας οδηγίας περιγράφει ποιες απαιτήσεις τίθενται στην ίδια τη διαδικασία, συμπεριλαμβανομένων των σαφών και εύκολα προσιτών πληροφοριών σχετικά με τη διαδικασία και τη δυνατότητα εξωτερικής αναφοράς. Το άρθρο 2 του Νόμου περί Προστασίας Καταγγελλόντων το αναπτύσσει για τις Κάτω Χώρες στα στοιχεία που πρέπει να περιέχει η εσωτερική διαδικασία αναφοράς, συμπεριλαμβανομένης της προθεσμίας επτά ημερών για την επιβεβαίωση λήψης και τριών μηνών για τις πληροφορίες σχετικά με την αξιολόγηση. Αυτές οι διατάξεις αφορούν το περιεχόμενο και την προσιτότητα της διαδικασίας, όχι τον τρόπο με τον οποίο ένας εργοδότης την επικοινωνεί ακριβώς — αυτό αφήνει ο νόμος στον ίδιο τον εργοδότη.