Jak informuję pracowników o kanale zgłoszeń?

Procedura musi być łatwa do znalezienia i zrozumienia

Informowanie pracowników o kanale do zgłaszania oznacza w istocie: udostępnienie procedury zgłaszania w taki sposób, aby każdy mógł ją znaleźć i zrozumieć, jeszcze zanim będzie coś do zgłoszenia. To coś więcej niż tylko umieszczenie strony online. Procedura powinna opisywać, kto otrzymuje zgłoszenie, jak można zgłosić — pisemnie, ustnie i na życzenie anonimowo — oraz jakie są terminy: potwierdzenie otrzymania i, później, informacja o tym, co dzieje się ze zgłoszeniem. Informacja ta powinna znajdować się tam, gdzie pracownik będzie ją rzeczywiście spotykać: w intranecie, w podręczniku pracownika, podczas wprowadzenia nowych pracowników.

Ponadto informacja powinna wskazywać pracownikowi na możliwość zgłoszenia się do właściwego organu zamiast bezpośrednio do pracodawcy. Nie jest to opcjonalny dodatek: dyrektywa wyraźnie wymienia to jako część, którą musi zawierać procedura wewnętrzna. Kanał do zgłaszania, który istnieje, ale którego nikt nie zna, lub którego działania nikt nie rozumie, w praktyce nie spełnia celu przepisów — nawet jeśli został formalnie ustanowiony.

Artykuł 7 i 9 dyrektywy, artykuł 2 ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia

Artykuł 7 dyrektywy (UE) 2019/1937 zobowiązuje pracodawców do ustanowienia wewnętrznych kanałów do zgłaszania; artykuł 9 tejże dyrektywy opisuje, jakie wymogi stawiane są samej procedurze, w tym jasne i łatwo dostępne informacje o procedurze i możliwości zgłoszenia do właściwego organu. Artykuł 2 ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia rozwija to dla Niderlandów, wymieniając elementy, które musi zawierać wewnętrzna procedura zgłaszania, w tym siedmiodniowy termin na potwierdzenie otrzymania i trzech miesięcy na informację o ocenie. Przepisy te dotyczą treści i dostępności procedury, a nie sposobu, w jaki pracodawca ją komunikuje — pracodawca ma w tym względzie swobodę.